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优化你的时间分配 和使用方式 施懿民 时间管理初级技巧培训 时间管理目的 时间管理方法 时间管理工具 处理意外 你还有多少时间 ABC法则 为什么你会很忙? GTD 工具使用 长期规划 临时规划 学会说“不” 时间管理的目的： 决定该做些什么，决定什么事情不应该做。 小练习： 算算你还要工作多长时间. 还有40年 时间帐目表 项目　　　　　　　每天耗时　　　　　40年耗时　　　　结余睡眠　　　　　　　　 8小时　　　　　　13.3年　　　 26.7年一日三餐　　　　　 2.5小时　　　　　　 4.2年　　　 22.5年交通　　　　　　　 1.5小时　　　　　　 2.5年　　　　 20年电话　　　　　　　　 1小时　　　　　　 1.7年　　　 18.3年看电视上网　　　　　 3小时　　　　　　　 5年　　　 13.3年看报、聊天　　　　　 3小时　　　　　　　 5年　　　　8.3年刷牙、洗脸、洗澡　　 1小时　　　　　　 1.7年　　　　6.6年休假、白日梦、闹　　 2小时　　　　　　 3.3年　　　　3.3年情绪、身体不适 只有3.3年 时间使用情况调查 曾有一家顾问公司对100名经理人做过一次调查，结果表明： 仅有一人认为有足够的时间； 10人认为需要有10%的额外时间； 40人认为需要有25%的额外时间； 其余的人认为需要多于50%的额外时间。 你真的很忙吗? 讨论-时间流逝 时间不够 用的原因 时间不够用的原因 欠缺计划 行事优先级错误 事必躬亲 沟通不良 会议太多 拖延 不好意思拒绝 电话干扰 文件满桌，找不到 出差太多 午餐吃太饱或吃太久 上司找麻烦 时间管理最重要的功能：是透过事先的规划 … 做为日常行为的一种提醒与指引。 时间管理法 – 给你的任务排序（ABC法） 小练习： 规划自己一周的任务。 工作的分类 重要 紧急 不重要 不紧急 不良的时间分配 最佳的时间分配 重要且紧急 重要不紧急 不重要不紧急 紧急但不重要 勇于拒绝,舍得说不！ 避免扩大 这类工作。 玩物丧志，小玩怡情。 事先规划，多投资时间。 小练习： 再次规划自己一周的任务。 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 二八定律 优先级 结果 收集任务 （把所有你需要做的和需要完成的事情全部记录下来，放在一个“收集箱”里） 过程 （每次按照顺序，一次只做一件事） 管理任务 （列出有详细内容的to-do列表） 复习任务 （复习你所有完成的任务，计划方案和等待完成的事情。确保每一件新进入的任务都有很好的安排） 开始行动 GTD守则 GTD – Get Thing Done 二分钟法则 如果任何一件可以在二分钟内完成的事情，那么就必须得现在马上完成 没有工具支撑，再好的理念都很难贯彻执行. -- 施懿民 工作目标不明确，来回折腾。 制定计划，明确每天工作的重心。 使用Outlook管理临时突发的任务 一件不愉快的工作,我现在没心情做这件事! 每天优先解决不愉快的工作。 头一天晚上将不愉快的工作放在一个你不可能忽视的地方。 让其他人来做这件事情。 为完成不愉快的工作列出收益和损失清单。 电话和会议太多，导致很忙。 处理电话干扰 事后回复电话。 集中打电话的时间。 避免以题外话作为开场白。 使用短信。 打好腹稿再打电话。 处理访客干扰 尽量少在自己的办公室里接待访客，最好使用访客接待室 开宗明义即引出访客的目的，保持公事公 办的态度和语气 不要以茶点或咖啡款待未经约定的访客 坐在椅子的边缘，将全部的注意力投注在访客身上 可能的话，明确的设定时间限制，放一个你和访客都能察觉到的时钟 喜欢临时抱佛脚，我在压力下工作绩效较佳! 在时间 压力下 压力 焦虑 创造力 绩效 给自己提前设置完成期限。 在行动前，她要先休息一下! 她：“期限未到，急什么？” 给她设置提前完成期限。 它太难了 分而化之。 找一个僻静的地方去做。 乘势而发，一蹴而就。 工作流不清晰或者没有计划 – 导致拖延 使用流程图定义清晰的工作流 + + = 简便易行的时间管理 Outlook 后续处理 种类 小练习： 处理同事的请托。 太多的责任会将你压垮。 倾向于作出过多的承诺 不要害怕说“不” 拒绝前，先倾听对方的想法 拒绝时，要以坚决不容商量的语气。 但是态度要温和 还可以提供别的选择 小练习： 处理临时的工作安排。 有效利用时间的技巧 要事第一 以最终的结果来开始行动 学会说“NO！” 减少冗长的会议 学会对付不速之客 办公桌上的“5S”运动 习惯的养成在于 坚持!