文件控制与维护程序.doc

QP XXXX市疾病预防控制中心管理体系文件 XXCDC-02-QP-A/02.001 程序文件 文件控制与维护程序 版次：A/2 页次：4 编制： 日期：2011-5-10 审核： 日期：2011-5-15 批准： 日期：2011-5-20 受控印章： 持有人： 2011年6月10日发布 2011年8月10日实施 XXXX市疾病预防控制中心 XXXX市疾病预防控制中心程序文件 文件编号：XXCDC-02-QP-A/02.001 主题：文件控制与维护程序 第1页 共4页 第A版 第0次修订 颁布日期：2011年6月10日 1、目的 对本中心质量管理体系所要求的文件（包括资料数据及需要控制的外来文件及标准）进行控制和维护，确保本中心及有关场所使用的文件及资料为必威体育精装版有效版本。 2、适用范围 适用于质量管理体系所有文件、资料和外来文件的控制和维护。 3、职责 3.1质量负责人负责本中心质量管理体系文件的管理，包括本中心的质量手册、程序文件、作业文件和外来质量文件，如技术标准、技术法规、检验规程等的控制和管理； 3.2技术负责人负责外来技术文件的控制和管理； 3.3各职能部门的专用文件及其资料由各职能部门自行控制保管； 3.4办公室负责所有文件的存档。 4、程序要点 4.1文件的分类 4.1.1本中心编制的文件 a、本中心编制的管理体系文件（如质量手册、程序文件、作业文件等）； b、本中心编制的各类一般性技术文件（如请示、报告、总结等）。 4.1.2外来文件 a、外来质量文件（如国家及上级机关颁发的有关法规、法令、政策以及行业可直接引用或执行的技术规范、技术标准、规则等）； b、外来技术文件（如上级批示、指示和委托方提供的资料、信函及传真件、电话记录等）； c、外来图书和技术资料。 XXXX市疾病预防控制中心程序文件 文件编号：XXCDC-02-QP-A/02.001 主题：文件控制与维护程序 第2页 共4页 第A版 第0次修订 颁布日期：2011年6月10日 4.1.3文件的受控和非受控 a、文件上加盖“受控”印章的文件为受控文件。本中心编制的管理体系文件（如质量手册、程序文件、作业文件等）和国家现行有效的相关法规、法令、政策以及行业和当地需直接引用或执行的技术规范、技术标准、规则等质量文件，属于受控文件； b、不加盖“受控”印章的文件为非受控文件。本中心编制的和外来的一般性技术文件，均属于非受控文件，执行一般性技术文件管理规定管理。 4.2外来文件的接收 4.2.1凡外来文件先由办公室接收、登记，填写《外来文件登记表》； 4.2.2文件先由中心主任批阅，提出处理意见，填写《文件处理表》； 4.2.3按处理意见送至传阅人或执行人（如需要文件可复印）； 4.2.4文件原件和《文件处理表》由办公室分类存档； 4.2.5如外来文件属质量文件，还应交质量负责人按受控文件处理。 4.3文件的编制 4.3.1本中心管理体系文件的编制按《管理体系文件编制与管理》规定分工负责； 4.3.2一般性技术文件由相关部门和相关人员编制； 4.4文件的编号 4.4.1本中心所有管理体系文件均按《编号管理规定》进行编号； 4.4.2本中心编制的拟发放技术性文件，按本中心发文编号进行编号； 4.4.3本中心图书和技术性资料按本中心图书资料编号 。 4.5文件的审核、批准和发布 4.5.1本中心质量手册由质量负责人审核，中心主任批准、发布； 4.5.2本中心程序文件、作业文件等管理体系文件由质量负责人审核，技术责任人批准、发布； XXXX市疾病预防控制中心程序文件 文件编号：XXCDC-02-QP-A/02.001 主题：文件控制与维护程序 第3页 共4页 第A版 第0次修订 颁布日期：2011年6月10日 4.5.3本中心一般性技术文件由技术责任人（业务室）组织编制或由相关专业组编制。 4.6文件的发放 4.6.1受控文件的发放 a、受控文件由质量负责人按需要分发至部门及相关人员，填写《受控文件发放与回收登记表》，领用或借用人签字； b、受控文件因破损影响使用时，可由各部门向质量负责人申请置换完好的有效文件，但必须上交破损的有效文件并由质量负责人负责销毁； c、如受控文件丢失，应向质量负责人提出书面申请，经批准后由质量负责人补发，丢失的文件一旦找回，应立即上交质量负责人并销毁。 4.6.2一般性技术文件的发放 a、一般性技术（如请示、报告、总结等）发放前，应填写《发文审批》，说明主送、抄送、拟稿人、核稿人