现代秘书工作实训项目教程 教学课件 ppt 作者 陆璐 04.pdf

模块四 会务组织与管理 项目一 会前策划与预案制定 T项目情境 中迅显示器有限公司是我国主要的电脑显示器生产基地之一，去年实现销售 额 8 亿元人民币，产品 30% 出口海外，并不断保持产量连年递增的势头，质量管 理也达到了同行业的先进水平。为适应生产规模的进一步扩大，去年底，该公司 又扩建了 1 万平方米厂房，增加了 3 条国际先进的生产流水线，使显示器年生产 能力达到了 100 万台。 产量增加了，销售必须跟进。目前，中迅显示器有限公司在全国设有 300 多个 代理商，为了让代理商更多地了解公司的发展，同时展示其即将推向市场的新产品 的优势及性能，研究如何扩大产品销售等问题，公司领导决定 8 月 8 日～10 日在上 海市召开一次全国代理商会议，由公司总经理介绍企业的基本概况及发展远景；研 发部经理介绍、演示新产品的性能、核心技术及测试结果；生产部总监介绍目前企 业的生产能力及生产情况；销售部总监介绍公司产品的销售情况；公司主管副总经 理就下一步销售策略、销售政策及开展销售竞赛评比等事项做专题发言。同时，选 择东北、华北、华南三位销售代表介绍各自的经验，最后表彰 50 家优秀代理商。会 议期间，还要组织与会代表参观企业，利用一个晚上的时间举办一场联欢晚会，安 排代表游览上海市内的几个景点。 为保证会议的成功举办，公司还决定会议地点安排在上海国际会议中心，食宿 也在上海国际会议中心。同时各部门抽调 10 人组成大会筹备处，由张副经理负责， 具体工作包括准备会议所需文件、材料，寄发会议通知，接待，安排食宿，布置会 场，联系上海国际会议中心及旅游景点，预订返程车、船、机票，邀请新闻媒体， 组织联欢晚会，购置礼品等。总经理还特别强调，要在保证会议隆重、热烈、节俭 的前提下，尽量让代表们吃好、住好、玩好。 根据公司领导的意见，张副经理立即从各部门抽调了 10 位同志成立了大会 筹备处，并召开了会务工作会议，对会议准备工作进行了部署和分工。 P实训目标 （1）熟悉会前的筹划准备工作。 （2 ）掌握会议方案的制作。 （3 ）熟悉会议文书的拟写。 P实训任务 （1）为中迅显示器有限公司代理商会议拟定一份会议方案。 （2 ）根据会议的规模、层次和主题，会议筹备处应具体划分哪几个小组展开 准备工作。 （3 ）以筹备处的名义提交一份本次会议经费预算方案报总经理审批。 （4 ）根据会议的内容制作一份会议日程表（要有日期、时间、内容安排、地 点、参加人、负责人、备注等项）。 （5 ）根据会议内容拟写一份会议通知。 （6 ）根据项目情境内容，制作一份会议签到单。 P实训技能 1．会务工作流程图（会前） 确定会议主题与议题确定会议主题与议题 确定会议名称确定会议名称 确定会议规模与规格确定会议规模与规格 明确会议组织机构明确会议组织机构 明确会议所需设备和工具明确会议所需设备和工具 确定会议时间与会期确定会议时间与会期 确定与会者名单确定与会者名单 选择会议地点选择会议地点 安排会议议程和日程安排会议议程和日程 制发会议通知制发会议通知 安排食住行安排食住行 准备会议文件材料准备会议文件材料 制作会议证件制作会议证件 制定会议经费预算方案制定会议经费预算方案 布置会场布置会场 会场检查会场检查 会务工作流程图（会前）会务工作流程图（会前） 2．会议方案制作的主要内容 ①确定会议主题和议题；②确定会议名称；③确定会议议程；④确定会议的 时间和日期；⑤确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要；⑥确定会议文件 的范围，并做好文件的印制或复制工作；⑦确定会议经费预算；⑧确定会议住宿 和餐饮安排；⑨大型会议还需确定筹备机构与人员分工。 3．会议文书管理的主要内容 会议文书的起草、会议文书的审定、会议文书的印发及管理。 4．会议经费的主要内容 文件资料费、邮电通讯费、会议设备和用品费、会议场所租用费、会议办公 费、会议宣传交际费、会议住宿费