建材家居店开业庆典接待组执行案.docx

大明宫建材家居·钻石店开业庆典接待组执行案钻石店开业在即，根据公司安排，运营部及客服部主要负责开业庆典活动来宾接待工作，为了将本次活动顺利、圆满的举办进行，现将本次接待工作的具体分工进行如下安排：一、人员组成总负责：郑晓峰邀约引领组：组长：李恒组员：钟晨、赵继亮、王帆、金玉玺、孙晓、王海接待组： 组长：邹倩组员：袁枚、段丹、任丽丽、集团调配人员5名管理组：组长：张宝平组员：赵传信、席晨、冯毅、戈普、田露二、主要工作职责组长：接待执行方案的拟定；接待活动全程的组织安排及监管；与公司各部门协调相关工作；与各小组共同确定重点工作细则；礼仪接待培训/彩排工作的组织实施等；邀约引领组：嘉宾代表的邀约及到场名单确定；纸质邀请函的派发；贵宾接待区家具的选定；上台嘉宾名单的确定；现场引领接待及解答；送宾等；接待组：贵宾区接待品摆放；贵宾的全程引领；贵宾区服务；配合上台贵宾的提示引领并配合外聘礼仪指引；送宾等；管理组：邀请函的填写/电子邀请函的派发；嘉宾座次安排；上台嘉宾发言稿的确定；参观路线的确定；贵宾接待桌椅的摆放/归还；嘉宾席议程/饮品摆放；主持人/外聘模特更衣点确认等；三、活动前期准备1、接待执行案的制定；（郑晓峰 3月17日）2、召开第一次小组会议将执行案进行组织学习，并对可能出现的问题进行方案的补充完善；（郑晓峰、李恒、邹倩、张宝平 3月18日）3、由邀约引领组就商户、厂商代表邀请名单进行确定，填写《嘉宾邀请明细表》（附表一）交由组长；（李恒 3月20日12:00前）4、将《嘉宾邀请明细表》交由公司审核，就参会嘉宾进行确定、补充、调整及完善；（郑晓峰 3月20日）5、纸质嘉宾邀请函∕停车卡的领取、电子邀请函的接收，按照确认好的《嘉宾邀请明细表》进行纸质邀请函的填写及电子邀请函的填写发放；（张宝平 3月22日）6、由邀约引领组与家具商户沟通，征集贵宾接待区接待桌椅∕沙发茶几10套备选，制作《贵宾接待家具明细表》（附表二）交由组长；（李恒 3月23日）7、制定各小组统一接待用语、规范接待流程、仪容仪表要求,并对现场人员分工站位进行确定；（邹倩 3月23日）8、将《贵宾接待家具明细表》交由公司审核、选定；（郑晓峰 3月24日）9、根据邀请嘉宾情况确定嘉宾座次安排，并完成钻石店参观路线的选定；（张宝平 3月24日）10、纸质邀请函∕停车卡的派发；（李恒 3月24日）11、对选定家具店面进行沟通，确定摆放时间与地点；与物业部∕庆典公司就主持人∕外聘模特礼仪更衣室及所需用品进行沟通确认（张宝平 3月25日）12、组织第一次全体培训，内容以引领规范、接待用语等为主（含秘书组、礼品组）；（邹倩 3月25日）13、与公司领导共同确定三个发言嘉宾名单，家具、建材、家饰各一户；（邢露文、郑晓峰、李恒 3月25日）14、与物业部就现场接待用品的采购进行沟通；（张宝平 3月25日）15、嘉宾发言稿的撰写；（张宝平 3月26日）16、邀请嘉宾的再次确定；（李恒 3月27日12:00前）17、由公司领导对发言稿及嘉宾邀请情况进行审核、调整；（郑晓峰 3月27日）18、组织第二次接待组培训，内容为现场服务礼仪等；（邹倩 3月27日）19、联系店面进行贵宾接待家具的摆放；（张宝平 3月28日12:00前）20、领取现场接待所需用品（果盘、纸巾、饮品、杯子、茶叶、烧水壶、水果、干果等）并进行摆放（食物除外）；（张宝平 3月28日）21、对主持人、外聘礼仪、模特更衣室进行检查；（张宝平 3月28日）22、组织第三次培训，暨现场彩排；（郑晓峰 3月28日）23、再次进行邀请嘉宾的最终确定，用短信形式告知来访嘉宾参会注意事项及温馨提示；（李恒 3月28日）24、根据最终嘉宾名单修订嘉宾座次安排，交由邀约引领组熟悉座次安排；（张宝平、李恒 3月28日）25、召开第二次小组会议，就各小组工作情况进行整盘摸底，对活动现场可能出现的问题进行探讨，并拿出处理预案；（郑晓峰、李恒、张宝平、邹倩 3月28日）三、活动当天工作安排1、北门厅集合，检查仪容仪表；（接待组全体人员 7:00）2、贵宾接待区食品摆放、烧水等基础工作的准备；（张宝平、邹倩 8:00）3、配合秘书组进行嘉宾区议程单、饮用水等的摆放；（李恒 8:00）4、全体人员按照彩排站位就位；（8:10）5、接待工作正式开始；（8:30）具体安排：邀约引领组：主要负责邀请嘉宾的引领，行进路线为钻石店西北角红毯北头站位，带领嘉宾至签到墙签到，至礼品台领取礼品，至西门外嘉宾接待区按照指定位置进行嘉宾座次的引领；活动开始后在嘉宾席各方阵旁进行站位，做好所在嘉宾席的服务以及解答工作；开业仪式结束后，做好所在嘉宾席嘉宾赴钻石店参观的引领工作；参观结束后，做好嘉宾的送宾工作；接待组：接待