企业行政管理工作展望.ppt

* 电子邮件的优点在于： （1）信息发送的速度快 （2）费用低廉，内部局域网使用电子邮件是免费的，外部网络发送信息的费用不高于本地电话费用，同时减少纸的使用量和发送纸面信息的邮费，节约企业运营成本。 （3）信息能同时转发给其他终端，使多个接收人同时接受到信息，方便快捷。 （4）使用密码等功能能保证信息安全。 （5）能发送多种类型的信息，例如文字信息、扫描录入的图表及照片等。 （6）正在旅行的工作人员可通过笔记本电脑随时接收和发送信息，达到过程办公的目的。 * 电子邮件的缺点有： （1）收件人必须有兼容的设备 （2）因发送容易而产生很多垃圾邮件，浪费收件人的时间。 （3）人们需经过一定的学习或培训，才能成功熟练地使用电子邮件。 * 四、办公室的综合职能 综 合 职 能 接受和处理口头和书面信息 信息的传递交流和引导 准确回答内、外电话查询 归档保存好记录、资料 有效地安排各种约会 支持、强化企业的整体管理 * 办公室有6方面的综合职能，突出体现在对内、对外的信息交流 1、综合职能之一是接受和处理来自各方的口头和书面信息 * （1）办公室会收到的信息 办公室一般会收到如下信息： （1）口头收到的信息。 （2）用信件收到的书面信息。 （3）用传真收到的书面信息。 （4）用电子邮件传送的书面信息。 * （2）、办公室如何处理接收到的信息 （1）办公室人员应保存一个文件夹，把常用的信息归类其中。包括工作人员的联系电话、通讯地址和传真号码等。 （2）办公室分发邮件的主要形式是，把收到的传真传递给适当的工作人员。把由中心计算机收到的电子邮件，下载并打印分发。 （3）把供应商送来的小册子、产品目录和函件转发给有关人员。 （4）负责把办公室收到的其它信息转发给有关人员。 * 2、综合职能之二是将各类信息及工作及时传递、交流、引导到位 （1）办公室应保证信息及时、安全、准确的传递 办公室通常接收和处理的信息主要有以下6类，即邮件、传真、电传、电子邮件、电话及来访者的有关信息。作为企业的通讯交流中心，办公室应确保及时、安全、准确地传递这些信息，以提高企业工作效率。 * 1）邮件：应及时将收到的邮件分发给相应的部门或工作人员；对要发出的邮件，要及时将邮件从各部门收集起来或由各部门送到收发室，然后由收发室人员统一送到邮局或由邮局人员收取。 2）传真：收到的传真住处要及时发送给相应的工作人员。发出传真，要注意保留传真发出记录。 3）电传：有电传设备的办公室，行政管理人员要负责收发电传消息。 4）电子邮件：对收到的电子邮件，要及时转发或通知有关工作人员，对重要邮件应打印出来，保留书面记录。 5）电话：办公室一般会有总机，总机工作人员要把来电转给相应人员，也要为打外线的人员及时接通。如果工作人员不在，要注意留言。 6）来访者：接待人员要热情接待来访者，保证将他们领到被访问的部门。如被访者不在，要帮助留下来访者的信息或便条，以便于进行联系。 * （2）、制作一份电话留言记录表。 留言记录表 紧急? 非紧急□ 接收人姓名： 接收人部门： 来电人姓名： 来电人性别： 来电人单位： 来电人电话号码： 来电时间： 是否要求回电： 留言： 记录人： 记录时间： * 3、综合职能之三是准确、友好地回答内、外电话查询 （1）接打电话时应做到： 1）以友善的帮助对方的态度 2）尽快接听，显示单位的高效率 3）用令人愉快的、礼貌的语言讲话 4）迅速、正确回答内部电话号码和姓名 5）如果需要对方等待，不要让对方等太久 6）电话机旁备好笔、便笺或留言卡 7）留言要仔细，重复重要细节 8）按照单位的规定机智和谨慎地处理电话 * （2）、接打电话时要禁忌： （1）电话铃响，不迅速接听，显示工作疲劳 （2）态度不友善，语气不友好 （3）不用礼貌语讲话，如使用“喂”等不规范语回答 （4）没有盖住话筒就在房间中大声呼叫人 （5）接听电话不耐烦，让对方感到讲话着急，不愿沟通 （6）语言生硬或粗鲁，甚至在电话中发脾气 （7）在回答要找的人不在之前先问对方的姓名 （8）在电话中让对方举着话筒等待过久 （9）不将对方的来电转达给相关人 * 4、综合职能之四是归档保存好有用的记录、资料 举例说明哪些信息应在办公室保存。 下列信息应在办公室保存： （1）有共性的信息。比如职工生病，弹性工作安排和请假的资料，职员的家庭电话号