办公自动化技术与应用（段绘芬）第4章 制作员工工资管理表.pptVIP

第4章 制作员工工资管理表 4.1 获取外部数据 Excel 2003可以获取的外部数据库文件类型有很多种，如：Access、FoxPro、dBase、SQL Server、Lotus、Oracle、HTML文件、Web档案、XML文件和文本数据等。对于这些文件，Excel都能访问，并能将这些文件转化为Excel中的表格形式。 步骤1 启动Excel 2003后，单击“常用”工具栏上的的“打开”按钮“”，或选择“文件”|“打开”命令。 步骤2 弹出“打开”对话框，在“查找范围”下拉列表中选择“员工基本情况表.xls”文件位置，如图所示。选中要导入的文件后，单击“打开”按钮，即可获取所要的数据记录。 4.2 快速准确录入数据 步骤1 在Excel中打开“员工基本情况表.txt”，在“职务”列右边插入“性别”列。如图所示。 步骤2 鼠标右击E3单元格，从弹出的快捷菜选择“设置单元格格式”命令，弹出“设置单元格格式”对话框，选择“数字”选项卡，在“分类”列表框中单击“自定义”选项，然后在右侧的“类型”文本框中输入“[=1]“男”；[=2]“女””（英文状态下输入符号），如图所示。 步骤3 单击“确定”按钮，返回工作表中，复制E3单元格，再选中“E4：E22”单元格区域，右键单击该区域，在弹出的快捷菜单中选择“选择性粘贴”命令，在出现的“选择性粘贴”对话框中“粘贴”选项下单击“格式”单选按钮，如图所示。再单击“确定”按钮即可完成在“E4：E22”单元格区域复制公式。 步骤4 在“性别”列的单元格中输入“1”或者“2”，按下“Enter”回车键即可输入“男”或“女”，如图所示。 步骤5 将“性别”列数据输入完成后，再将“底薪”列、“工龄工资”列、“岗位工资”列和“基本工资”列的数据统一设置为“货币型”，并保留2位小数，并以“员工基本情况表.xls”保存在指定位置。效果图如图所示。 4.3 使用公式和函数 公式是单元格中一系列值、单元格的引用、名称或运算符的组合，可生成新的值。可利用公式对工作表的数据进行加、减、乘、除等运算。在公式中，不但可以引用同一个工作表中的不同单元格，也可以引用同一工作簿中的不同工作表中的单元格，还能引用其他工作簿任意工作表中的单元格。 4.3.1　使用公式求基本工资 Excel中的公式由等号、单元格和运算符号三部分组成，以“=”开头，公式中也可以出现函数。公式实质上也是单元格数据，Excel会将输入单元格中的以等号开头的数据自动认为是公式。接下来介绍以简单公式求出“基本工资记录表”中的基本工资项，具体操作步骤如下。 步骤1　打开“员工基本情况表.xls”，在“基本工资”列中的单元格K3中输入公式“=H3+I3+J3”，如图所示。 步骤2　按编辑栏中的“ ”输入按钮输入公式，或直接按“Enter”回车键确认公式输入，此时单元格K3中的数据如图所示。 步骤3　拖动K3单元格右下角的填充柄，用自动填充功能计算出所有员工的基本工资，如图所示。 4.3.2　引用函数求年龄 函数是Excel 2003内置的一种复杂公式，其功能是完成某些特定计算。所有的函数都包括一个函数名和一系列参数，其格式为“函数名（参数值1，参数值2…）”。函数名表示将执行的操作，参数是函数中用来执行操作或计算的数值。合理地使用函数，可以大大节省用户的输入时间，简化公式的输入。 步骤1 打开“员工基本情况表.xls”，单击“年龄”列中的单元格G3，在其中输入公式“=YEAR（TODAY（）-YRAR（F3））”公式，如图所示。按“Enter”回车键确认公式输入，则单元格G3显示“1900年2月”。 步骤2 右键单击“G3”单元格，从弹出的快捷菜选择“设置单元格格式”命令，弹出“设置单元格格式”对话框，选择“数字”选项卡，在“分类”列表框中单击“数字”选项或“常规”选项，再单击“确定”按钮。返回工作表中，拖动G3单元格右下角的填充柄，用自动填充功能计算出所有员工的年龄，如图所示。 4.4 创建员工考勤表 每个单位都有其考勤制度，如： （1）迟到、早退与旷工制度。员工迟到或早退在1小时以内，扣当月工资的1%。 （2）旷工。员工迟到、早退1小时以上，记旷工一次，扣当月工资10%。 （3）请假制度。请假的时间按小时计算，若一个月累计请假时间不超过8小时，则不扣工资。超过8小时以外的，4小时以内按0.5天计算，4小时以外的按1天计算。 （4）事假：员工因私人原因请假，事假期间不支付薪水。 （5）病假：员工因病请假，支付80%的薪水。 （6）对出全勤的员工，全勤奖为当月工资的10%。 国家法定假均支付全额薪水，因工作需要加班，加班费100/天。 4.4.1　创建