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文书管理制度 一、文印室管理规定 第一条 公司的文件，有打印必要时方予打印。内部递传的简单请示报告或其他 不需打印的文件，一般不予打印。 第二条 公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方 准打印。一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办 理；部门经理不在时，可经总裁办公室主任同意后办理。 第三条 私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机递送，以免影响公司 的正常工作。 第四条 文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到的文件资 料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室来拿取回，不 得延误。 第五条 文印室人员应树立严格的必威体育官网网址观念，不得随意将打印、复印或传真资料 中有关商业秘密或公司管理中须必威体育官网网址的事项透露给他人，不得截留任何文件。 第六条 文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终作 统计核算。属业务部门的，由各部门承担费用；属行政、管理部门的，统一归列 行政开支。 第七条 文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处50元以上罚款，屡 教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失的，处50元以上罚款直至 辞退。 三、文件收发规定 (一)公司的文件由办公室负责起草和审核，公司总经理签发；党支部的文件由办 公室负责起草和审核，党支部书记签发；公司本部各部门的文件由各部门负责起 草办公室审核，总经理签发。 (二)文件签发后，送办公室统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误 方能复印、盖章。 (三)文件和原稿，由办公室分类归档，保存备查。 (四)属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文 件按必威体育官网网址规定，由专人印制、报送。 (五)文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件 人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的 范围报送。 (六)外来的文件由办公室专人负责签收，并分类登记。由办公室主任提出处理意 见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属 急件的，应在接件后即时报送。 (七)传阅文件由办公室专人负责收回，对领导指示的文件，办公室应及时组织传 达和落实。 四、企业报刊、邮件、函电收发制度 (一)全厂公私报刊、外来邮件、外发公启、函电由厂收发室负责收发。 (二)外发函、电要求。 1.各部门因公需外发函、电，经办人员应于每天下午××点以前将函件、电报底 稿送到收发室，另填写挂号、平信、电报外发登记表。 2.每天下午××点以前，厂收发室应将当月外发函、电清点，累计送交邮局寄发。 (三)外来邮件管理 1.外来邮件一律经厂收发室签收分发。 2.凡挂号、纸包、包裹单、汇款单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面 签收。 3.一般公启函、电和厂内职工私人信件，由收发室开具清单分放到各单位信报箱 内。 4.私人不明平信一律放到信架(信袋)内，由个人自取。 5.不论公私邮件收发室应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误，对国 外来函应检封口、邮戳，如发现拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映，查 明原由。 6.凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人，在收发室通知发出后，应随 即到收发室领取邮单，并及时去邮局取款取件。超期罚款，收发室概不负责。 (四)报刊订购与收发。 1.报刊订购。 (1)订购时间：上半年、下半年 (2)订购手续：不论单位和个人，均需先到收发室查阅报刊目录，再将需要订购 的报刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚交收发员核对算 价，确认无误后，当面缴款开票。公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理 付款托收手续。归口管理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外，尚须 填写报刊分发清单，详细写明各种报刊分发到哪些单位或领导。 2.报刊收发。 (1)收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点，发现有差错应 及时登记并要求补缺退余。 (2)收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发，不得耽搁延误。收发员清点分发 报刊时间为××小时，任何人不得进入收发室。 (3)每天分发到各单位信报箱的报刊应随附分发清单。 (4)各单位应固定专人按时领取报刊和公启函电。领取时，要对照分发清单清点 检实签名，发现差错，应当面向收发员提出增补退换要求，并进行差错登记。当 面未提出，则视为分发无差错。 (五)收发员应坚守工作岗位，节假日、星期日应有人值班，休星期日应采取换休 形式。 (六)收发室内外应经常保持整齐清洁。 (七)收发室由××部门负