12、文件管理程序.doc

1 目的 规范文件的管理，确保各有关场所使用有效版本的文件。 2 适用范围 适用于质量管理体系有关的文件管理。 3 职责 3.1 总经理负责批准发布《质量手册》和《程序文件》。 3.2 管理者代表负责审核《质量手册》和《程序文件》，批准作业指导书、管理制度类文件。 3.3 技术质量部负责组织《质量手册》和《程序文件》的编写、发放和管理；负责对体系文件的实施进行检查和考核；负责技术文件的管理；负责对技术文件的实施进行检查和考核。 3.4 各部门负责业务范围内的三层次文件的编制，文件的使用部门负责在用文件的登记、保管和使用的控制。 4 工作程序 4.1 作业流程见附件。 4.2 文件的编号 4.2.1 质量手册： QM ——— ×× 文件类别 手册章节号 4.2.2 程序文件： QP ——— ××(01~99) 文件类别 文件顺序号 4.2.3 管理性文件： WI ——— ×× —— ××（01~99） 文件类别 程序文件顺序号 管理性文件顺序号 4.3 文件的编制 4.3.1 技术质量部负责组织质量手册和程序文件的编制,通过组织相关部门讨论后,报管理者代表审核，总经理批准。 4.3.2 管理性文件（三层次文件）的编制由各部门负责，部门领导或业务主管审核后，报公司管理者代表批准。 4.3.3 技术文件编制和审批： 4.3.3.1 技术质量部负责技术文件编制，包括零件图、PFMEA、控制计划、工艺卡片、技术标准、工装图等。 4.3.3.2 技术文件由部门主管进行审核后，交由总经理或管理者代表批准。 4.4 文件的发放 4.4.1 文件的发放，由技术质量部根据管理者代表批准的发放范围确定印制份数，进行分发，按《文件和资料发放、回收记录表》签收记录。 4.4.2 批准发放的文件，根据文件受控性质，加盖“受控”或“非受控”印章发放使用部门。 4.5 文件的归档 4.5.1 公司体系文件和技术文件由技术质量部负责编目登记，填写《文件资料登记清册》。 4.5.2 电子文档的保存和管理按《电子图档资料管理办法》执行。 4.6 文件使用中的管理 4.6.1 使用部门对领用的文件必须登记后发放使用，文件应分类存放、保管，便于存取和查阅。 4.6.2 文件持有者应妥善保管相应文件，不得在受控文件上涂、画，不得私自外借、拆卸和复印，确保文件清晰、整洁和完好。调离岗位时移交全部文件。 4.6.3 当文件发生遗失时，持有者必须向文件主管部门报告，文件保管单位书面检查，经审核、批准后重新办理手续补发。 4.6.4 当借阅文件时，借阅人填写《借阅登记表》，文件归口管理部门登记后借阅。 4.6.5 文件需更换，由使用单位申请，按程序办理手续后，更换新文件。 4.6.6 文件的适用性和有效性管理，可通过管理评审、内部审核和日常监控实施情况等方式适时对使用文件进行检查，必要时予以修订。 4.7 文件的更改 4.7.1 技术文件的更改 4.7.1.1 由文件编制部门填写《更改许可证书》经审批后执行更改。 4.7.1.2 文件更改分：划改和换页，划改适用于更改文字较少的更改；更改处数多或更改文字较多时执行换页。 4.7.2 体系文件的更改 4.7.2.1 体系文件的更改，由文件编制部门填写《文件更改申请单》经审批后执行更改。 4.7.2.2 文件更改分：划改和换页，划改适用于更改文字较少的更改；更改处数多或更改文字较多时执行换页。 4.7.2.3 文件多次更改（修订状态从0到9）或文件需进行大幅度修改时进行换版，换版的技术文件、《质量手册》和《程序文件》必须保存一份存档备查。 4.7.2.4 文件版本的标识采用A、B、C……，更改次数可采用1、2、3……。例如：“B/2”表示B版第二次修改。 4.8 作废文件的回收和处置 4.8.1 作废或失效的文件，由发放部门负责收回，并按《文件和资料发放、回收记录》办理签收手续。 4.8.2 旧文件不能收回时，文件持有单位或个人出具书面证明，单位或个人对今后因使用旧文件而造成的不良后果负责。 4.8.3 作资料保留的作废文件，应加盖“作废”章标识保存。作废或失效的文件和资料销毁由技术质量部负责实施并填写《销毁记录表》。 4.9 外来文件的控制 4.9.1 外来文件由各业务部门接收后，交技术质量部按《外来文件登记目录》登记。 4.9.2 顾客提供技术文件应在5个工作日内评审，评审后登记记录，并按顾客规定的时间进行实施。 4.9.3 顾客提供的工程规范需更改，由主管部门提请顾客批准后更改。 4.9.4 工程规范更改影响到PP