办公用品管理制度9p.doc

办公用品管理制度 第一章 总则 第一条 目的：为进一步规范集团公司办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序和行为，提高办公用品使用效率和工作效率，做到管理有序、责任明确、节俭节约、避免浪费，特制定本制度。 第二条 适用范围：集团公司。 具体规定 第三条 办公用品的管理责任部门：办公用品的管理统一归口为总经理办公室。 第四条 办公用品分类 办公用品按使用的性质分为低值易耗品和高值管理品。 1.低值易耗品：主要指签字笔、水笔、铅笔、刀片、胶水、胶带、 剪刀、稿纸、笔记本、打印纸、文件夹、复写纸、大头针、曲别针、线插板、钉书机、计算器、电话机等价值较低的日常办公用品。 2.高值管理品：主要指电脑、打印机、复印机、空调、相机、投影仪、文件柜、办公桌椅等相对价值较高的办公用品。 第五条 办公用品的采购 1.办公用品、文印用品等行政用品的购买由各部门在年初部门计划中显示，并列入预算，一次购买金额达3万元以上，或年消耗量达5万元以上的，经主管副总、分管总经办副总、总经理审批后由企业发展部组织统一招标。 2.不在招标范围内的办公用品由集团公司总经办统一采购。总经办要做好供应商的建档工作，编制出常用办公用品的价格表，把握好办公用品的价格行情，做好供应商的比较、甄选工作，尽最大可能控制好办公用品的采购成本。 3.总经理办公室于每月底编制出当月各部室办公用品使用情况、费用统计表和下月集团公司办公用品使用计划，报分管副总、总经理审核。 4.每月1日，负责办公用品管理的仓库保管员（以下简称仓管员）根据审批过的当月办公用品使用计划，结合办公用品库存情况，提出书面采购建议（含库存情况）。 5.采购人员根据仓管员的书面采购建议，填写采购申请单（附件1）。采购固定资产办公用品时，要有财务融资部审批意见。购买1000元以下办公用品由总经理办公室主任审批，1000元至2000元的要经分管总经办副总经理审批，2000元以上的要经分管总经办副总经理和总经理审批；购买非常用或专属办公用品时，由申购部门填写采购申请单，由部门负责人、总经办主任、分管总经办副总经理、总经理审批同意后，交由总经办采购人员予以采购。 6.审批后，对一次采购数量多、金额较大需要签订合同的，按照合同约定的结算方式进行结算。金额数额较小的零星采购，采购人员可凭审批后的采购申请单到财务融资部借支现金，进行采购。 7.常用办公用品至少要保持五天的安全使用库存。 8.总经办、审计监察部要加强对办公用品采购、仓库保管的监督和管理，如发现采购人员和仓管员有违规行为，视情况轻重给予警告、书面检查、停职、开除等处分。 第六条 办公用品的入库 1.采购人员在采购后半日内，凭借采购申请单、对方出具的物资清单、发票等到仓管员处办理办公用品入库手续，未经入库不得领用。 2.仓管员办理入库时须核对采购申请单、发票与实物是否一致后，方可办理入库手续，填制办公用品入库单。采购经办人、仓管员、总经办主任在入库单上签字。 3.仓管员凭入库单登记存货数据和相关账目。 第七条 办公用品的保管、申请、领用、使用及管理 1.备用的办公用品由总经办仓管员统一进行封闭保存，并实行每月盘存制。总经办于每月末后两天进行办公用品的盘存，盘存内容包括库存情况和检查已发放的高值管理品使用、保管情况，并让相应的保管人签字确认，以确保高值管理品的使用效率。 2.办公用品的领用都需要填写《办公用品领用申请单》（附件2），低值易耗品由部门负责人、总经办主任审查批准，高值管理品的申请由部门负责人、总经办主任、分管总经办副总、总经理审批。 3.各部门凭借审批过的《办公用品领用申请单》到仓管员处领取所需办公用品。领取人要在《办公用品发放表》上签署本人姓名和领取日期。涉及高值管理品的，必须是使用人前来领取并签字，以明确具体保管责任。 4.已领取使用的办公用品由实际使用人和部门负责人承担责任。对因个人自身过失、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗，由责任人承担所造成损失部分的赔偿。（责任认定分3等，含完全责任、一般责任和轻微责任，分别对应80%，50%，20%的损失赔偿比例。损失由财务融资部计算计提折旧后得出。如存在产品更新换代，市面购置价值降低的，也可以直接按重置成本计算，两种赔偿计算方式可以由赔偿人选择。） 第八条 办公用品的报废 集团公司对高值管理品的报废实行审批管理。各部门如有高值管理品损坏，不能使用的，应当依据以下程序进行处理。 1.对一些简单问题可自行维修处理。但对于保修服务品，且在保修期内的，不得擅自自行处理。 2.可维修品出现问题的应当提交《办公用品报修单》（附件3）至总经办，由总经办联系专业维修人员统一处理。 3.对维修不成的高值管理品实行报废处理。报废应当是在对可能维修的，提交过维修申请，经过专业人员维修但无法修好的情