商务秘书实务 全套课件（上）.pptx

商务秘书实务出版社 教育部高职高专文秘类专业教学指导委员会“十二五”规划教材出版社 社文分社 模块一 商务秘书职业认知与形象设计项目一 商务秘书概述【知识目标】 掌握秘书以及商务秘书的基本理论知识。掌握商务秘书的必备品质和能力。掌握商务秘书的必备能力。【能力目标】了解商务秘书的职业特征。了解商务秘书的必备品质和能力。了解选聘商务秘书的标准。任务一 秘书与商务秘书一、任务描述江苏华荣机械有限公司是一家专门生产、销售环保设备的公司，近期招聘了一批商务秘书，为了使这一批商务秘书能够尽早进入角色，以较好的状态参加工作，公司决定让总经理秘书尹晓雯为招聘的商务秘书进行系列培训。培训主要内容是：让新招聘的商务秘书了解什么是秘书、秘书的分类、秘书的资质和现代企业选聘商务秘书的标准等。二、任务分析要想做好商务秘书工作，首先必须了解什么是秘书，秘书的分类，什么是商务秘书，商务秘书的职业特征等。三、相关知识（一）秘书的定义 关于秘书的定义，秘书学界尚无一个统一的说法。下面介绍几种秘书学研究领域对秘书的定义使用较多的说法，供参考。（1）国际秘书联合会认为：秘书应是主管人员的一位特殊的助手，她（他）掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确判断能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。（2）全美秘书协会章程中对秘书应具备的条件作了如下规定：①像心理学家一样善于观察和理解他人；②像政治家一样有灵敏的头脑；③像外交官一样有潇洒的风度；④有调查各种棘手问题的丰富经验；⑤有良好的速记能力及文字功底；⑥熟谙各种商业往来中的法律关系；⑦能熟练地使用各种办公自动化机器；⑧具有相当的金融及税务方面的知识；⑨能熟练地对各种文件资料进行整理归类。（3）《韦氏秘书手册》对秘书的定义：秘书总是连接决策者和执行者的关键环节，起到行政助理的作用， 一个精干并且负责的秘书就不应仅仅充当经理和属员之间的桥梁，而且也要协理行政事务。（4）人力资源和社会保障部《国家秘书职业标准》中对秘书的定义：秘书是专门从事办公室程序工作，协助领导处理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。（5）《辞海》中对秘书的定义：职务的名称之一，是领导的助手。秘书工作是一项机要性的工作，它的任务是收发文件、办理文书、档案和领导交办的事项，各机关和企业、事业单位，一般均设有秘书工作部门或秘书工作人员。（6）陈合宜《秘书学》：秘书是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。 （7）常崇宜《现代秘书工作》：秘书是一种职务名称，也是一种社会职业。是领导机关首脑或特定领导人员的助手。各种秘书的具体助手作用各不相同，但都是通过辅助领导，直接为领导服务去体现为人民服务、为社会主义服务的。 （8）董继超《公务秘书学》：所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助上司全面处理事务的人员。（9）谭一平《现代职业秘书实务》：秘书是为上司（或者领导）提供最佳决策环境的人。（二）商务秘书的职业特征 与其他职业相比，秘书有着自己的特征：1.直接性和依存性秘书服务的直接性体现在以下三个方面： 一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么；二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的，秘书也是直接向领导请示、汇报的；三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果的成败与领导有直接的关系。2.服务的全面性和稳定性很多职业的服务都有其“业缘性”和“偶然性”。比如营业员与顾客之间，一次商品交易完成后，其关系就结束了。而秘书与其服务对象之间的关系却有相对的固定性，短至数月，长达几年甚至几十年。秘书这种服务的稳定性，再加上秘书与领导全面合作、朝夕相处，这就使得秘书与其服务对象在“业缘关系”之外，往往还有着更深的人情关系。 3.知识化秘书工作需要为领导的决策和管理起到参谋和助手的作用，还要协调各方关系，使领导的决策得以正确执行。秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定的文化知识和专业知识，随着秘书工作的进一步完善和规范，对秘书知识化的要求会越来越高。4.年轻化从世界范围来看，秘书队伍比较年轻，发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为20～35岁。他们把秘书岗位看作是由操作层通向管理层的最好阶梯，因为在秘书岗位上工作三五年或七八年就能升到主管位置或独立工作，他们留下的秘书职位又会被更年轻的秘书接替。 5.商务秘书的女性化就历史状况来说，我国男性秘书仍占大多数。 近20年来，女性秘书有明显增加的趋势，这是由女性的心理素质所决定的。 由于大多数女性乐于做程序性、重复性的工作，身体特征适合做体力较轻而技术要求规范、单纯的工作。而秘书尤其是初、中级秘书的工作正具有这种性质，所以西方国家的初、中级秘书中女性占总数的