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文件的印刷发放保管收回及销毁程序
文件的印刷发放保管收回及销毁程序
目 的:建立一个科学、合理的公文管理文件,做到各项政策文件及时发放,有效实施,保管严密。
二、适用范围:公司对内、对外签发的红头文件、GMP文件。
三、责 任 者:文件管理者及秘书。
四、正 文:
在公文处理中有发文和收文两种情况,但都存在着保管、收回和销毁的程序。现根据不同的情况分别阐述如下:
1、发文程序:
1.1 文件撰写出来审核修改后由公司领导研究讨论会签,经过总经理签发同意后方可打印。
1.2 根据要求、文件内容的定向确定其主送、抄送、抄报的相关部门、单位,并确定文件印刷的份数
1.3 文件形成后,统一进行分类、编码、印刷。
1.4 文件批准执行后,加盖公司公章即可生效颁发。
1.5 在执行之日前发放至相关部门或人员,每次颁发文件时,发文者需填写发文登记簿,收文者须进行签名登记。同时发文者需留存保管归档。以此便于统计、查找,有利安全。
1.6 一旦新文生效使用,或人员离开工作岗位,前版文件必须交回。文件收回时收方必须在文件发放回收记录上签字。
2、收文程序:
2.1 收文者收到文件后签收、启封、登记。
2.2 来文登记后,按照内容、性质分别送给有关领导人阅批或直接送给承办部门办理。
2.3 属知晓的文件内容,先上级后下级,先主管后承办部门之间依次快速、准确、安全的传阅。
2.4 文件传阅过程对于了办和拟办的人员进行催办。当文件传阅完,办复后及时将文件上效回收保管。并将办复情况记录下来留存。
2.5 在次年检查齐全后整理立卷归档,并确立归档范围、归档时间、保存期限。
2.6 当文件档案保存到规定保管期限且已失效的档案,认真鉴定,编制销毁清册,该清册永久保存;办理销毁手续,经董事会或总经理批准,方能销毁;销毁时应两人以上监督,并在清册上签字。
2.7 公司应采取严密管理措施,防止文件、档案的泄密。
公文管理程序
发文登记
编码:RD0691200
发文
日期 文件标题 秘密
等级 份数 发文顺序号 发往机关 承办过程 附 注 收者签名 必威体育官网网址室注销 批准人 监销人 收文登记
编码:RD069130
收文
日期 原文
编号 来文机关 文件标题 秘密
等级 份数 承办单位 收文顺序号 承办过程 附注 收者签名 必威体育官网网址室注销 批准人 监销人
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保
管
阶
段
(四)
撰
制
阶
段
(一)
办
理
阶
段
(三)
传递阶段(二)
清退
立卷
归档
销毁
收文
分送
传阅
拟办
承办
催办
办复
发文
用印
校对
缮印
签发
审核
拟稿
授意
传递
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