word2003长篇文档毕业论文排版技巧.doc

排版技巧 排版技巧 胡胜 整理制作 2011-5-28 目 录 1 案例分析 1 2 设置纸张和文档网格 1 3 善于使用分节符号 2 4 大纲视图 4 5 设置样式与格式 5 6 查看和修改文章的层次结构 8 7 为不同的节添加不同的页眉 10 8 在指定位置添加页码 11 9 插入公式 13 10插入图表题注 15 11制作流程图 16 12插入文章目录 17 12.1插入目录 17 12.2更新目录 18 13小结 18  虽然们一直在用word，但是也只是简单的排版设计，每当有特殊要求的版式要求，比如首页，奇数页和偶数页的页眉不同，自动生成目录等等，操作时就觉得不是那么得心应手了，下面是一些技巧，很有帮助的。 一写就是洋洋洒洒几十页。然而每每困扰他的却是排版的问题，每次都要花大量的时间修改格式、制作目录和页眉页脚。最头疼的是看完报告后让他修改，整篇文档的排版弄不好就要重来一遍。制作目录也是出力不讨好的事，尽管小知道Word中有插入目录的功能，可是尝试了几次就弃之不用了，原因是系统总是提示有错误。现在只能手工输入目录，加班加点数页码居然成了家常便饭。为了，小花了半天的时间学习了一下长篇文档的排版技巧，这才发现，这半天的时间，可以让他享受无数个闲暇的傍晚和周末。 小把自己的体会重点总结为两点： 1. 制作长文档前，先要规划好各种设置，尤其是样式设置 2. 不同的篇章部分一定要分节，而不是分页 下面就看看他是怎样用新学的技巧制作一篇几十页的长文档的。 A4纸；封面目录；除封面和目录外，每页的页眉是报告的题目；页码一律在页面底端的，封面和目录没有页码，目录之后为第1页单面打印的报告设置纸张和文档网格 写文章前，不要上来就急于动笔，先要找好合适大小的纸，这个纸就是Word中的页面设置。从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令，显示页面设置，选择【纸张】选项卡，如图1所示。 图 1 通常纸张大小都用A4纸，所以可采用默认设置。有时也会用B5纸，只需从“纸张大小”中选择相应类型的纸即可。很多人习惯先录入内容，最后再设纸张大小。由于默认是A4纸，如果改用B5纸，就有可能使整篇文档的排版不能很好地满足要求。考虑到阅读报告的领导年龄都比较大，对于密密麻麻的文字阅读起来比较费力，还可以调整一下文字。通常，很多人都采用增大字号的办法。其实，可以在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距，即使不增大字号，也能使内容看起来更清晰。 在“页面设置”对话框中选择“文档网格”选项卡，如图2所示。 图 2 选中“指定行和字符网格”，在“字符”设置中，默认为“每行39”个字符，可以适当减小，例如改为“每行37”个字符。同样，在“行”设置中，默认为“每页44”行，可以适当减小，例如改为“每页42”行。这样，文字的排列就均匀清晰了。 文章的不同部分通常会另起一页开始，很多人习惯用加入多个空行的方法使新的部分另起一页，这是一种错误的做法，会导致修改时的重复排版，降低工作效率。另一种做法是插入分页符分页，如果希望采用不同的页眉和页脚，这种做法就无法实现了。 正确的做法是插入分节符，将不同的部分分成不同的节，这样就能分别针对不同的节进行设置。 所以，要用分节符将文章整体分为3部分。 步骤是：确定插入点（封面是单独一页不显示页码，所以，应该在封面后插入分节符－分页）——然后点“插入”菜单下——“分隔符”命令（如图3所示）——分隔符对话框中选择“分节符类型”的“下一页”（如图4所示），然后再在目录后插入分节符，即可将内容分为3节。 图 3 图 4 使用以上方法，使得 “封面”、“目录”、“正文”都是另起一页。 注意：图4中分节符和分隔符的区别。 △分节符：为在一节中设置相对独立的格式页插入的标记。 ①下一页：光标当前位置后的全部内容移到下一页面上； ②连续：光标当前位置以后的内容将新的设置安排，但其内容不转到下一页，而是从当前空白处开始。单栏文档同分段符；多栏文档，可保证分节符前后两部分的内容按多栏方式正确排版； ③偶数页／奇数页：光标当前位置以后的内容将会转换到下一个偶数页／奇数页上，Word会自动在偶数页／奇数页之间空出一页。 △分隔符： 1． 若在不同页中选用不同的分栏排版，则单击“分栏符”选择“下一页”； 2． 若在同一页中设置不同的栏数，则应选择“连续”，然后打开“格式”菜单，单击“分栏”命令，选择相应栏数即可； 4 大纲视图 建立大纲是为了生成目录。如果不建立大纲，将无法自动生成目录。 点Word窗口左下角的大纲视图按钮进入大纲视图（如图5所示）。 图 5 这样，就转换到了大纲视图下，可以对文章的章节标题进行“提升”或者“降低”等操作（图6所示），使得具有不用的级别就不用