工贸实业公司规章制度.doc

工贸实业公司规章制度 工贸实业公司统一采购管理细则 采购人员采购组织的建立 工贸公司采取集权式采购方式实行统一采购，成立由公司统一领导的采购小组，其采购小组成员由公司负责人、超市分店经理、主办会计和采购人员组成，具体人员名单：王炳荣、张玉琴、沈少俊、杜美华、黄明、陈小红。采购品项的导入、淘汰、价格制定、促销活动的规划，由各分店提供建议，报采购领导小组审议批准，从而充分发挥集中议价功能；价格形象一致；利益控制较佳；活动易于规划；易掌握货源的整体优势，使公司享受较大的折扣利益。 采购管理规定 1．采购业务流程管理 （1）超市各分店在商品采购计划落实后，就进入采购作业的具体流程，流程图如下： 供应商选定 ↓ 供应商接待 ↓ 采购业务谈判 ↓ 合同签订 ↓ 合同履行 ↙ ↓ ↘ 订单 质量监督员 付款 （2）对采购人员行动的规定 ①个人品德要求。 采购人员个人的品德相当重要，所以必须要求采购人员在执行采购任务时把公司的利益放在第一位，不因个人私利而损害公司的利益。 ②行动方面要求。 的任务相当艰巨，事情也繁多，并非只单纯地在公司议价，有时还必须到各分店去指导销售及观察商品的销售情形，有时也必须到竞争店去查看竞争者的商品状况，更要亲自到供应商处洽谈业务。所以采购人员的行动，必须每周要有一个行动计划，并且将计划呈给主管，让主管能随时知道采购人员的行踪。 供应商选择的规定 对供应商的取舍可通过以下几方面考虑： （1）货源问题 应选择能长期稳定供货的供应商，有些供应商会因想争取供货机会而在短期内杀价，但货源又不稳，这种情形断不可冒险采用。供货稳定的供应商应列为第一优先采用的对象。 （2）质量问题 若货源没有问题，就要以商品的质量来判断，采用品质较佳的供应商。比如同样的饼干，有可能一家供应出厂不久的新鲜品，而另一家则供应即将过期的新产品，这种情况下，当然要选前者。 （3）价格问题 上述两项条件都没有问题时，再来比较价格，应采用价格较便宜者。 （4）其它问题 是否能退货、付款条件、促销配合、送货速度等也是比较的取舍条件。 合同中对供应商的规定 （1）配送问题的规定 超市的主要功能在于供给日常用品，满足顾客每日生活所需，故商品回转很快，此时如欲保持充分供应，就必须依赖供应商准时配送商品。因此，在配送方式及配送时间、地点、配送次数等方面，通常在洽谈时，就要和供应商订下协定，明确规定供应商若违反了协定必须承担的责任 （2）缺货问题的规定 对于供应商的供货，若出现缺货的现象，必然会影响经营。因此，应签定一份合同，明确规定供应比例，及供应商缺货时应负的责任，以约束准时供货。 （3）商品品质规定 进行商品采购时，采购人员应了解商品的成分及品质等，是否符合政府卫生机构或商品质量标准等规定。但往往因为采购人员的能力并不足以判断法律规定的承诺，以及政府核发合法营业的证明，以确保在商品运营销售上不会出现问题，因此有必要在签订合同时对商品品质作出合理的约定。 （4）价格变动的规定 供应商的供货价格，最好能维持固定不变，如因原料成本、供给面的稀少，或工资上涨等因素，价格的变动自然在所难免，但仍须规范供应商在调整价格时有一定程序。例如：规定供应商价格调整，要在调整生效三星期前通知方为有效，或规定调价时，必须再优待一批原来的供应价才可调整，或配合整体通路同时调价。 （5）付款的规定 采购时，货款支付日期是一种采购条件，在此不重述，但须对支付供应商的方式有所规范。 4．采购进货上的规定 （1）订货权限的规定 超市的订货工作周而复始，要想减低各分店的库存，使之回转快速，循环不断的进货权限由各分店经理负责审核确认，报采购人员实施采购计划。 （2）商品报废的规定 采购进货后，不论是干货或生鲜品，都会有坏品发生，这些坏品当然不能再出现。其中有的可给供应商，有的却无法退回给供应商，必须废弃，超市利益受损，所以对于废弃品的处理要有规定。 （3）退货规定 超市最感头痛的问题便是退货，供应商送货很快，但退货却不积极；但若不退货，超市的利益就会受损，因此必须制定退货的规定。比如制定每周一为退货日，通知供应商在几天内要办妥。 采购数据管理 采购最终的目的在于销售获利，所以采购绩效高低，最终的表现就显示在数据上，而数据是很现实的，没有达到既定的目标，效率就会被判定为差。因此，在采购数据管理上，可通过以下几种管理数据作为分析判断的工具。 1．商品进销存的数据资料掌握 要能明确算出每个部门，每个中分类，每月的进销存数据，而利用POS系统较能很快掌握公司的销售资料及进货资料。换言之，既能以较科学的方式来获取进销存的资料，又能给经营带来大的利益 2．商品分类的构成比分析 管理一个公司的商品，不能只是知道全店的营业额和利益，也不能只顾及部门的营业额及利益。例如不仅要知道饮料类空虚中分