财会革命—会计电算化 00003.pdf

时排列，检查是否有错号、重号和漏号。 时排列，检查是否有错号、重号和漏号。 在帐务处理从手工到电算化方式时，要建立三个记帐凭证暂存凭证：银 行存款记帐凭证暂存文件，现金记帐凭证暂存文件和转帐凭证暂存文件。各 凭证暂存文件存储有关的输入凭证，以便机器校验，打出错误信息和人工更 正。经校验的合格文件凭证，用来更新数据主文件，并录入各种记帐凭证主 文件，长期保存，以备日后查询和审计，各凭证暂存文件在当日处理完毕后， 次日输入新凭证前必须删除全部记录。 （3）记帐凭证输入校验的设计。 ①输入凭证号的校验。校验的方法是：除第一张凭证外，将后一张凭证 的凭证号与前一张的进行比较，后一张凭证号应大于前一张凭证号，差数应 为.. 1，否则，则输入的凭证号有错，或排序有错，或输入的张数有遗漏或重 复。 ②科目代码的校验。在计算机内存储一个标准科目码代表工作文件，凡 输入的科目代码都应在表内找到相同的代码，若找不到，则说明输入代码有 错。 ③金融的校验。可采用各系数相加之和同“合计”的核对方法。 ④输入凭证张数的校验。将手工计算的凭证实际总张数事先输入机器， 机器则自动统计凭证的张数，实际张数与机器的总张数应核对相符。 计算机使用以上各种方法校验出数据输入中的错误之后，还应把错误信 息打印出来，以便更正。 □帐务处理子系统的帐务处理过程的设计 1，记帐凭证主文件的更新 记帐凭证主文件包括：①银行存款记帐凭证文件；②现金记帐凭证主文 件；③转帐凭证主文件。这些主文件应每年设置一个，文件名称中含有设置 文件的年份。每月发生经济业务后，及时对该文件进行更新。方法是：将经 过校验无误的各种记帐凭证暂存文件中的各个记录追加到当年相应的记帐凭 证主文件之后。 2.科目汇总 科目汇总数据主文件和明细数据主文件都是根 据当日经过校验的各种 记帐凭证暂存文件进行更新，以便及时了解更改后的新数据。为此，应先将 各种记帐凭证上的科目汇集，再按一级科目、二级科目、三级科目及其借贷 方分别汇总。 3. 汇总科目数据文件的更新 汇总科目的主文件已按一级科目、二级科目、三级科目设 置了记录，记录中包含：（1）上月金额；（2）截止当日的借方累计发 生额，贷方累计发生额；（3）本月余额。每日经济业务发生后，要根据当日 科目汇总的结果，对本文件更新处理。这样，我们就可以了解各科目的各种 金额增减变化和结余情况，也可打出三栏式总帐、二级帐和三级帐。 4.银行存款主文件的更新 银行存款主文件是按年设置，其记录是按日设置，每个记录包括日期， 本日收入，本日付出和余额四项数据。在每日发生银行付款业务后，对本文 件需要加以更新。 □帐务处理子系统的数据输出 □帐务处理子系统的数据输出 输出的格式要与现行簿记的要求相符合。例如：在日记帐，明细 帐中都要求月初有“上月余额”字样的金额，每页第一行要有“承上页”字 样的金额，每一页最末一行要有“转下页”字样的金额。 （2）在输出之前，一切不可现的数据文件，代码，均要转换为用户能 够接受的字符、格式；所有的帐，表都要装上表头；所有凭证都要装上凭证 名及责任人字样。 （3）要考虑输出效率。在设计数据文件的字段名和记录时，既要考虑 输入方便，又要考虑输出要求。输出程序应尽量减少对字段、记录、数据的 再处理，这样，就可以提高输出速度。 （4）若数据处理是用数据库语言编的话，为提高打印速度，可以在输 出程序的编写中，用.. BASIC语言。因为：数据库文件可以分解为数据结构与 数据二部分。当某些数据库文件中的数据需要被.. BASIC语言调用时，只需将 打印数据库文件转换为文本文件（.DBF—. TXT），退出数据库系统，启动 BASIC，即可实现。 帐务处理子系统最终要打印出的文件有以下几种： （1）记帐凭证清单； （2）银行存款日记帐； （3）现金日记帐； （4）总分类帐； （5）明细帐分类帐。 记帐凭证清单包括：银行存款记帐凭证清单；现金记帐凭证清单；转帐 凭证清单。这些清单都是由校验无误的各种相应的记帐凭证暂存文件，于当 日打印输出，反映记帐凭证的名称、日期、凭证号、借方科目、贷方科目、 金额。 银行存款日记帐反映的是银行存款的流动及方向。为反映银行存款的增 减变动，有利于资金的使用，保障其安全完整，要求有严格的规定格式输出。 总分类帐通常使用借、贷、余三栏式格式，总分类帐只是提供资金占用 和资金来源及其变动的总括指标，各科目的借方发生额和贷方发生额都是逐 笔累计的当期累计金额、它可以按日或按月打印输出一次。反 映每日（月） 的借方累计发生额、贷方累计发生额和余额。 帐务处理子系统中要为未设业务子系统的各种业务进行明细核算。因 此，帐务处理子系统不仅要提供有关的明细帐的数据，而且；要按照规定的 格式输出有关的明细分类