秘书岗位综合实训模块七 秘书办会岗位实训模块.ppt

6.提示会议按计划进行的意义 引导会议的进程，即根据会议目标的需要，在会议进行过程中创造与会议目标相适应的环境气氛；掌握会议议程，维护会间秩序，排除外界对会议的干扰，从而引导决定、决议、结论的形成。 7.提示会议按计划进行的程序 了解议题和议程→准时宣布开会→有效引导议题 8.提示会议按计划进行的方法 会议召开之前，会议主持人应认真研读有关文件材料，了解议题和议程，了解与会人员的构成情况及基本意见倾向。在会议开始前，明确地向与会人员宣布会议开始和结束的时间，并保证做到准时开会和散会。会议议题开始前，规定讨论与不讨论的界限，给每位与会人员以平等的发言机会和权利。如需提示，主持人可以建议适时终止讨论或辩论，及时确认结论、形成决议。一个议题结束后，应立即转换议题，以免延误时间或节外生枝。全部议题结束后，应及时对会议进行简单总结，并宣布会议结束。 (二)秘书资格证要点链接 《秘书国家职业资格培训教程三级秘书》第1章第2节“会中服务”。 四、实用工具箱 (一)会务工作实训常用表格 主持人自我评定单 如图7-8所示。 （二）实训评分表 1.实训分组演练评分表 如表7-21所示。 2.个人实训评分表 如表7-22所示。 五、相关链接 1.参会者的责任 参会者的责任，如表7-23所示。 （1）会议记录的准备工作。准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸。准备好录音机和录音笔补充手工记录。要备有一份议程表和其他的相关资料和文件，在需要核对相关数据和事实时随时使用。要在开会前提前到达会场，安排好作会议记录的地方，迅速制出一张与会人员的座位图，便于识别会议上的发言者。提前参阅一下其他的会议记录，揣摩一下其行文结构、细节内容。在利用录音机、录音笔的同时，必须手工记录，这样不仅整理记录的速度快，而且可以防止录音机中途出故障而漏掉内容。但对一些必威体育官网网址会议，不允许使用录音机和录音笔。 （2）会议记录内容和记法。 ①会议标题： 会议标题有两种形式，一是，会议名称+文种，如××××公司办公会议记录；二是，文种。 ②会议概况部分的写法： 会议名称。应写明召开会议的机关或组织、会议的年度或届次以及会议的内容等。 会议时间。应写明年、月、日，有时还要注明上午、下午或晚上以及具体钟点。 会议地点。应写明会议场所的具体名称。切不可笼统地写“礼堂”、“会议室”，具体地写出是哪个礼堂、哪个会议室。 会议出席人、列席人。参加人员很多的会议，可以只写参加人的范围和人数；如果人数不多的，可罗列出每位出席者的姓名，可按职务、姓氏笔画顺序等排列。 会议缺席人。应写明具体姓名及缺席原因。 会议主持人。应写明主持召开会议的领导人的姓名，并注明其职务。 会议记录人。应写明姓名和职务。 会议主要议题。应写明主要议题摘要。 ③会议内容的记法： 第一，会议的讨论发言的记法。先写发言人的姓名，发言人姓名顶格。姓名之后，可以用冒号，也可以空一格，之后写发言内容。如发言内容另起一行，则空两格。 第二，议定事项的记法。如果是由会议主持人的总结讲话加以归纳，则记在主持人姓名之后；如果结论简单一致，则用议决项纪录。 ④记录尾部： 会议结束后，在会议记录本末页另起一行写上“散会”。重要会议的纪录，应由主持人审查，并在记录稿本末尾，由主持人、记录人签字。 （3）会议记录的重点。主要讨论的观点、决议、决定、重要的声明、修正案内容、结论。 （4）会议记录的速记方法。主要有符号法、省略法、拼音法、缩写法、简写法、外语辅助。 （5）会议记录的要求。快速，真实，准确，清楚，突出重点。 （6）会议记录注意事项。详略得当；漏记重要内容可当场请主持人重复内容或解释术语，或会后对照录音补充；要记录会议发言人的姓名。 2.会议简报 （1）会议简报的类型。会议简报主要有以下类型： ①综合型简报。根据会议主旨，多角度、多方位反映问题，将有关信息综合起来编写。 ②专题型简报。根据会议的讨论情况，分行业、分系统、分部门收集资料并编写成文。 ③实录型简报。摘录领导的讲话、会议报告、其他与会者的发言的简报。 (2)会议简报的内容。会议简报要迅速反映会议实际情况、交流会议的经验、沟通会议的信息，要反映出会议的新情况、新问题、新经验、新见解、新趋势，以更好地对会议起到指导和沟通作用。对于会议中代表们的建议意见应让领导及时地掌握。 (3)会议简报写法。同信息简报一样，有固定格式，分为报头、报核、报尾三部分。 (4)会议简报的编写要求。快捷迅速、新颖生动、真实准确、短小精悍。 (二)秘书资格证要点链接 详见秘书国家职业资格培训教程《四级秘书》第1章第2节“会中服务”。 四、实用工具箱 (一)会务工作实训常用表格 会议记录表，如图7-7所示。 （二）实