会计档案整理杨春民2.ppt

会计档案整理 焦作市档案局 杨春民 一、会计档案定义 二、会计核算材料的归档 三、会计档案的整理 四、会计电算化系统档案管理 五、会计档案的归档范围和保管期限表 六、会计档案的鉴定与销毁 一、会计档案的定义 　　会计档案是指机关、团体、企事业单位或其他社会组织在经济管理活动中直接形成的会计凭证、会计账簿和财务报表等具有保存价值的会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据 通过定义明确： 1、会计档案属于专门档案，具有专业性的特点。它的范围包含：会计凭证、会计帐簿、财务报告等专业核算材料。 2、在财务会计各项管理活动中形成的其它文件材料，如政策法规、计划总结、请示批复等均属文书档案归档范畴。 会计档案的特点 （1）形成的范围广泛 （2）档案类别稳定 （3）外在形式多样 二、会计核算材料的归档 归档的范围 归档的时间 归档要求和归档手续 归档范围 　　 　　《会计档案管理办法》规定会计档案的归档范围包括：会计凭证、会计账簿、账务报告及其他会计核算材料。 不是会计档案归档范围 　　工资年报，职工工资、资金及各种福利审批花名册，养老保金缴纳名册，调整、新增审批表，职工聘用、转正等审批表、协议书，事业统计报表，清产核资材料，财务制度，上级指示文件等均属文书档案。 归档时间和责任人 归档时间：年终立卷，可暂时保管一年，移交本档案机构统一保管。（企业可根据自己情况在会计机构专柜保管） 责任人：会计人员、档案员（档案室存放） 归档要求和手续 要求： 　收集、整理应符合规范 　保持原封装 　签章要完整 手续： 　移交清册 三、会计档案的整理 　会计档案的分类 　会计档案的组卷 　会计档案的编目 会计档案分类方案 　把全部会计档案按四类分开：会计凭证类、会计帐簿类、财务报告类、其他类。 　每一种类的下面，按年度排列，一年内的会计档案可根据保管期限的长短依次排序。 　四类会计档案分别编制独立的案卷号，单独的流水号，形成四本案卷目录。 五种分类方法： 　 会计档案编号： （1）年度编号法 （2）类别编号法 会计档案档号的构成： （1）全宗号 （2）分类号 （3）目录号 （4）案卷号 会计档案常见的排列方法： （1）年度－形式－保管期限 （2）年度－组织机构－形式－保管期限 （3）年度－会计类型－形式－保管期限 （4）形式－会计年度－保管期限 会计核算材料的组卷 　会计凭证的组卷方法 　会计帐簿的组卷方法 　财务报告的组卷方法 　其他核算材料的组卷方法 会计凭证——是记录经济业务，明确经济责任的书面证明，是登记账簿的重要依据。 会计凭证组卷的要求 按月组卷： 按会计凭证形成的时间顺序排列 剔除凭证内的金属物 装订（一般不超过2cm） （以上操作原则性要符合财政局和审计局的要求） 加盖骑缝章（以上就为会计操作）“标案卷号” 装盒——填写封面 抄写会计档案案卷目录 会计档案凭证目录 凭证卷盒和卷脊格式 会计档案（凭证） 凭证盒脊背 会计账簿组卷的要求 会计账簿——以会计凭证为依据，连续系统地记录和反映各项经济活动过程和结果的簿籍，是编制财务报告的重要依据。 死页账： 会计跨年度账放在用完年的年度（截止年） 活页账： 年度组卷，结合保管期限 会计档案帐簿目录 会 计 帐 簿 封 面（签） 账务报告组卷要求 账务报告——根据日常会计核算材料定期编制的书面报告，综合反映一定时期的资产负债和所有权益状况，以及某一特定时期经营成果和现金流动情况的书面会计报告。 账务报告整理步骤 步骤：同活页账 组卷—编页号—填写卷内目录—填写封面—装订（左侧）—装盒 编写案卷目录 保管期限：资产负债表、利润分配表、经费情况表、资金活动表、含财务说明、分析、辅助等为永久，其他—5年、3年。 　　按会计年度组卷，结合保管期限。会计报表、报表备注、财务情况说明书不要分开，一并组卷。同时对于不同年度、不同保管期限的要单独组卷。 会计档案账务报告目录 会 计 报 表 封 面（签） 注意的问题 1、加盖骑缝章（凭证、账簿、报表） 2、案卷必须一卷一号（特别注意凭证） 3、案卷题名三要素（企业名称、时间、核算材料名称） 4、不管用何种档案盒，一定要填写必填项目（案卷题名、案卷号、起止日期、页数、保管期限）。 其他类会计核算材料 其他类会计核算材料的组卷方法： 　　银行存款余额调节表与银行对账单是两种不同的会计核算材料，应分别组卷。 要求：与财务报告的组卷方法相同。 银行余额调节表、银行对账单—5年。 销毁清册、保管清册—永久。 移交清册—15年。 编制会计档案案卷目录 要求：按照会计档案的分类方法和案卷的排列顺序编制会计档案案卷目录。 一般为两套，可复印，档案室和财务部门各存一套。 四、会计电算化系统档案管理 随着计算机配