《管理文秘教程》课件：第08讲 会议管理.ppt

第八章：会议管理 学习目标与要求 ★了解会议的作用和基本要素 ★理解做好会后工作的意义和作用 ★掌握会议筹备阶段和会议进行阶段管理工作 的内容和方法。 第七章 会议管理 第一节 会议的作用和要素 第二节 会前准备 第三节?? 会中事务 第四节?? 会后工作 第一节 会议的作用和要素 会议的涵义 会议的类型 会议的作用 会议的要素 会议管理的基本要求 会议的涵义 会议是指三人以上的有关人员，在指定的时间和地点，有组织地就某个或某些议题进行面对面的协商或讨论的活动。 会议的类型 根据会议的目的 ：说明会议、研究会议、解决问题会议、学习会议和创意会议等 根据会议的形式 ：会议可分为圆桌会议、小组讨论、议会型会议、头脑风暴会议、远程电视电话会议等 按照与会人数、规模 ：大型会议、中型会议、小型会议 按照会议召开的规模或日期 ：定期工作例会和临时性办公会议 按与会人员的成分 ：党委会、股东会、董事会、中层管理人员会议、员工大会、记者招待会等 会议的要素 与会者：参加会议的人员，包括与会议直接有关的人员和虽与无直接关系，但却有利于会议进展或扩大效果的人员。 主持人：会议过程中的主持者和引导者，也往往是会议的组织者和召集者。 议题：会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。 会议名称： 会议时间 ：会议召开的时间；会期；每次会议的时间限度 会议地点 ： 会议管理的基本要求 会议的目标、议题、程序以及决议的通过等都应遵循国家的法律法规，有严格的、明确的规定和程序，以保证会议的有效性和科学性。 合理确定会议目标和与会人员。会议目标的确定，既要与组织的总体目标方向一致，又要具有实际的可行性和可操作性，避免目标过高或过低。与会人员应选择在职务、专长等方面与目标有关的人员参加，以保证会议目标的实现。 应在减少会议数量，缩小会议规模，简化会议程序，缩短会议时间，控制会议经费，降低会议成本等方面下工夫，务求实效。 会议作用 第二节 会前准备 会议计划的制订 会议成本的预算 文书资料的准备 会议场所的选择 会议场所的准备 议程程序的拟定 会议通知的发送 会议计划 的制定 文秘人员制订——领导审核批准——文秘人员执行 会议目的任务、会议名称、与会人员、主持人、规模规格、召开时间、需用时间、地点议程等的具体化。 明确会议准备工作。 确定会议工作人员和服务人员。 部门的会议一般应提前报至文秘管理部门，由文秘管理部门统筹安排，订出一周会议安排表。 议程形式 会议成本预算 会议成本包括两部分：一部分是“显性成本”，即会议明显的耗费。另一部分称作“隐性成本”，这部分劳动价值以每小时工资的3倍再乘以2计算。 会议成本的计算公式是： 会议成本=X＋2J×N×T X表示显性成本的总和；J代表与会人员每小时平均工资的3倍；N表示人数；T表示时间（小时）。 会议文书资料的准备 会议文件 其他文书资料 会议文件准备 的程序 会议文件 比较重要的会议都需要事先准备文件。会议文件有两大类： 一类是供会上学习参考的文件资料，如上级的有关政策、方针、法规、计划以及专业、技术性资料等。 另一类就是会议本身所产生的文件，如：开幕词、工作报告、讲话稿等。 其他文书资料 会议所用的技术性、程序性或服务性等其他文书材料，如：会议通知、会议议程表、会议日程表、会议须知、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表等等。 会议文件准备的程序 领导授意——收集资料，写作 初稿——领导审阅——修改——领 导审定签发——打印装订 会议场所的选择 会议地点必须考虑距离上的远近，以及交通上的方便，便于与会者能按时到会； 会场内外必须保持安静，有良好的通风和照明设施，以及室温调空装置； 会场空间必须适宜，平均每个与会者拥有两平方米为宜； 外出留宿开会必须考虑通讯联系的方便，考虑费用开支，考虑衣食起居舒适等等。 组织机构内的会议室和办公室是最常用、最自然的会议场所。 会议场所的准备 会场布置 出席者的位置安排 主席台席位安排 会议用品和设施的准备 会议证件的准备 其他准备 会场布置 会场的布置要配合会议的目的、性质、参加人数、会场大小、形状等因素加以设定，并在会议之前提前几小时进行布置。 小型会议会场布置 多边会议会场布置 大中型会议会场布置 研讨会、座谈会 会场布置