会议筹备教学课件PPT.ppt

第三章 会议准备 商务谈判座次礼仪 商务签约座次礼仪 主人在左，客人在主人右边  签到签到方法： 薄式签到 优点：利于保存，便于查找；适用于小型会议。 会议工作人员代为签到 优点：简便易行，适用于小型会议和一些常规会议； 证卡签到 优点：方便，可以解决开会入场签到所造成的拥挤问题；适用于大中型会议。 座次表签到方法 电脑签到 思考：报到与签到的联系与区别？ 二者都是指与会者到达会议场所时所办理的手续，会期较短，无需集中接待的会议，一般只需办理签到手续；但会期较长、具体会议活动较多，需要集中接待的会议，不仅要签到还要办理报到手续。 二者区别：报到指与会者在到达会议所在地入住宾馆时办理的注册手续，但不一定证明其参加每一次的会议活动；签到则是与会者在每一次具体的会议活动的签到簿上签名，证明他参加了这一次具体会议。 案例分析1： 便条 初萌： 公司举办的技术研讨会即将结束，由于在会议签到过程中一度出现混乱，引起部分与会人员的不满，公司领导会务组成员进行会议总结。总结主题集中在会议签到的内容、程序和基本要求上，请你就上述内容给予说明，发到我的邮箱以备总结时使用。 行政经理XX X年X月X日 分析： 会议签到工作的内容： 签到工作通常包括： 迎宾、签到登记、交费、领取会议资料和各种票证等。 会务组织人员应当到宾馆或会场入口处迎接与会人员，并组织与会签到和登记，然后引导与会人员尽快就座。其目的是了解应该到会人数，认真负责做好签到工作。 1.签到基本工作程序： 指定会议签到的工作人员； 准备签到所需的签到笔、签到薄或签到卡的刷卡机等用品及设备； 负责签到工作人员提前到位； 迎接与会人员； 向与会人员介绍签到工作的内容； 办理参会手续，发放会议资料和票证等。 2.会议签到的要求： 会议签到的工具要方便、好用、充足。 负责会议签到工作人员要提前到岗，注意着装礼仪。 签到处的位置要易找，并标识清楚。 签到工作要耐心细致，热情周到。 案例分析2： 某公司为庆祝开业五周年，举行为期两天的系列活动，庆典活动报到那天，会务组突然发现来的人比当初预料的多得多，且不说活动场面变得拥挤不堪，更麻烦的是原来预定安排住宿的房间不够。 分析： 可能有这样几个方面的原因： 一是不注意发送和回收会议回执；二是会前不注意统计落实到会人数；三是会务组组织应变能力不强，准备工作不充分，没能将各种可能性考虑进去，没有应急措施。 补救措施： 增加会场工作人员，做好引导工作，增加会场座位，分流客人，可设置分会场；预定安排住宿的房间不够，应迅速调配房间，首要任务是让每个人都能得到较好的安排。 第三章 会议准备 一、会议准备工作的内容 （一）总体思路 1.估算工作量 2.调配资源 3.明确职责 4.落实重点 5.会前综合检查 会务细节表 （二）各阶段准备工作的主要内容 1.会议通知阶段 2.会议文件材料准备阶段 3.布置会场阶段 4.会议接待阶段 5.散会阶段 二、会议整体设计 尊重惯例 突出特色 把握重点 （2）两个基本点 两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪,这两个基本点是最容易被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的关键。所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会后的跟踪工作。会前的准备工作与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪计划，以及安排下次做汇报的人选等。 思考：如何筹备一次会议？ 一、拟定会议计划 （一）拟定会议的基本要素，如名称、议题、时间、地点、参与人员等。 （二）成立会务工作机构，如有必要可对工作人员进行分组。 （三）制订会议预算  二、拟定会议议程、日程与程序 大中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导作报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。 三、制发会议通知 四、准备会议材料 五、制发会议证件 六、布置会场 会议议程、会议日程和会议程序都是关于会议活动先后顺序的安排。它们之间的区别在于： 会议议程是整个会议活动顺序的总体安排，但不包括会议期间的辅助活动，其特点是概括、明了； 会议日程是将各项会议活动(包括辅助活动)落实到单位时间，凡会期满一天的会议都应当制定会议日程； 会议程序则是一次具体会议活动的详细顺序和步骤，是会期较短、议题较少并且较为灵活的会议只需制定一份会议议程即可。以举行颁奖、选举、揭牌等一事为主的会议活动，一般只制定会议程序。 食宿安排 （一）安排会议餐饮的原则是：卫生第一，保证营养，适合口味，方便节约。主要就是： 1.量入为出，根据实际的会议收入（预算）作相应的安排，不可铺张浪费。 2.会议餐饮食品特备强调的是安全卫生。 3.在具体菜式的选择上，工作餐要体现顾全大局的原则，即保证营养又适合口味，