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文件编写作业指导书
文 件 编 号
QW-HR-001
修 订 状 态
A.0
生 效 日 期
2011年10月25日
主 题:文 件 编 写 作 业 指 导 书
页 码
共 5 页,第 1 页
一.目的
1.1统一文件的编写,保证文件编写的秩序性和标准化。
二.适用范围
2.1适用编写标准体系文件。
三.定义
3.1文件:信息及其承载媒体。
四.职责权限
4.1各部门
4.1.1负责执行文件编写规范,按之规定编写标准质量、管理体系文件。
4.2文控中心
4.2.1负责制订文件编写管理规范。
4.2.2负责监督各部门执行文件编写规范的情况。
五.内容
5.1文件分类。
5.1.1第一层----质量手册(一阶文件),其内容根据声明的质量方针和目标描述质量管理
体系。
5.1.2第二层----程序文件(二阶文件),其内容描述实施质量管理体系所需的相互联系的过程和活动。
5.1.3第三层----作业文件(三阶文件)等,其内容描述具体的作业活动。
5.1.3.1工作文件:作业规范、流程图、质量计划、外来文件等。
5.1.3.2技术资料:技术部门制作的所有技术资料,例:企业标准、BOM、原理图、
图纸、作业指导书、测试报告、磁盘、光盘等。
5.1.4第四层----记录表单(四阶文件)。
5.2文件编写方法。
5.2.1文件编写格式。
5.2.1.1标准式编写。
标准表述,一般分四大部分:范围、引用标准、定义和正文。
5.2.1.2程序文件式编写。
程序文件,一般分八大部分:目的、范围、职责和权限、定义、内容(程序要求)、
(引用文件)、表单。格式详见《文件附件、相关支持性文件格式》。
5.2.1.3文字直叙式编写。
文字直叙式编写方法多用于管理制度、管理规定、岗位职责和部分作业指导书的编写,采用章、条式直接表述其内容。
5.2.1.4表格式编写。
表格式编写方法可用于部分管理类文件或操作指导书的编写。
5.2.1.5流程图式编写。
流程图式编写方法多用于工序作业指导书、检测作业指导书,分别对各工序流程
文 件 编 号
QW-HR-001
修 订 状 态
A.0
生 效 日 期
2011年10月25日
主 题:文 件 编 写 作 业 指 导 书
页 码
共 5 页,第 2 页
的工艺参数或检验参数提出控制要求、操作要求和检测要求等。
5.2.1.6 “5.2.1.3”、“5.2.1.4”、和“5.2.1.5”之文件编写不受《文件格式》的限制。可根据实际情况不拘一格的进行编写。
5.2.2文件表述要求。
5.2.2.1通俗易懂,可用文字图表及其组合。
5.2.2.2用词统一,同一概念,仅用同一词。
5.2.2.3用词准确,一般用 “必须—”, “应该--”、“ 应---”、“ 允许---”、
“注意---”等表示要求严格程度的不同,不用“是否---”、“请---”、
希望---”等字眼。
5.2.2.4顺序清楚,工作程序、工艺流程、文字顺序都应是合理并经优化。
5.2.2.5内容统一协调,不允许文件间容相互不一致,甚至矛盾。
5.2.2.6内容应符合实际,可操作。
5.3程序文件和部分作业指导书编写形式要求。
5.3.1文件由表头和主体两部分组成。
5.3.1.1表头项目由公司标识、公司名称、文件类别、文件名称、文件编号、版本、
发行日期、页次等组成。
5.3.1.2主体项目由目的、适用范围、定义、职责权限、内容、附件、相关支持性
文件、表单等组成。
5.3.2文件的字体、字号。
5.3.2.1表头上的公司标识在电子文档为红色,列印文件之公司标识为黑白式,公司
名称为“华文新魏”小三号字。表内项目均为“黑体”、“加粗”,“小四号”
字。表内填写的内容均为“宋体”、“小四号”字。
5.3.2.2主体项目均为“黑体”、“加粗”、“小四号”字。主体项目之内容为“宋体”、
“小四号”字。
5.3.3文件中的序号。
5.3.3.1主体项目序号用 “一、二、三”等中文表达。
5.3.3.2主体的细项目序?庞?“1、2、3、4” 阿拉伯字数字等表达。序号超过4位
数时,其下细项用大写英文字母A、B、C等表达。
5.3.4序号与边框的距离。
5.3.4.1主体项目序号与边框距离为1个半字符。
5.3.4.2第一细分项,如:“5.6”与边框的距离为2个半字符。第二细分项,如:“5.6.1”
与边框的距离为3个半字符。第三细分项,如:“5.6.1.1”与边框的距离为
4个半字符。 如:5.1、5.1.1、5.1.1.1之排列:
5.1xxxxxxxxxxxx
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