公文格式流程.DOC

公文格式流程 李克实 中国人才研究会副会长 我们来讲一下公文格式流程。这个公文格式流程我讲两个问题，第一个问题就是公文要素格式。第二个是说一下公文办文流程。这个就是主要内容就是我们通常讲的公文处理，这个涉及到是这方面的，但是我只挑里头我们在公文处理过程当中，范文过程当中经常出现的错误、问题，给大家做个介绍，就不展开了，你比如包括最后公文的装订、归档咱们就不讲了，主要讲讲在办文过程当中的经常出现的。 一、公文要素格式 （一）公文外观 首先我们说一下公文要素格式的问题。那么什么叫公文的要素格式？或者叫格式要素？我们大体上讲到公文格式的时候，我想有两个概念。一个格式说的是它的外观、尺寸，你比如说我们一个公文，它有一些术语，它左手这边我们叫订口，它就是装订用的。那么上头这块的话叫天头，就是顶上我们也叫作说，公文要留天嘛，留多大这个有尺寸有标准的，大了不行小了不行，这个底下的这个空白处叫地角，这个都是我们这个印刷排版的标准术语，叫地角。右边这块叫裁口，为什么叫裁口呢？因为公文装订的时候是以左上角为准，然后多余的裁掉，所以它这个就是生产流程的这么一个叫裁口。这个的话就是有它名称的，这个都是一些格式问题。另外还有就是尺寸，这个相间的距离，字号、字型，这个标题多大，这个横头多大，还有这个就是说中间那个红线，叫反线，这个叫腰线，那么这个的话是多粗，这个颜色、行距、字距像这些，我们的话都是叫它，也叫格式，但是这些格式的话是一种外观格式，或者叫尺寸格式，这个我就不在这说了，咱们因为有标准。这个谁知道就行了呢？我觉得咱们印刷车间打字员知道就行了，我们就是来编制公文在制作写作公文的同志，应该把更多的注意力放在公文内容本身。 （二）公文格式要素 但是也要注意格式的另外一个就是公文要素，就是格式要素，这个就是说是大概有这么几种，就是它的具体的内容编排。一个要素那话就是说他的密级急缓。前面我讲了，一个是位置，这个东西，再有一个怎么选用，密急的话我们必威体育官网网址规定都有，谁来定拟，怎么定拟，什么标准，这个都有详细的规定。然后要注意就是公文的密级，就是要分清楚，就是拟文密级，那么就是在拟文过程当中，一般呢我们就用那个，你比如说红色的这个章，盖在其他位置上，不要盖在左上角，盖在其他的空白的位置，什么绝密，机密，盖一个章，表示在拟文运转过程当中它的密级，这个正式印刷的这个就黑字，这个的话就是直接印在上头，急缓，有的需要标你就标，不需要标不要都标，那么我们反正是急缓的话就是最低一级就是急件，就是急，急件，这个的话那你说再来一个说非得要标，那我们不急的也标个不急，那没必要，是吧，不标就完了。 这个第二个的话就是发文标识，发文标识。我们这个发文标识这是，就是单位名称可以使用简称，我后头发文标识我还给大家，在格式处理的时候有一些问题我再跟大家解释。 发文字号，发文字号的话一般是这样子的，就是没有具体的规定发文字号怎么定，也没有规定不超过多少个字，我们一般掌握三到五个字，就是不要太长。你像这个中发就是俩字，国发俩字，国办发仨字，尽量地短吧。有的那个文号这个字很长，我想是多最好不要超过五字，你要非得是六个字，那你措不过来没办法，但是你不要让人家错解就行了。 第二个的话这个字号要注意，就是说和你的上级机关不重复就可以。你在这一个地区，人家不会有误会，这个所以说的话你这个就是说是可能和全国某一个地方，不相干的地方重了，那也倒问题不大，但是不要和你的上下级在本地区发生撞车就可以，这是把握一个原则。再有一个我们一般的规则就是说，第一个字表述的是地区或者是部门，第二个字的话是具体承办的单位，第三个字是发文方向，这个另外过去说什么字，最后，宝盖头加子那个字，那个字不要，不要，这个过去传统的你像50年代的时候都有一个，这个国办发字，那个字不要，这个也是缩短的一个办法，这是发文字号。 另外那个发文字号里头编制当中不要有歧义，就是让人理解成别的，有的就是很滑稽，原来你像我们比较早期人事部、人事司的文就叫人人发，说这也倒挺好，挺吉利的，但是说呢这个就是说听上去比较可笑就是，尽量的就是避免带来别的这个含义，宁肯你比如说加个字都可以，这是字号的编制。 标题，标题就是说这个里头有一个这个问题，就是主办机关名称要不要，这个按照我们工作条例，这个主办机关名称是必要的，这个是必须要的，那么但是我们在实际上执行这个公文的时候，有很多单位就不要，就省略了，说上面有红头，谁的文件都很清楚，我干吗非得要一个机关名称，就上来就是关于什么的通知就完了，我想这个事怎么把握呢，有这么一个原则，这个咱们实事求是地讲，有一些文件当中可以省略，从现在实行情况看也是这样。什么文件可以省略呢？就是它不脱离红头的原件独立发挥作用的公文，那你可以省略。那么你比如说请示、报告这些东西它都一般它都不会脱离红头，就是原件独立发挥作用，它都是当时一次性地