担保公司项目文档及重要凭证管理.docx

项目文档及重要凭证管理项目一般文档管理制度第一条 担保项目档案是指企业报送的全部资料以及相关的法律文本文件等资料。第二条 归档时按照项目一般资料清单内所记录内容归档。第三条 公司专门设一名项目归档人负责项目资料归档记录。项目放款后2周内必须完成归档，由项目负责人将以上材料整理齐全交予归档人。第四条 归档人员需及时记录《项目档案资料单》，并同时将项目资料及时存放于档案柜中，保障项目文档安全。第五条 日常工作中，只有本单位人员可借阅项目文档。需要查询文档时，须填写借阅单，由负责领导签字后，向归档员借阅。第六条 借阅期限为1周。借阅人应及时完整的归还借阅资料。第七条 借出的项目档案由归档人做好登记签收，归还时注销。项目物权凭证管理制度第一条 为规范项目中涉及的物权凭证的管理和收集、整理工作，加强管理，根据《档案法》《必威体育官网网址法》和公司章程有关规定，特制定本制度。第二条 本制度的档案是指公司自身担保业务及相关业务中作为反担保物的物权凭证及相关文件，包括但不限于房产证、土地使用权、土地使用他项权证、土地使用共有权证、房地产他项权证、房地产共有权证、财产保险单、设备抵质押登记证、车辆抵押登记证、股票抵押登记证等。第三条 凡是本公司的任何员工都有保护项目物权凭证的责任。第四条 风险管理部是公司涉及项目物权凭证的主管部门，负责接收、整理、保管公司的物权凭证，并实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。第五条 凭证管理采取A、B角制度。管理员A、B角分别持有保险柜的钥匙和密码。A角需对物权凭证的出入库做详细登记。第六条 物权凭证经法务经理（风险合规部）确认后交由管理员归档，管理员按照企业在保情况，分笔进行归档编号。承兑汇票、存单等特殊凭证需经财务审验方可归档或替换。管理员对物权凭证的有效性概不负责。第七条 物权凭证的领取规定如下：对于需办理解抵押的物权凭证，在经相关领导审批后，由业主本人或由企业授权的相关人员持公司注销资料到管理员处领取房产证，或由项目经理A角代领。第八条 物权凭证的借出、查询、复印及开立证明，规定如下：一、物权凭证的借出需经项目经理填写物权凭证借阅单，由风险管理部领导审批后，按照批复执行；二、若只需要查阅物权凭证的，可直接找管理员查找，一般在管理员陪同下查阅，不可复印、借出及取走。三、个别企业需提供房地产或其他凭证原件证明的，可提前通知管理员取出房地产复印，由项目经理向风险部门申请盖章。业务合同档案管理制度第一条 本制度的档案专指本公司自身担保业务及相关业务中形成的合同文档和法律文本等有关资料。第二条 风险管理部是本公司档案的主管部门，负责接收、整理、保管公司的档案，并对档案实行统筹规划、统一制度、监督和指导。第三条 档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识，对交接后的档案负有保管责任；若交接后档案遗失，查找遗失原因并追究相关人员的责任，按照公司规定及领导意见进行处罚。第四条 档案工作人员因工作关系调离档案管理岗位的，应与下任档案工作人员进行档案管理的交接。第五条 在档案的收集、整理、保护和管理等方面成绩显著的档案工作人员，公司给予奖励。第六条 档案的接收、整理及归档，规定如下： 一、凡是项目放款或出函后，法务经理（风险合规部）需在2个星期内归档档案；二、法务经理（风险合规部）在交接档案前，档案袋底部需注明项目名称、担保金额及放款日期，便于分类归档；三、档案由法务经理（风险合规部）填写档案交接清单，由档案工作人员进行核正后签收，完成交接；四、档案工作人员对档案归类整理，按对应档案柜归档；五、暂缓项目的档案由法务经理（风险合规部）交接给档案工作人员统一归入暂缓项目档案柜；六、若项目出现风险，风险管理部应及时告知档案工作人员将此项目的合同档案进行妥善保管；第七条 档案的借出、查阅、复印及取走，规定如下：一、借阅人借出、复印及取走档案或其中的文件均需填写《合同档案借阅单》，并注明借阅档案的有关详细信息及借阅原因，由风险管理部负责人签字同意后，将借阅单交由档案工作人员查找档案，并办理档案的借出。复印及取走事项；二、档案借阅需于当天归还，若借阅较长时间则经负责领导批准。借阅人在借阅期间，必须保证档案的完好无损；三、若借阅人只需查阅档案的，可直接找档案工作人员查找，一般在档案工作人员陪同下查阅，不可复印、借走及取出；四、若借阅人此时不在公司又急需借阅档案的，可由对应该项目的本公司法务经理（风险合规部）按规定代为办理借阅事宜；五、因本公司审计、申请补贴等有关事项需要借阅大量档案的，由上述事项的经办人员向档案主管领导请示，经批准后，将需借阅的档案清单交由档案工作人员查找档案，档案工作人员配合经办人员完成有关事项，在档案的使用过程中借阅人需保证档案的完好。六、借阅人仅限于本公司人员。