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档案与档案工作 第一节 档案的特点、作用、种类 案例：扶老人反被诬 车辆监控系统记录真相还公交司机清白（手机报。网络链接） 　信息化、网络化时代，哪些信息是档案？监控录像随处可见，是不是都能成为档案？ 《中华人民共和国档案法》所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案的内涵是人类在社会实践活动中直接形成的原始记录，它的外延是具有这种属性的各种形式和载体的文件材料。 一、档案的特点 ?（一） 档案的本质属性是原始记录性 例如公司的计划、章程、会议纪要、合同协议和会计材料等都是伴随着人们的实践活动自然而然地产生的，是直接形成的历史纪录。“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，“历史纪录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。正因为档案继承了文件原始记录性，具有历史再现性，所以档案才具有凭证价值的重要属性。这种原始记录性是档案区别于图书、报刊等文献材料的根本所在。 ?（二） 档案是由文件有条件地转化来的 档案和文件是处于不同阶段的同一事物。二者既有密切联系，又有显著区别。联系在于文件是档案的前身，区别则因为文件转化为档案是有条件的。这些条件包括： 1、办理完毕的文件。文件是发布政策法令、传达工作意图、联系公务与记载活动的一种工具，具有现行效用。而档案一般是完成了传达和记述的现行使命而备查考的文件，即办理完毕的文件。所谓办理完毕是相对的，不是指文件中所讲的一切事情均已办完，主要指文书办理程序完成了。日常工作中有三种情况：第一，文件所言事情只需近期办理，确已办理完毕；第二，文件所言事情需长期办理或执行，只要经过文件签收、传阅、研究和部署，亦属办理完毕；第三，不需要具体承办的文件，只要收发登记和传阅等文书办理程序了结，同样属办理完毕。 2、对日后工作和研究活动有查考价值的文件。 3、按照一定规律集中保存起来的文件。 知识链接： （三）档案来源广泛、内容丰富、形式多样。 档案的形成者是官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族，也就是说，单位、团体、公司、企业、个人、家庭、家族都是产生档案的基本单位。因而，从社会发展的横向看，只要有人的实践活动存在，就有档案产生；从社会发展的纵向看，人的实践活动产生档案，是古来有之的普遍现象。这也决定了档案来源的广泛性。 人类社会实践的丰富性决定了档案内容的丰富性。一个国家的全部档案，能反映这个国家政治、经济、军事、外交、科学、教育和文化各方面的情况；一个公司的全部档案，则反映这个公司历史的全貌。 各种实践内容的差异，各个历史时期科技水平的不同，导致了档案载体形式的多样化。从载体来看，有甲骨、金石、縑帛、简册、纸质、胶磁等；从制作手段来看，有刀刻、笔写、印刷、复制、摄影、录音、摄像等；从表现方式来看，有文字、图表、声像等。纸张是现代档案的主要载体，但胶片、磁带和光盘也大量用于档案信息记载。 二、档案的作用 （一）档案的作用 可概括为两个基本方面：一是它的凭证作用，二是它的参考作用。二者又称为档案的基本价值。具体的作用表现在以下几个方面： 第一，档案是行政管理工作查考的依据。领导和员工为了熟悉情况、了解政策、研究案例、获取凭证，常常需要查考以往的记载，从而提高办事质量和效率。 第二，档案可为经济建设提供丰富的经验。科学技术和生产经营档案，记载和反映了生产经营活动的情况、成果、经验和教训，因而可为经济建设提供丰富的资料，成为生产管理和技术管理的必要条件。 第三，档案是科学研究的基础和条件。大到自然科学、社会科学和思维科学的研究，小到公司企业的决策研究，都必须充分地占有材料。档案是史实的最为原始的材料，在各种参考文献中，最具权威优势。 第四，档案是宣传教育的生动素材。在国家政治生活中，档案常用于爱国主义、革命传统和基本国情教育。一个公司的历史档案是该公司奋斗创业的见证，用来教育员工，发展企业文化，增强凝聚力和树立外部形象，具体生动，富有极强的说服力和感染力。 第五，档案是维护权益的法律书证。档案所记录的各种具体的社会活动，真实的反映了当事者应有的合法权益，其中包括了立法性质的文件、证明性文件和相互交往的各种文件材料，如法律、法规、政策、协议、合同、名册、条据、帐簿、来往信件等，都为当事者提供了保护自己合法权益的各种法律凭证。 （二）档案发挥作用的规律 1、时效律和扩展律。 有些档案的价值有一定的时限，并随着时间的推移，其价值逐渐衰弱，甚至完全丧失。人们称之为档案的时效律。形成档案价值时效律有三个方面的原因，一是因为一部分档案的内容，在一定时期内，其参考价值较高，以后则逐渐弱化或失去效用；二是因为载体材料