TC07 行政管理流程.ppt

* 是否通过 发文部门负责行文并填写发文登记表 盖章 文档管理员或行政人事管理员登记公文 编号并进行规范核定 打出样稿并校对 公文草样 是否无误 行政管理部 /发文所在公司办公室 发文部门 是 否 按批示修改文件 部门经理审阅 是 否 交行政管理部/办公室 是否通过 行政管理部经理/办公室主任审阅（如无办公室主任岗位则直接提交主管领导） 是 否 年底交文档管理员 发文 公文立卷归档 登记发文情况 待发公文 正式公文 签收文件 存档 公文管理（发文） 存档 根据公文的重要性审阅 是否需要修改 签发文件 是 否 集团公司总经理/主管副总/各子公司总经理、副总 A A 档案归档及 维护流程 TC-07-01-01 印章管理（用章）流程 发文登记清单 发文登记表 根据公文涉及的使用范围的不同，由集团公司或子公司的负责人审核 注：发文需要加印公章的，发文部门应将用章签批单与发文登记表同时提交审批 公文立卷归档 部门经理审阅 是否需要下发办理 外来公文 行政管理部 相关部门 年底交文档管理员 档案归档及 维护流程 是 否 否 通知相关部门签收文件 办理还文手续 来文 签收、登记阅文单 是否需要公司 领导审阅 批阅相关文件 集团总经理/主管副总/各子公司总经理、副总 已批示的公文 已批示的公文 存档 是否临近/超过时限 文秘催办 办理完毕的公文 是 外来公文 部门经理签收传阅、 负责办理或组织学习 是 否 公文管理（收文） 文件催办单 TC-07-01-02 文件处理单 对于全公司范围内发放的公文或外部公文的收文处理 行政管理部 相关部门 文档管理员拟定集团子公司公章刻制或公司领导私章刻制计划 取回制作印模备案 签收启用 刻章申请表 部门经理审批 交指定印章制作单位刻制 前往市公安局有关 部门办理刻章批文 是否存在旧印章 是 否 印章管理（刻章） 提出刻章申请 印章管理 （销章）流程 是否同意 部门经理审批 否 是 部门签批的刻章申请 机构设置或单位 名称变更文件 印章刻制计划 结束 是否符合通用的刻章规定 通知相关部门 否 结束 开具刻章行政介绍信 是 印章使用范围说明 通知相关部门取印 及印章使用范围说明 审批 是否同意 交由行政管理部执行 是 否 公司总经理/分管副总签批的刻章申请 TC-07-02-01 集团公司总经理/主管副总/各子公司总经理、副总 行政管理部 相关部门 提出用章申请 文档管理员登记、用印 需要盖章的公文 是否符合说明 部门内部登记、用印 印章使用登记表 是否需要公司总经理/主管副总审批 行政管理部 经理审阅 否 印章使用登记表 印章管理（用章） 用章签批单 部门经理审批 是否需要使用公司印章 是 是 结束 否 需要盖章的公文 部门签批的用章签批单 需要盖章的公文 部门签批的用章签批单 是 否 文档管理员确认 公文使用目的 集团公司/子公司总经理/主管副总提出批示意见 需要盖章的公文 公司领导签批的 用章签批单 是否符合用印规定 通知相关部门 否 需要盖章的公文 行政管理部签批的 用章签批单 是 是否同意用印 是 否 印章使用范围说明 TC-07-02-02 目前，各子公司的公章将由集团公司行政管理部代管，在各子公司人员招聘工作完成并且子公司运作比较成熟的情况下，经集团公司总经理批准后各子公司公章将下发各子公司办公室管理； 各办公室的用章管理流程参照行政管理部流程，由行政人事管理员负责具体用章管理工作 行政管理部 相关部门 文档管理员下发销章通知单 部门经理填写 书面申请报告 延期销章申请 行政管理部经理审批 机构撤消或合并 是 否 印章管理（销章） 销章通知单 业务未完需要延期 销章通知单 提交行政管理部 是否批准 文档管理员收回旧印章 组织销毁 是 否 留用至业务完成 刻章管理流程 TC-07-02-03 相关部门 行政管理部 分类、编号、立卷、 确定保管期限及密级 编写档案目录上架 档案主管部门 经理审核签字 销毁档案清单 定期组织鉴定应销毁档案 编制销毁档案清单 相关部门、文档管理员 共同监销并签字 档案归档及维护 项目负责人、各部门兼职档案员负责日常档案收集、整理 兼职档案员参加并接收和整理所有档案资料 按归档的时间要求将部门 的档案资料移交公司文档管理员 各类档案资料 档案登记表 文档管理员检查 上交的档案材料 与归档部门 办理移交手续 是 是否符合归档要求 否 返还相关部门 档案资料 库存维护 定期对档案进行 鉴定工作 对档案信息进行加工 编研、开发利用 报上级主管单位备案 按规定进行档案的统计、清理、核对工作 TC-07-03-01 案卷目录 公司文档管理制度、公司档案编号制度 所有归档的文件在未销毁期间，都应制作复印件，以防原件损坏 提出借阅或查阅档案申请 借阅/查阅档案申请表 归还所借阅档