Excel 数据的输入技巧(gift).doc

Excel 数据的输入技巧 1同时在多个单元格中输入相同数据 ⑴选单元格：按下Ctrl键，用鼠标逐个单击要输入数据的单元格（可以是相邻的，也可以是不相邻的）；如图D-01所示。 图 D-01 ⑵输入数据：在选中的最后一个单元格中输入数据(例如C12)，然后按下Ctrl＋Enter键,所有选中的单元格中都会出现相同的数据，如图D-02所示。 图 D-02 2 同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据 ⑴选择工作表：按下Ctrl键，用鼠标逐个单击要输入数据的工作表标签（例：sheet1和sheet3），之后会看到Sheet1和Sheet3成反白显示，在Excel标题栏中提示已选定为[工作组]，如图D-03所示。 图 D-03 ⑵输入数据：在第一个选定的单元格中输入或编辑相应的数据， Excel将自动在所有选定工作表的相应单元格中进行相同的操作，如图D-04、图D-05所示。 图D-04 图D-05 图 D-04 图 D-05 ⑶取消选择多个工作表：可单击任意未选中的工作表。如果未选中的工作表不可见，那么用鼠标右键单击选中的任一工作表，在快捷菜单上选择“取消成组工作表”。 图 D-06 3 自动更正法 如果在一张工作表内需要在多处输入长度很长并且需要高度统一的文本，例如一些国家标准的名称，如“《工业设备及管道绝热工程质量检验评定标准》[GB50185-93]《工业设备及管道绝热工程质量检验评定标准》[GB50185-93]《工业设备及管道绝热工程质量检验评定标准》[GB50185-93]=CONCATENATE($A$1,B1,$C$1)，如图D-10所示。 图D-10 以后我们只要在B1单元格中输入“1954”，回车确认后，则D1单元格中将快速输入“上海市华山路1954号”，如图D-11所示。 图 D-11 以后，我们只要在B2、B3单元格等填入“2000”，“2018”等文本，并将光标移到D1单元格的边界处，出现“自动填充柄”，向下拖动，如图D-12所示。 图 D-12 操作完成后，则D2、D3单元格就会自动填入“上海市华山路2000号”、“上海市华山路2018号”等文本，如图D-13所示。 图 D-13 （操作结果参见ch_D_01.xls文件） 5全局替换 有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本，特别是要多次输入一些特殊符号，例如 ☆。为了输入这些特殊字符，我们往往需要频繁的启动输入法的软键盘，从中选取这些字符，非常麻烦，严重影响了数据输入的速度。这时可以采用用全局替换的方法来解决这一问题。 首先，在需要输入这些符号的地方中输入一个代替的字母，录入“V”（注意，该字母不能出现在其他不能被替换的地方）。 表格制作完成后，选择“编辑”下拉菜单中的“替换”命令（或按Ctrl+H键），打开替换对话框，如图D-14，在查找内容下面的方框中输入代替的字母“V”，在“替换值”下面的方框中输入“☆”，并且一定要将单元格匹配前面方框内的“√”号去掉。 图 D-14 如果表格中确实有不能被替换的“V”时，按替换按钮一个一个去替换，这样做就避免了不必要的替换，在替换前，最好先选定A1单元格，使得Excel能够从头开始替换，从而保证每一个需要替换的地方都被替换掉。如果不存在不能被替换的“V”，可以按全部替换按钮，一次性全部替换完毕。 6 快速进行中英文输入法切换 一张工作表常常会既包含有数字信息，又包含有文字信息，要录入这样一种工作表就需要我们不断地在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦，为了方便操作，我们可以用以下方法实现自动切换首先用鼠标选中需要输入中文的单元格区域”,在“模式”下拉框中，选择“关闭（英文模式）”，单击“确定”返回。 不管以前的输入法有没有打开，我们在输入A列的数据时，输入法都户自动打开；接着输入B列数据时，输入法就会自动关闭，不需要频繁的切换输入法了。 （操作结果参见ch_D_02.xls） 是不是很方便，赶快行动吧！