5计算机辅助档案资料管理.ppt

5.1 计算机在档案资料管理中的应用 （1）离线批处理阶段：上世纪60年代中期到70年代中期 　　这一时期计算机管理档案的主要特点是用一台或多台卫星机进行前台的数据录入和打印输出，卫星机录入的大量数据存于输入磁带上，由主机作批处理，其处理结果写到输出磁带上，再由卫星机输出。显然，这种方式只便于大量存储，不便于检索、利用。 　　档案资料管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要表现在： 　　其一，用计算机编制档案检索工具。 　　其二，用计算机进行档案检索。 　　其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。 　　档案信息自动化系统是一项需要运用多学科知识、多专业配合、多部门协作和多环节配套的复杂系统工程。 　　（1）档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。 　　（2）在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。 　　（3）标准化、规范化工作有待提高。 5.2 计算机档案资料管理的软件种类 　　国家档案局、中央档案馆在2001年6月5日印发关于《档案管理软件功能要求暂行规定》的通知，该通知对档案管理软件功能要求如下：档案管理软件应具备数据管理、整理编目、检索查询、安全必威体育官网网址、系统维护等基本功能，并能辅助实体管理及根据用户特殊要求增扩其他相应功能。 　　国家档案局科技成果推广办公室2004年度推荐的计算机档案管理软件有以下六种： 　　（1）珠海泰坦软件系统有限公司开发的DARMS系列档案管理软件； 　　（2）天津津科电子有限公司开发的津科JI系列办公档案管理系统； 　　（3）天津市档案局和天津大学天深公司联合开发的今易档案办公综合管理系统； 　　（4）北京世纪科怡科技发展有限公司开发的科怡2000档案管理系统； 　　（5）北京凯普计算机软件系统工程公司开发的兰台档案管理系统； 　　（6）清华紫光股份有限公司电子档案事业部开发的清华紫光电子档案管理系统。 5.3 档案资料管理软件的应用 　　（1）采用B/S结构，是国内首家同时支持Windows与Linux平台的操作系统。 　　（2）档案管理 　　具有可自定义的个性化界面，门类、案卷、盒内容自定义功能，档案组成字段定义及自动生成功能，著录内容批量修改文件著录内容自定义功能，以及主题词自动检索功能，外部用户查询方便、快捷。 　　用户启动今易档案管理系统，首先进入用户登录界面，如图5.2所示。 　　用户在登录界面录入正确的用户名和口令，点击[确定]按钮，将进入系统功能主界面，如图5.3所示。点击相应的功能按钮，即可进入各个功能界面。 5.4 建设工程资料管理软件 　　（1）软件提供了快捷、方便的施工所需的各种表格的输入方式。 　　（2）具有完善的施工技术资料数据库的管理功能，可方便地查询、修改、统计汇总。 　　（3）实现了从原始资料录入到信息检索、汇总、维护、后期模板添加、修改、删除等一体化管理。 　　（4）所有表格与EXCEL兼容，方便调整修改，所见即所得的打印输出。 　　软件起动后，软件接口分为三个区域：菜单区、功能按扭、表格编制区，如图5.15。 　　菜单中的全部功能都在功能按扭上，功能按扭包括[新建工程]、[打开工程]、[删除工程]、[备份工程]、[装入工程]、[修改模板]、[关于我们]、[退出]等，如图5.16所示。 　　本产品的主要功能包括公文管理、辅助归档、档案管理（自定义门类）、系统管理、利用管理、综合统计查询等功能模块。系统模块图如图5.1所示。 　　系统定义功能由用户自定义任意结构的档案门类和相应的数据库格式，以适应大多数软件用户的使用，为用户提供了类似于开发平台的二次环境。 　　数字化加工是通过特殊的技术对档案原件进行扫描、压缩加密和存储，以便更好地对档案原件进行管理。 5.3.2 《今易档案管理系统》的功能介绍 图5.1　系统模块图 5.3.3 《今易档案管理系统》的使用 5.3.3.1 系统进入 系统主要功能介绍如下： （1）公文管理 　　点击主界面中的[公文管理]，即可进入公文管理功能界面。公文管理的主界面如图5.4所示。 　　①公文管理 　　②公文查询 　　③公文报表 如图5.5 　　④公文导入导出 （2）辅助归档 　　①公文鉴定 　　②临时归档夹 　　③归档处理 　　④公文销毁 　　⑤查询  （3）档案管理 　　点击主界面中的[档案管理]，即可进入档案管理功能界面。档案管理的主界面如图5.6。 　　①文件级管理 　　　　⑦查询 　　②盒级管理