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企业财务集中化实施操作浅议.doc

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企业财务集中化实施操作浅议

企业财务集中化实施操作浅议   随着我国经济发展,一大批企业不断开发新产品,拓展新的市场领域,形成了众多集团型企业。在财务管理方面,许多企业选择采用集中化模式,这是一种先进的管理方法,但在具体操作层面,可供企业参照的资料并不多,本文拟对在财务集中化落地实施过程中,面临的信息系统建设整合等具体问题做初步探讨,以期丰富财务集中化体系内容,方便有相关需求的企业做参考。 一、信息系统建设整合及维护 财务集中化管理模式是伴随着信息技术及物流业的发展而产生的,在过去手工记账、网络及存储技术不成熟、物流业传送效率低下的年代,即使有这样的思想,付诸实施的困难也相当大。从价值链分析的角度,信息系统属于企业基础设施的部分,信息系统建设整合及维护是财务集中化实施的关键环节。 1.涉及的主要信息系统 一是核心记账系统。目前大多数企业的财务核心系统都是嵌在ERP系统中的,属于企业资源计划的一部分,是会计核算工作的末环,在此生成最终的会计凭证及报表。有的企业选择将财务分析及预算的功能也叠加在ERP系统中,便于实时的控制分析。有的企业会构建相对独立的预算及分析系统,可以吸纳融合具体的经营数据,功能的扩展性更强;二是报账平台系统。报账平台属于记账系统的子系统,目前成熟的做法是报账平台的报账单数据,经审批流转完成后,直接导入ERP系统,生成各类会计凭证。报账单的起草人是相关的业务经办人,经办人通常是非财务人员,因此需建立本单位的业务活动与会计科目的映射体系,相关起草人不必了解财务COA体系,只需选择适应的业务类型,就可以实现财务信息收集,非常简便易行,促进了财务和业务的融合;三是银企互联系统。实现资金批量收付是会计核算日常的主要工作,支票等传统的转账方式已不适应处理大宗业务的需要,需要建设一个企业与银行自动化的收付渠道,目前各大银行基本都提供银企互联的业务,拥有相对成熟的电子银行服务体系。对企业而言,要做的是完成生产环境的准备工作,如果自身不具备相关的开发资源,就需要选择一个专业的企业财务软件开发商,完成接口及系统平台建设;四是客户及收款管理系统。目前大多数企业使用的ERP系统都具备应收管理的功能,但是往往不一定能完全满足客户管理的多元需要。如果企业拥有大量的中小客户,建设专门的客户及收款管理系统更显得必要,除了便于对客户的管理及服务外,有利于将收款数据适当汇总传送至ERP系统,实现对信息的分级管理,满足不同层次决策及分析的需要;五是合同管理系统。合同是企业基本经济活动的载体,对其有效的管控,需贯穿从签订到执行的整个过程。成熟的合同管理系统应将合同有关工作各环节均纳入电子信息系统,并加强业务和法律全方位的管理。法律方面,要保证经济事项合规合法、合理保障公司利益,企业最好配备专职人员,负责法律事务,参与合同的管理。业务审核方面,主要关注相关经济事项是否符合公司内部的业务规范要求,如开支标准、营销模式、预算控制等等。 2.系统整合:搭建系统间数据接口 通常企业在集中化前对子系统的建设相对已较成熟,但各系统由于开发时间、开发团队、数据库设计等等的差异,不能直接进行数据交换,需要搭建系统间数据接口,把多个数据库有机连接起来,形成有机循环的信息流。以报账平台和ERP系统为核心,大致是ERP系统管理维护供应商信息,同步给报账及合同管理共用。ERP系统将付款凭证信息转换成银行系统可识别的支付信息,传送到银企互联系统对外支付,支付成功后,银行回写单据状态,并成生电子对账单;银企互联系统收集的收款信息,传送至ERP系统自动生成收款凭证。会计凭证号与银行收付款识别号一一对应,因此可以实现企业日记账与银行对账单进行自动对账,自动生成银行存款余额调节表,实时掌握每笔资金收付的状态和银行存款余额变动情况。 报账单链接合同系统的相关合同,记录合同执行情况,并实时反馈到合同管理系统,更新合同状态。通过设置系统控制,确保报账单支付频率及金额与合同中的付款计划保持一致。报账单记载的各类经济事项信息,通过接口导入ERP系统,生成会计凭证。报账平台记录的供应商及客户的收付信息与ERP系统保持一致。 搭建系统间数据接口,将各分散的子系统有机联结, 实现多系统的数据同步,可以发挥企业信息系统的协同作用,提高财务及经营管理效率。财务分析和预算控制等综合性强的职能,也可考虑融合到各个系统应用中,但是系统建设的难度会加大,企业可以逐步实施。 3.关注信息质量及维护 企业应配备信息系统维护人员以保证系统平稳运行、数据安全,其日常工作主要是系统备份维护、应急事件处理、应用培训及疑难操作问题解答等。企业可培养自己的系统顾问队伍,也可和软件开发商协商,由其派驻相关人员负责部分后续服务工作。在这里特别提醒关注的是供应商信息维护,如果信息维护不准确,容易造成大

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