英语应用文写作12-备忘录英语应用文写作12-备忘录.ppt

* * Memos Activities 备忘录（Memos） 备忘录是一种录以备忘的公文，在公文函件中，它的等级比较低。它是公司内部最基本最常用的一种传递方式，主要是用来提醒、督促对方或就某个问题提出自己的意见或看法。在业务上，它一般用来补充正式文件的不足。备忘录通常由公司统一制成标准表格。 Sample:The following is a memorandum. Please read and try to understand it. Memorandum To: Mr. Smith, the managerFrom: CarlDate: May 6th, 2007Subject:Symposium（讨论会） In order to strengthen Sino-foreign cooperation, a symposium will  be held at the conference hall in Sept. 25, at 9:00 a.m.. Please  prepare for it and be there on time. Cc:Amada, Hamsun 备忘录 收笺人：经理史密斯先生发笺人：卡尔日期： 2007年5月6日事因： 讨论会 为了加强中外合作，将于9月25日上午9点在会议厅召开讨论会， 请做好准备并按时到会。 抄送：安默达，哈姆森 通过上面的样例，可知备忘录的基本格式和要求如下： Cc: Alice, Carl 最后一行 抄送 You are reminded to… 事因下方（时间、地点、事宜） 正文 Sales Reports 日期下方 事因 March 12th, 2007 发笺人下方 日期 From: John 收笺人下方 发笺人 To: The manager 题目下方左顶格第一行 收笺人 Memorandum 备忘录本文上面正中央 题目 举例 位置 内容 在上表中，From一栏中的发笺人和To一栏中的收笺人可以是姓名后加其职位和部门，也可只写职位。收笺人的姓名前加上Mr. Mrs. Ms. Dr.等，而发笺人的姓名前则不写。Subject(事因)，一般用名词或动词词组等作简要叙述。Body(正文)是备忘录的主要部分，应力求简明扼要。最后，结束语时不用签名。如果该备忘录同时还发给其他人，在末端Cc（或C:）（抄送）之后写上其姓名即可。 Sentence patterns about writing memos I would like to remind you... 我想提醒您…… You are reminded that... 特提醒您…… From...I discovered that...so I suggested 从……我发现……因此我建议…… that… Mr. Wang is reminded that... 特提醒王先生…… I have the pleasure of announcing that... 我荣幸地宣布…… Please give her...when she starts... 当她…… 请给予…… I’m very glad to have the pleasure to 很高兴有此荣幸提醒您…… remind… Names of memos giver Sales Manager 销售部经理 Assistant Sales Manager 销售部经理助理 Sales Accountant 销售部会计 Managing Director 管理部主任 Office director 办公室主任 Names to whom memos are given Departmental Manager 部门经理 Regional Sales Manager