公务差旅及费用报销.doc

目的 本程序规定了出差申请、差旅报销的管理要求，旨在规范员工公务出差管理工作，合理控制差旅费用，提高出差管理效率，减低经营管理费开支。 要求 制定公务差旅及费用报销管理程序 企业财务部应当根据集团管理程序结合实际情况起草企业公务出差及费用报销管理程序。该程序经有关部门讨论后报总经理签字批准。 财务部应当指定专人负责监督管理公务出差事宜。各部门和企业领导应当按照授权严格控制公务出差审批。出差申请和出差费用报销按审批权限表进行审批。 企业应当根据实际情况为各部门或每个员工设立费用核算科目，定期分析各部门和每位员工的差旅费开支状况以及执行管理费情况。 集团鼓励企业实行公务出差统一集中管理制度。行政管理部门应当集中统一办理职工公务出差有关交通定票、预定宾馆（旅馆）、安排会议场所等具体业务。 人力资源部应当和财务部共同组织有关人员参加公务旅行及费用报销管理程序学习培训。 公务出差管理 公务出差计划 企业各部门应当根据部门开展业务需要，编制企业公务出差费用开支计划。公务出差计划应当构成企业经营管理费计划的重要组成部分。 公务出差开支计划经企业财务部审核后，随同经营管理费计划报财务总监和总经理批准。 各部门负责人应当对本部门差旅费开支进行严格控制，财务部业务主管人员则应当对各部门差旅费实际开支进行监督审核。 出差申请和批准 所有公务出差应在出差前由出差人填写“出差任务书”(请参见附录2)和“出差费用预算表”（请参见附录3）并经过部门经理和总经理或副总经理的批准。出差任务书和出差费用预算表是差旅费报销时的必要附件。 出差员工如果需要预借出差借款时，应当根据计划出差天数、具体活动安排以及费用和补助标准等计算出所需款额，然后报主管上级审核，最后根据授权报相应的管理人员批准。 财务部业务主管人员只有在审核授权人员签字后，方可办理付款手续。 高级管理人员出差应当得到总经理批准，而总经理出差则应得到财务总监的批准。 各级管理审批人员有责任确定其属下人员是否需要出差。如果业务可以更经济的方式进行,则不应批准其出差。 企业所有人员因公务出国旅行，应当报总经理和财务总监批准。 出差标准 交通工具 一般员工出差可乘火车硬卧,轮船二等舱。 部门经理包括副经理出差可乘飞机经济舱,火车硬卧,轮船二等舱。 总监及以上高级管理人员出差可乘飞机经济舱，火车硬卧或软卧，轮船一等舱。 因事情紧急或其他特殊情况需乘坐飞机或软卧需有24小时以上的火车路程并要得到总裁或授权高级管理人员的批准；如乘火车在5小时以内,不得乘坐卧辅；乘坐轮船标准为二等舱。 所有员工中短途出差可乘坐各种大巴旅行。员工因紧急情况需乘出租车旅行，事先必须获得或财务总监批准。 员工在外需乘坐其他交通工具旅行时，应当比照常用交通工具,遵循节约、合理、有效的原则选择。 火车、轮船、飞机票包含订票手续费，机场建设费和保险费。 差旅补助 本公司长途差旅费报销制度为包干制。 国内出差报销标准如下： 内容 职务 伙食、住宿、市内交通/人×天(元) 低消费城市 高消费城市 一般员工 280 350 部门经理 350 400 公司经理* 400 500 国外出差报销标准如下： 内容 职务 伙食、住宿、市内交通/人×天 低消费国家地区 高消费国家地区 一般员工 US$100 US$150 部门经理 US$120 US$200 公司经理* US$200 US$300 *公司经理也可选择实报实销。(住宿标准最高不超过四星级，餐费标准最高不超过：国内100人民币，国际100美元。 高消费城市指北京、上海、广州、深圳、珠海、厦门、汕头、海南 高消费国家地区指美国，日本，香港，新加坡，德，法，英，意西班牙，荷兰，加拿大，澳大利亚。 出差补助中包括住宿费、伙食费、出差城市市内交通费。 员工可报销从公司或家到机场、火车站、汽车站、码头等的来回公共交通车票，到机场来回无特殊情况需乘坐机场大巴。 差旅补助天数按“算头不算尾”或“算尾不算头”的规定计算。 通讯费 在差旅目的地发生的与公司业务有关的通讯费实报实销。报销通讯费时应附话费收据和话费清单，并在话费清单的相应部分注明日期,通话时间,通话人,金额。员工应当合理使用长话，减少话费开支。 招待费 出差过程中临时发生招待费用的，应事前提出申请并经主管副总的电话批准。本人是副总的，应经过总裁同意。 原则上普通业务人员不应发生招待费。 会议费 员工会议出差可以根据会议统一标准安排办理住宿。当举办单位的会议标准严重超过企业出差标准时，出差人员应当另选合适的宾馆。 如由会议举办单位统一安排食宿的，则按公司包干标准的30%给予差旅补助。 费用报销规定 员工在报销出差费用之前，出差人应首先完成出差报告并得到部门经理签署。请参见附录4-“出差报告”。 报销差旅费必须填写“