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AA公司公文使用规范
AA商业零售策划服务有限公司
公文使用规范
为适应AA公司规范化的管理要求,建立健全公文管理制度,规范公文运行流程,根据集团有关公文管理的规定,特制定本规范。
第一条 公文使用范围
公文是传达、请示和答复问题、指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。
第二条 公文处理部门
行政人事部是公文处理部门,主管并指导各部门的公文处理工作。
第三条 主要公文种类
一、通知:发布规章制度,转发上级、同级和不相隶属部门的公文,要求下级部门办理和需要周知或共同执行事项,任免和聘用,用“通知”。
二、通报:表彰先进,批评错误,传达重要情况,用“通报”。
三、报告:向上级部门汇报工作,反映情况,提出建议,用“报告”。
四、请示:向上级请求指示、批准,用“请示”。
五、函:向合作单位及其它外部单位商洽工作,询问和答复问题等,用“函”。
六、会议纪要:传达会议决定事项和主要精神,用“会议纪要”。
第四条 公文成文规范
一、关于发文字号
主要分为AA字号、AA财字号。
(一)AA字号指行政类文,主要为行政管理类,包括重要的决议、决定、人员任免、聘任通知、规章制度、办法的颁布、通知等(一般性的会议通知除外)。
(二)AA财字号指财务类文,主要为财务管理类,包括财务管理制度、表格等。
二、关于发文流程
公文由公司总经理批准签发后,到行政人事部办理登记手续,文号使用由行政人事部统一管理。
第五条 存档管理
AA字号(行政类)发文原件交行政人事部归档。
AA财字号(财务类)发文原件交财务管理部归档,复印件归行政人事部归档。
第六条 其它注意事项
一、公文使用须遵循一事一文的原则,文字须简明扼要;
二、发文应统一使用打印件;
三、向上级部门的行文,应只主送一个上级部门,如需同时送其他相关部门,可用抄送形式;
四、对外公文发文,应当加盖公章。
第七条 本规定自发布之日起施行。附件1:AA公司内部联系函(公司内部使用)
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内部联络函
收件部门 收 件 人 发件部门 发 件 人 抄 送 发件日期 重要程度 □一般;□重要;□非常重要;□必威体育官网网址(绝密); 紧急程度 □一般;□紧急;□特急; 联络目的 □批示;□处理;□协调;□发布;□参考; 文件编号 主 题
(以下是正文)
部门负责人审核意见: 总经理批复意见: 文件编号编写方法:
部门首两字拼音缩写/年份 /文件序号.
如:DD/2011/0001
订单管理部:DD
经营分析部:JY
财务管理部:CW
行政人事部:XZ
产品供应部:CP
技术工程部:JS
附件2:AA公司内部联系函(报送集团使用)
AA商业零售策划服务有限公司
内部联络函
收件部门 收 件 人 发件部门 发 件 人 抄 送 发件日期 重要程度 □一般;□重要;□非常重要;□必威体育官网网址(绝密); 紧急程度 □一般;□紧急;□特急; 联络目的 □批示;□处理;□协调;□发布;□参考; 文件编号 主 题
(以下是正文)
总经理审核意见: 审批意见: 集团办(总裁)意见:
附件3:AA公司文件会签表
AA商业零售策划服务有限公司
文件会签表
兹通知以下各部门(负责人)对本文件进行会签,请各部门给予审阅并回复意见。
会签跟进部门:________________
文件编号 文件主题 起草部门 起草日期
会签部门 □总经理 意见: 签名日期: □订单管理部 意见: 签名日期: □经营分析部 意见: 签名日期: □产品供应部 意见: 签名日期: □技术工程部 意见: 签名日期: □财务管理部 意见: 签名日期: □行政人事部 意见: 签名日期: □ 意见: 签名日期: 拟稿 拟稿人填写表格 所属部门经理审核 总经理审核
行政人事部编号 发文 归档
2、发文管理流程图【需要印鉴类】
拟稿 拟稿人填写表格 所属部门经理审核 总经理审核 【盖章(无公文呈批表需填写印章申请表)】 行政人事部编号 发文 归档
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