外贸部内部交流分享之细节决定成败.pptx

深圳市比洋光通信科技有限公司 外贸部交流分享之 细节决定成败 导语 所谓细节，就是细小的环节或情节，通俗的讲，就是细枝末节。传统思想一贯认为细节并不重要，也有成大事者不拘小节之说 因为一个马掌钉丢掉一个王国的故事 海尔集团张瑞敏曾经拿一个例子比较中日两个民族的认真精神 德国与日本的崛起。为什么全世界公认德国与日本的工业产品数一数二 撇开业务员不可控的环节，我们应该在哪些细节方面下手 从某些方面来讲，我们外贸行业的性质是更接近服务业的 外贸流程中的环节 外贸流程图 外贸的环节 下面我们就外贸流程中的各个环节来谈一下其中的细节 开发信（已分享过） 询盘与复盘，报价与议价 样品确认 形式发票与合同 客户付款之前都属于未成交客户，其细节尤为重要 生产过程 联系安排发货 发货后的追踪 客户的售后服务与新订单 外贸各环节中的细节 2.询盘与复盘，报价与议价 收到询盘/询价的回复，当天或者第二天能否整理出价格，如果有相关资料，24小时之内必须回复，如果没有相关资料也应及时告知客户，表示邮件/询价已收到，我会在什么时候提供给你相关的资料。这是一个你做事是否有效率的信号，发达国家的人喜欢工作的时候高效率的人。 你的邮件签名是否完整，是否提供了不在电脑面前时可以找到你的方式，老外是否可以在紧急的时候联系到你，老外工作的时间很有限，下班后基本不看邮件（老板例外），这就是为什么我们每次和客户确认一个问题都要等一天。 我们要了解客户所在地的上班时间，以此调整自己的时间与客户联系。世界各国客户上班时间表 报价单是否注明了报价有效期 每封邮件发送前是否检查了邮件内容的拼写，语法，字体，段落，布局甚至标点符号有没有问题。 邮件附件的命名规则，报价单，参数表，说明书，产品图片……命名中是否需要要有Bynet，是否需要显示产品名称，是否需要包含发送时间，Bynet quotation of Patch cord Quotation of patch cord-byne Bynet quote to Peter for Patch cord外贸各环节中的细节 3. 样品确认 样品参数是否反复确认，是否有明确的样品参数表或者邮件记录，切忌我记得客户要求……我以为……客户好像说过…… 有些通过电话确认的细节，或者面谈确认的细节，结束后必须有相应的邮件把要点复述一遍，并征求客户的确认 样品费用是否明确，快递费用是否明确 样品邮寄的时候是否随寄了名片，Catalog, 价格表，参数表…… 样品是否在显眼处有标签或吊牌，标示出产品信息或公司信息，让客户拿起样品就知道是我们的 样品的包装是否考虑抗压抗震防摔甚至防水，拆箱时防割伤等等 样品寄走后是否及时提供快递单号给客户，有些业务员会把底单扫描给客户。 自己追踪快递签收后或者清关完成后及时通知客户确认。如果不确认被他同事签收后放哪个角落里都有可能 外贸各环节中的细节 4. 形式发票与合同 供求双方信息是否完整，千万不能有错 是否有订单号和签约日期（必须有），交货日期（尽量有,end of April） 交易条款和金额不容有错，总金额的大写不能按照自己的理解随意写，有官方标准的。SAY USD XX THOUSAND XX HUNDRED AND XX DOLLORS XX CENTS ONLY 是否有完整的Description，准确描述。 如果超出一页的文件，每页都要盖章，有必要的盖骑缝章 付款方式和预付款比例，何时结尾款要明确 提供的银行账号要规范，开户地址的翻译要准确 （Long Hua Branch Longhua Branch 外贸各环节中的细节 5. 生产过程 生产进度是否有向客户汇报，不要等着客户来催问进度 生产过程中应主动向客户索要货代的联系方式 如果交期已经知道要发生延期或者提前，应及时与客户沟通汇报 如果生产过程中发生单货不符的事情立即向客户汇报，（除非自己内部能解决）不要自己认为客户能或者不能接受 大货是否通过了品质部的检测，自己对质量是否心中有数。 弄清楚客户是否需要验货。 生产结束前是否与货代沟通好发货相关事宜 生产结束前是否已做好相关出口单证，核对实际重量体积是否需要更改 发货前摸清楚客户是否需要产地证一类的需要申请的文件 外贸各环节中的细节 6. 联系安排发货 货物生产完成之前是否已安排好装运时间与送货时间，将确认的发货时间通告客户知晓。 发货前明确此票货物是否需要报关 是否按照代理要求格式（如有）做好出口单证 是否在送货之前就确认了这批货物的相关费用是否合理，可否议价 包装完毕待运时要拍照发送给客户，外箱情况