某房地产公司研发中心技术档案管理制度.doc

编号：BTYF-11 技术档案管理制度 1 目的、内容与适应范围 1.1 为规范本公司技术档案管理，确保档案资料完整保存，方便利用以及检查与考核。 1.2 本公司技术档案内容：由本公司承建开发的工程项目，凡是具有保存价值的委托书，设计合同、地质勘察报告、政府有关部门审批文件、设计任务书、工作联系单、计算书、概（预）算和底图、蓝图（方案图、初步设计图样、施工图）、变更说明、以及相关电子文件等，都属于归档范围。 1.3 适应于本公司所有的竣工前技术档案管理。 2 引用标准 a) 国档发[1987]6号《科学技术研究档案管理暂行规定》； b) 国标《科学技术档案案卷构成的一般要求》CB/T11822—89； c) 省标《工业企业文件材料整理规程》DB37/T251—1998； d) 省标《工业企业档案分类编号规则》DB37/T180—93； 3 职责 3.1 分管总经理 a) 负责为归档文件资料的交接鉴证； b) 负责档案室的检查和管理； c) 归档文件材料的修改、销毁鉴审。 3.2 研发中心 a) 负责技术档案的归档检查、整理编目和保存管理； b) 提供借阅利用； c) 过期文件资料的清理、销毁报审和处理。 3.3 各相关项目部（项目经理） a) 建设依据、资料的收集整理归档； 设计文件的收集整理归档； c) 工程项目合同正、副本整理归档； d) 来自顾客的文件资料整理归档。 4档案归档 4．1 归档程序 4.1.1 资料整理 由项目负责人配合档案管理员参照〈BTJS-07建设项目归档文件范围〉规定的归档资料范围，对归档技术材料进行分类整理，并由项目负责人填写移交清单。 4.1.2 资料移交 归档资料由各承办部门的项目负责人移交给档案管理员，交接双方按照技术资料移交清单清点，核对无误后，由档案管理员填写《归档文件一览表》，明确归档时间和已归档的内容清单。档案管理员和交接人分别签字确认，并由档案管理部门负责人审核签字，《归档文件一览表》由交接双方各保留一份。 4.1.3 分类编号 4.1.3.1编制类目号 一级类目采用大写汉语拼音字母编写，即KY：科学技术研究、SJ：设计文件类等。在此前提下按照文件所处阶段二次分类，即方案：FA、施工图：SG等。 4.1.3.2编制案卷号 对技术档案分别按年度按项目编写案卷顺序号，阿拉伯数字编写的类目层次中间用隔号“·”隔离，分类号与案卷号中间用间隔号“—”隔开。 4.1.4编写归档说明 对重要的技术资料编写归档说明，并经过档案部门负责人审核签字。 4.1.5档案排架 由档案管理员对归档技术资料按照青岛市相关标准，分别按大类、属类、项类等分类整理排架。档案排架按照从左至右、自上而下的方法，系统反映档案类类目设置的具体顺序。 4.1.6编制检索目录 档案管理员以项目为单位，根据排架顺序对归档资料编制便于查找和使用的检索目录。 4. 2管理规定 4.2.1归档时间 4.2.1.1每个项目一个阶段结束后，对所形成的科技文件加以系统整理，经审查验收后归档。 4.2.1.2一般的工程相关环节完成后七天内移交归档，规模较大的工程应在竣工完成后十五天内移交归档。 4.2.1.3下列文件材料应随时归档: I.没有及时归档的零散技术文件材料； II.变更、修改、补充的技术文件材料； III．应归档的非纸质载体材料； IV．其它临时活动如会议中形成的意见和技术文件材料。 归档要求 4.2.2.1 归档文件材料应当完整、准确、签批手续完备； 4.2.2.2归档文件材料的整理应当系统、规范，归档文件的制作和书写材料应当有益于长久保存，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸； 4.2.2.3应归档的技术材料一般归档一份，重要的和使用频繁的文件材料可根据需要确定归档份数。 4.2.2.4技术资料归档时，同时归档相关的电子文件，由档案管理员确定电子文件是经过审批的最终“版本”后，对电子文件进行整理、鉴定、检测，并编制目录，存入存储载体； 4.2.2.5 电子文件应复制备份文件，确定保存方法和地址； 4.2.2.6 档案部门根据《档案工作考核办法》的规定，按时考核各项目立卷归档情况。 4.2.2.7音像材料（包括照片、录音、录象等）和实物要与文字说明一起归档；外文材料要与翻译材料一起归档；电子文件要与纸制文件一起归档。 5档案借阅 5.1借阅程序 5.1.1 借阅申请 如本单位工作人员借阅档案资料，需填写《档案查阅申请单》，经所在部门负责人同意并签字确认；如外单位查阅档案，需出具本单位有关领导同意并签字确认的介绍信。 5.1.2 借阅登记 在阅览室查阅需填写《借阅登记表》中与借阅相关的内容；借出档案需出具单位负责人同意并签字确认的