高效的会议管理技巧【强烈推荐，非常经典】.pdf

A09 高效的会议管理技巧 第1讲 当今会议面面观 【本讲重点】 会议的意义 会议的目的 会议的种类 会议的频率 会议成本的计算 会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题， 反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在 无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地 解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。 会议的意义 1．会议是一个集思广益的渠道 图1-1 集思广益图 如上图1-1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞， 从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。 2．会议显示一个组织或一个部门的存在 会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。 没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会 议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。 图1-2 组织或部门与会议 3．会议是一种群体沟通的方式 开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟 通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通， 即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式 最符合人类原本的沟通习惯。 ◆开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 ◆传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资 讯。 ◆监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工 的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工 之间的矛盾。 ◆达成协议与解决问题 达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的 解决。 图1-3 达成协议与解决问题的6个步骤 ◆资源共享 利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。 ◆开发创意 开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思，并且论 证新构思，使其具有可行性。 ◆激励士气 年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共 同努力。 ◆巩固主管地位 经理或主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一些上下协调会议， 以此来强化自己的地位。 会议的种类 会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从一个方面反映了会议的作用， 每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。 表1-1 会议的种类 会议的频率 每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率，才能更高效地利用各种会议 解决问题、达到目的。 1.固定的部门会议 2.全体会议 3.处理突发事件的会议 4.一对一会议 会议成本的计算 会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。会议成本是非常可观的一笔数目， 它关系到一家公司的得失成败，因此万万不可等闲视之。 1.会议的时间成本 2.直接的会议成本 3.效率损失成本 开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理 效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率损失成本包括以下3种情况： 【自检】 请将下列相关选项用横线连接起来。 A、固定的部门会议 ①至少每两月一次 B、一对一会议 ②随时 C、处理突发事件的会议 ③按需要 D、全体会议