建筑公司印章管理办法.doc

公司 印章管理办法 一、目的 印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，为确保公司经营管理活动正常有序的开展，规避不必要的经营风险，特制定本办法。 二、适用范围 本办法适用于公司的所有印章的管理，包含行政公章、财务专用章和负责人私章等，财务专用章及负责人私章的使用细则由财务部根据相应要求自行制定。 三、印章刻制 3.1公司人事行政部全面负责公司各类印章刻制、发放、回收、缴销等工作。 3.2公司的行政公章、财务专用章、负责人私章等重要印章由人事行政部自行申请刻制，各部门因工作需要刻制专用印章时，应由各部门填写负责人《专用印章刻制申请表》（附件一），报送给总经理审批后交由人事行政部刻制。 3.3人事行政部在刻制印章时，应根据国家有关规定在工商部门指定的印章刻制部门办理，所刻制的印章应符合国家及公司的相关规定。 四、印章领取和保管 4.1本着职责细分、高效使用的原则，公司行政公章由人事行政部指派专人负责保管使用，财务专用章由财务部指派专人保管使用，各部门刻制的专用印章由各部门自行保管使用，公司负责人私章原则上由负责人自行保管。刻制好的印章须在办理好相关书面移交手续并签订《印章启用及管理承诺书》（附件二）以后方可交由相应保管。 4.2印章原则上不得转借他人，确有特殊情况，应由保管人及受托人共同填写《印章流转登记表》（附件三）后报公司总经理批准后执行，印章受托保管人在保管期间须遵照本办法行使印章的使用、保管及监督等相应权责，受托期限到期时受托人应及时归还印章，印章保管人负责监督和督促。 4.3各部门印章保管人必须建立《印章流转登记表》，详细记录印章的领取、移交、销毁等具体情况。 4.4持有公司印章的员工离职时，须办理归还印章手续后（即填写《印章流转登记表》，报总经理签字确认）方可办理离职手续。 五、印章的使用及审批制度 5.1本公司所有印章的使用均执行审批制度，财务专用章及各部门专用印章的审批制度由财务部及各相应部门自行制定。原则上审批制度应明确“使用人”、“所盖印章的用途”、“使用时间”等，审批流程应包含部门主管、经理等，原则上总经理为最终审定人。各部门根据公司相关规定，结合自身情况，以职责细分、高效使用为原则制定好审批制度，制定后报总经理审定，审定完成后将制度原件交人事行政部备案存档。 5.2公司行政公章由人事行政部指定专人保管使用，本公司总经理享有对行政公章使用的唯一审批权，使用前必须填写《印章使用登记簿》（附件四）送总经理签字审定，具体审批制度如下： 5.2.1合同协议类文件的用印审核： 合同协议类包括各种工程承包、设计、地勘合同（协议）;各种租赁、销售合同（协议）以及物资采购合同（协议）等。 合同协议类文件均执行会签制度，由此合同协议的相应责任人填写《合同协议会签单》（附件五）进行会签流程，会签完成后将合同原件一并交由人事行政部用印，用印时由人事行政部专人填写《印章使用登记簿》并注明此合同的“会签单”编号送总经理签字审定后用印。 5.2.2行政公文类文件的用印审核： 行政公文类文件包括对内对外的各类平行文、上行文等红头文件以及各种新颁布的内部管理制度或办法、通知、通报、介绍信、函告、证明和劳动合同等。 公司对红头文件执行董事长签发制，董事长签发后的公文交由人事行政部用印，用印时由人事行政部专人填写《印章使用登记簿》并注明《拟文稿纸》编号、公文文号等送总经理签字审定后用印。 5.2.3其他类文件的用印审核： 行政类办事文件、工程报建审批文件及不属于以上两类的文件统称为其他类文件，这类文件用印时，需责任人在人事行政部领取并按照规范填写好《印章使用登记簿》，由责任人自己送到总经理签字审定后交由人事行政部用印。 5.2.4特殊情况总经理不在但又急需用印时，应由人事行政部电话联系总经理，取得用印许可后提前用印，总经理返回时应及时补签。 六、印章的作废和销毁 第十七条 印章的作废包括不适用作废、磨损作废、遗失作废等。 第十八条 凡出现如下事项，分公司原有印章应当及时作废： 1、分公司（组织机构）名称变更，需作废原有行政公章和分公司财务专用章； 2、分公司负责人变更，需作废原有分公司负责人私章； 3、印章磨损严重、印迹模糊不清、难以辨认的，需要及时作废相应的印章； 4、印章被盗或遗失，需及时作废遗失或被盗的印章； 5、公司人事行政部或法律顾问认为有必要作废印章的其他情形。 印章的作废由使用单位（部门）提出申请，经分公司经理、公司人事行政部经理、管理总监、副总经理审核、总经理批准后，及时移交回公司人事行政部统一封存。并由公司行政管理部提交《印章销毁审批登记表》（见附件五），经公司管理总监、副总经理审核、总经理批准后集中销毁。使用单位无权销毁。 第十九条 分公司印章在销毁时，必须由公司人事行政部负责人、审监部负责人现场监督，并签字