如何做现场审核如何做现场审核.ppt

如何做好现场审核 主讲人： 受审部门审核前准备 A、 明确审核目的和审核的范围 部门负责人必须事先尽量早了 解、确定以下信息： 审核的目的。这次审核是认证，还是第二方审核，或者其他 什么目的。 审核的判别准则。不同审核目的应当用不同的审核准则。通 常是质量管理体系标准、自己的手册、程序和其他体系文件和产品文 件，还有和顾客签订的合同，以及适用的各种法规条例等，都是审核 的准则。但是，不同审核目的，侧重是不同的。譬如第二方审核比较 侧重于与他们产品有关的要求。第三方审核侧重于过程和顾客的要 求。 审核的范围。确定审核的地点、职能、产品等范围。 ——审核人员数量和分组情况。通常提前一周，会接到审核方包 括以上这些方面的内容的书面通知，可以充分准备 B、 部门落实 确定陪同人员，这个 （些） 人应当熟悉准则、 部门机构、 分工和业务，有一定的交际和表达能力。负责内部向上和与各有关职能之间的沟通。通常由有经验的内审员担任。 如果有必要，再指定一个候 补。万一接待人由于什么原因不能接待，或者回答不上时，候补的顶 上。 接受审核人员的任务是展示自己所负责部门符合审核准则证据， 证明体系执行有效。主要是：代表部门、小组，按照审核计划， 事先选择、准备好典型的证据材料，包括文件、记录、实物和现场的 介绍和接待。接受审核时主动提供，作为客观证据，证明自己的体系 符合性和有效性。 现场回答审核员提出的问题，补充提供客观证据。满足审核 方要求。 接待人员准备提供证据汇集起来， 是否能充分证明体系 的符合性和有效性。 按部门职能分配沟通一下，实际上，建立体系的时候已经明确了 相关内容。 只是临时再强调、 提醒一下， 以便于与审核方沟通。 同时， 让大家相互知道通讯联系的方式和信息，如，办公地点、座机和手机 号码等，以便到时候可以有效沟通。 C、 迎接评审的思想动员 让员工知道在什么时间段会接受什么审核。 懂得如何接待：要求每个员工（至少接受审核时在岗位上的 那些员工， 包括管理和技术人员） 都要认定自己的工作范围。 譬如， 能回答自己负责的工作，执行的文件，选择好典型的证据材料，证明 自己所做工作符合标准、法规和顾客的要求，达到目标要求。事先准 备好提供的证据。当审核员要求您展示证据时，可以提供哪些证据？ 譬如，标准、公司文件（程序、作业指导书）、记录等。 预计审核时会提出什么问题？应当如何回答。 每个员工应能 回答一些共性的问题。每个员工都有可能被审核到，因此，除了准备 自己负责的工作范围的问题以外， 还必须确定一些共同需要认知的问 题（如质量方针、质量目标等）。 审核需要做哪些事 编制检查表 现场收集证据 提出审核发现 书面报告 怎么做？ 编制检查表 现场收集证据 提出审核发现 书面报告 一、何谓检查表: 即通过策划和编写审核项目，确定抽样数量，及提示现场审核时所需确认现状与规定要求是否相符的重点。 二、由谁使用: 只供审核员本人使用，其详略程度取决于审核员的经验。 三、有何好处: 审核策划的输出之一 帮助记忆，保证全、深、延续性 时间控制工具 记录方便 四、何时使用: 审核前为确认是否做好充分准备而使用。 现场审核过程中使用,但应避免机械地使用。 案例 编制检查表 现场收集证据 提出审核发现 书面报告 审核方法和技巧 审核基本方法：抽样 —抽样应有代表性 —抽样应有随机性 —审核员亲自选取样本 举例 收集信息的方法 询问与交谈 查阅文件和记录 观察现场和活动 实际测定 礼貌、耐心、聆听、和谐 怎么问？ 5W1H: what Why When Where Who how 例如：面对某些作业指导书，进行下列的提问：: 1.这是什么?:借此问题可了解到相关的规定要求，以及现场作业人员是否理解了这些要求。 2.谁在使用它?:可了解到谁在使工作能符合此规定要求。 3.如何来使用它?:可用来了解相关人员如何来满足这些要求。 4.何时使用它?:当作业指导书中规定了时间性要求时，此问题有其效果。例如，检查频次。 5.何处使用它?:例如你所说的哪里有规定？哪些地方需要满足这些规定？ 6.为什么使用它?:此提问方式慎用,帶有攻击性。 收集信息的方法 询问与交谈 查阅文件和记录 观察现场和活动 实际测定 请给我看… 看到的、听到的 作好记录——时间、地点、人物、事实、凭证材料、涉及文件、不符合的情况 可以记录在检查表上 收集信息的方法 询问与交谈 查阅文件和记录 观察现场和活动 实际测定 仔细观察——环境、设备、产品、标记、作业过程 收集信息的方法