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3 .工作指导书 ? 工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某一具体的工作如何来执行和操作.其具体形式多种多样，常见的有：工作指引/手顺书/图纸/操作说明/标准/办法等. ? 程序文件与工作指导书的区分： 程序文件：通常是针对公司层面上的流程/过程进行规定，如：采 购、生产、销售、开发等过程. 工作指导书：是针对上述流程/过程中的个别环节或小流程进行规 定，如：安全库存标准、设备操作指导书、客户拜访注意事项、样品 制作规范、试产作业规程等. ? *- 有的文件既可以作为二阶也可作为三阶文件，例如：工程变更程序（指引），可视乎此项工作的复杂程度/重要程度而定 二、 体系文件的架构（续3） 4 .表单 格式化的记录清晰明了，易于保管.所以在编撰文件时，就应适当的设计用以做记录的表格.值得注意的是大量的或设计复杂的表格会令工作复杂化，降低效率.所以设计表格应力求共用；在表达明白的前提下精简填写的项目和内容. 三、 体系文件内容的结构(续1) 现将文件结构应叙述的内容做一详细叙述: (1) 目的 应叙述编制此文件的作用和目的，即做这件事是为了什幺? (2) 范围 规定此份文件应用的场合和时机，范围的界定直接决定文件的功能所以编写时应注意它的涵盖性. (3) 权责 即在文件运行中相关单位及人员所担当的权责，一般在文件叙述时常会就相关人员担负的权责略叙述，但是亦有公司只叙述和此文件有关的主导部门和相关部门. (6) 参考文件资料 用以索引文件中所提到或引用的文件资料，在索引文件时，最好将文件的编号同时附在文件名之后会容易查找.但是不可将文件版本附上. (7) 附件 一般用以对应文件内容中所提及的记录所使用的表格，所有的表格都应从此而来， 最好将表格的编号附在名称后， 但是不可将文件版本附上. 以上是一份文件的完整结构，但是并非所有的文件都应依循此固定的结构，鉴于文件的内容的需要可适当的去除一些不适用的项目，但是为了整齐亦可要求文件结构统一. * ?? 系统文件编写培训课程 讲师： 管 晓 勇 时间： 2005.04.05 一 . 体系文件的重要性 体系文件在ISO9000﹐ISO14000及QS9000体系建立和去运行中扮演着相当重要的 角色: ? (1)符合标准要求 在ISO9001和QS9000及ISO14001的条文中，均要求组织建立并保持书面的体 系，以全面满足此标准的要求. ? (2)工作的依据 建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持一致和稳定的工作方 式，以避免不同的人在操作相同的工作时出现不一致的工作方式和标准，或者由于 口头交待沟通工作的方式和方法欠明确和清楚. ? (3)提升管理技术水平的基础 当所有的工作要求都文件化后，公司即可在此基础上通过日常工作不断地完善管理 和技术的要求. ? 4)防止经验的流失 书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的流失，从而造成运作 上的困难. (5)改善人际关系 用于工作的依据全部在书面上有明确的指令，在执行上大大减少了口头式的命令 和沟通，同时降低了同事之间摩擦的机会.? (6)增加员工的责任心和荣誉感 执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容，明确了自己的工作范围从而提升了 工作的责任心和荣誉感. ? 一 . 体系文件的重要性（续） 一. 一般企业均将文件架构分为四个层次，即: 一阶文件: 手册 二阶文件: 程序 三阶文件: 工作指导书（含：图纸/标准/外来文件等） 四阶文件: 表单或表格 但是，并不是每家企业都必须建立上述架构的体系文件，许多规模较小， 制程简单的公司往往将文件的结构划分为三个层次，即: 一阶文件: 手册 二阶文件: 程序/工作指导书 三阶文件: 表单 文件结构的划分完全取决于一间公司的规模、人员的数量和素质、过程的复杂性和相互作用等，同时亦需考虑公司未来的扩充和发展等. 二、 体系文件的架构 二﹒文件架构的说明 1﹒手册 对于一个国家来说，宪法是他的根本大法，任何法律的制订都必须依宪法的要求来拟制。而对于一家公司来说，手册即是公司在管理制度上的根本大法，它