项目管理常犯的14个错误.doc

项目管理常犯的14个错误 将近70%的IT项目会超出预算或者是延期完成，究其原因，往往是缺乏良好的计划、通畅的内部沟通，以及合理的资源分配。 　　许多IT项目管理顾问和软件提供商经常抱怨，“甲方”总是一再犯下相同的错误。不是IT小组没有遵守标准的项目管理流程，就是没有相应的人员来开展项目，或者没有评估有可能危及项目的风险，也没有确定缓解这些风险的办法等等。诸如此类的错误还有一大堆，足以“致命”。 　　有业内人士指出，若能避免这些最常见的IT项目管理陷阱，不但会提高项目的成功率，还能提高内部客户的满意度，业务部门也会成为受益者。一个按时、按预算交付的系统，必将提升业务部门的竞争力。 　　本文列出的14个最常见的项目管理错误，将有助于发现IT项目在哪些环节易出现问题，以便采取某些措施来加以改进。 　　第1个错误 　　缺乏拥有相应技能的技术人员。 　　影响：资源配置不当名列最常见项目管理错误的首位。要是没有为项目配置相应的人员，会毁了项目。 　　办法：项目管理软件厂商Primavera的CEO Joel Koppelman说：“成功完成项目的关键就是找到具有相应技能的技术人员，再全面的规划也解决不了人手不足的问题。”IT和项目经理需要完全了解项目所有相关人员的技能和工作量，其中包括顾问、承包商和外包商。因为即便他们从事的工作占到了总量的很大一部分，技能评估环节也常常会忽视这群人。另外，IT和项目经理知道了谁在从事什么工作以后，还要弄清楚如何针对众多项目和日常工作来分配资源。 　　IT基础设施咨询公司GlassHouse Technologies的创办人Richard Scannell说： “虽然项目管理方面有多种组织模式，但运作起来都不咋样。没有简单的办法可以解决资源分配问题。协调好人员和项目的潜在办法就是任命资源经理来负责为每个项目指派人员，并确保人员合理分配到了诸个项目上。” 　　Scannell建议成立“专家小组”，专家小组的成员专门从事某个特定项目，在一年或者更长的时间内不用承担其他传统的工作职责。 　　惠普公司软件部门项目组合管理中心的Ken Cheney也建议，应针对项目而不是针对某项任务来分配资源。 　　Cheney表示，如果很难为项目配备足够人员，那么取消“可自由支配的”项目（比如与业务战略不是紧密相关的项目），也许能腾出一些资源。另外，他建议分析IT人员正在从事的全部项目组合，剔出一些不是很要紧的项目，以减少人员配备。 　　第2个错误 　　缺乏经验丰富的项目经理。 　　影响：要是没有合适的项目经理来掌舵，项目很快就会失去控制。 　　办法：聘请拥有管理资质的项目经理。 　　冠群公司北美区服务副总裁Matthew Strazza表示，优秀的项目经理要具备过硬的“软”技能，他们要知道如何让会议顺利进行、管理风险以及如何应对不同利益相关者，其中包括关注功能的业务人员、注重系统安全的IT人员，以及担心预算的财务人员。“如果你没有解决好财务问题，没有管理好每周的预算，没有通知客户所发生的任何变化，很快就会遇到麻烦。” Strazza说。 　　另外他补充说，优秀的项目经理还要具备技术专长，熟悉所部署的任何一项技术。 　　第3个错误 　　IT部门没有一套标准且可重复的项目管理流程。 　　影响：缺乏一套方法会加大项目风险，会忽视与项目相关的任务，最后项目可能不得不推倒重来，以至于项目无法按时按预算完成。 　　办法：一套管理方法可以有效管理项目，并且让项目的参与者清楚明白地执行项目有关的所有活动。 　　项目组合管理解决方案提供商Métier的CEO Douglas Clark建议制订可重复的流程，用于确定范围、安排进度、分配资源及与利益相关者之间的沟通。他说：“这些是需要首先掌控的方面，因为它们可能会给你带来最大的回报。” 　　第4个错误 　　IT部门受制于僵硬的程序。 　　影响：过于僵硬的程序使项目团队缺乏灵活性，而缺乏灵活性让利益相关者觉得沮丧。 　　办法：保持灵活，并与项目发起人和利益相关者进行沟通。 　　纽约市咨询公司Intellilink Solutions的总经理Fumi Kondo曾经看到过软件开发人员与项目经理之间的一次交流，“开发人员告诉项目经理，不需要额外工作量，他就可以为应用软件添加额外功能。但项目经理告诉开发人员不要添加，因为用户并没有要求这些功能。如果是我自己，我会去跟用户多沟通，看看这些功能是否有用，只要不影响预算或者进度，提供更多的功能没什么不好。” 　　第5个错误 　　没有跟踪项目出现的变化。 　　影响：项目预算激增，进度一再延迟。 　　办法：遵循正规的变更请求流程。 　　Strazza建议，谁要求变更项目范围（比如添加特性或者功能），谁就要在范围变更文档中解释清楚具体的变更，项目经理要确定该请求对预算