职业素养-L4(协商).ppt

职业素养（士气）第四级 尚和管理咨询有限公司 2008年12月 L4-P 1.报告·联络·协商……报·联·商 接受命令后必须进行汇报。报告了才算工作真正结束。针对工作发出命令，就等于赋予了完成这项工作所需要的责任和权限。发出工作命令的人，要始终对工作的成果给予关注。与预想差别较大时，或者修正命令，或者发出新的命令。 接受命令后，虽然必须进行报告，但是如果报告的不好，很容易造成付出的努力得不到应有的认可。 以下事项可以说是工作中的家常便饭： 与命令（目的）不相符的报告 搞错汇报对象的报告 不合事宜的报告 报告场合不适宜 报告时间过长 只有自己能够明白到底想说什么的报告 月度报告书（示例） 报告的原则——月度报告书为例 （1）基本的报告方法 我们在开始新的工作是，或者到了一个时间节点时，有义务向上司、相关人员报告计划和结果。 报告要： 找准时机 向上司或者相关人员 将工作内容的始末 简洁明了地（先说结论，后说经过） 以下列适当方式进行： 口头（内容较简单时） 报告书（内容复杂或者需要数据时） 召开会议（具备紧迫性或者与多人相关时） （2）对接受报告方的基本要求 接受汇报方法的PDCA 报告书的写法 逐条列举，加上大标题。看了标题就能明白内容。 措辞浅显易懂，文字表述准确。 文体统一，立论明确贯通。 数量要用图、表格等表示。 开会的方法 1.准备 （1）考虑会议的纲要 明确会议目的，确定议题 事先制作议案并进行探讨 尤其要注意议题的要点 对于议案·讨论事项，要调查把握领导的思路、方针如何。 （2）策划会议进程 时间、地点、会议领导、记录员等。 讨论时要注意下列事项： 议事顺序 需要说明的事项 说明的方法 如何主持讨论 制定会议整体的时间表 （3）备齐必要的资料，发出通知 给每位参加者准备必要的资料 准备必要的器具（地图、表格、胶卷胶片） 下达通知（议案书、携带物品、出席/缺席的回复） （4）准备会场 舒适、采光好的房间 桌子、椅子的配置合适 坐席上的名牌、记录文具、其他物品等。 白板、投影机、必要的视听设备 根据房间大小准备麦克等扩音设备 2.会议主持人（领导）的作用 （1）会议开始 保证准时开始。 明确说明会议的目的、原因、议题。 明确需要讨论的问题点，说明会议的进行方法、预计时间。 确认与会者是否理解了以上内容。 （2）注意将大家的意见都引出来 问题提示要清晰明确，让与会者清楚理解应该引出何种意见。 作为领导，除提供准确的信息之外，不可表述自己的意见。 不要让发言一边倒，要引导发言权的公平性。 当一个人占用过多的发言时间时，要巧妙地化解。 讨论陷入混乱时，要善于把握和引导。 讨论偏离主题时，要迅速使其回归到主题上来。 发言者的内容不够充分时，要提问和补充，让与会者理解。 确认讨论内容并归纳。 （3）导出结论 将每人提出的意见、提案加以总结导出结论。 发布结论并让大家表决。 确认结论的实施方法、责任人、其他必要事项等。 （4）归纳总结 对决议项再次确认。 宣布会议结束，闭会。 会议上的注意点 （1）出席会议时 认真了结议案内容，准备好要提的问题、意见。 准备好参加会议所需的物品（议案、资料、纸笔等）。 不迟到，有不明白的地方要提前到会认真确认。 有意见积极发表。 发表意见不能带有个人情绪或者信马由缰，要富有建设性。 其他人发言时不可中间插话。 认真明确把握别人发表的意见的真实意思。 当自己的意见受到别人的反驳时，不要动情绪而纠缠于细枝末节的内容。 发表反对意见时，要十分注意发言措辞和态度。 意见、发表方法等（措辞、速度、层次等）要在平日多训练，力求能在短时间内将自己的想法表述清楚。 （2）发表意见时 表明自己的立场时要有切实的理由和证据。 发言时要有自信和热情。但是切不可发火、言语轻蔑、态度专横。 即使发言到最关键的地方，如果别人插话，要将自己的话停下来倾听对方。 发表自己的论点时，不要将同样的话反复强调。 话说完了要确认自己所讲的别人是否听明白了。必要时要进一步说明或者归纳。 （3）对于反对意见 要明确理解对方的论点。 对方主张要点的意思、思维方式要清晰把握。而且，要分析对方为什么要提出这样的论点。 在断言对方的论点没有价值以前，要考虑对方的话有多少可以接受。其次，要思考自己所不能接受的内容的范围。 提出反对意见以前，要向对方确认对方的论点。让对方因自己所想表达的内容的到别人的理解而有满足感。 因为如果自己过于激动，则有可能误解对方所讲的内容。 （4）会议上如何对待默不作声的人 开会以前和与会者进行沟通。 尽可能征求沉默者的意见， 把他拉进讨论中来。 比如， “你对这件事的相关人员非常熟悉，你认为他们是怎么想的？” “你的下属对于这件事情持什么意见？” 领导要对他的发言进行帮助。 向这些人征求意见时，要给