打造高级职业秘书（一）.pptVIP

何谓品质 (４P) Product 产品 Policy 原则 People 人 Presentation 形象 秘书的品质？ 课程介绍 原则 档案管理 工作效率 人 人际关系 形象 礼仪 高效率的档案管理技巧 ——档案的重要性 处理业务的参考 可作为法令的依据 可作为了解机关或公司历史的参考 可作为研究时的参考 高效率的档案管理技巧 ——档案归档的方法 按性质内容分类 按名字分类 以顺序分类 以颜色分类 以编号分档 依地理位置分类 以日期顺序归档 高效率的档案管理技巧 ——档案管理应注意之细节 待处理事项文件在未归档前应如何整理？ 待办事项文件 今天 未来 特定的日子 不特定的日子 高效率的档案管理技巧 ——一些特殊的档案 参考档：依据工作内容、行业、兴趣 待读档 工作流程档 待归档 初步分类—分大档 分二类—百分之百确定需要归档、 不确定是否要归档 分二类—紧急、不紧急 名片档 如何提高工作效率 86,400 生涯规划 例行性的工作、执行性的工作 如何提高工作效率 每日工作计划 桌历 昨天未完成的工作/昨天未动工的工作 以前计划/以前被交代的工作 今天应追踪的工作 如何提高工作效率　　　　　——分清轻重缓急 重要性 重要 不重要 重要 不重要 紧急性 紧急 紧急 不紧急 不紧急 如何提高工作效率　　　　　——基本思考过程 办公室人际关系　　　——与上司或同事之差异 男女 年纪 学历 家庭 办公室人际关系　　　——人际风格的类型与运用 办公室人际关系　　　　——每种人际风格的长处 分析型： 推理力强、一丝不苟、严肃、按部就班、谨慎小心 驾驭型： 独立、坦率、果决、实际、讲求效率 平易型： 态度合作、支持别人、善于外交、有耐心、忠诚 表现型： 外向、热诚、说服力、喜爱趣味、率真 办公室人际关系　　　——如何找出对上司的附加价值 与上司目标一致 弥补上司的缺点 化解上司的压力 符合上司要求的工作态度 办公室人际关系　　　　　——结语 办公室人际关系　　　　　——如何解决冲突 暂停 让一步 办公室人际关系　　　——如何赢得别人的友谊 微笑 对别人有兴趣 记住对方的名字在任何语言中都是对 别人最甜美及重要的声音 做一个好听众，鼓励对方多谈自己 谈论对方有兴趣的话题 很诚恳的让对方觉得对方很重要 办公室礼仪　　　——仪表守则 衣着 装扮 举止 谈吐 办公室礼仪　　　——接待客人 茶水准备 如何引导客人 如何介绍 如何交换名片 坐车礼仪 办公室礼仪　　　——餐桌礼仪 自助餐 正统西餐 办公室礼仪　　　——电话礼仪与应对技巧 在公司中电话扮演着一个内外联系工作的第一线角色，客户满意与否，常靠这一线间。 以客为尊是公司内每一个人的基本服务观念，只要有一个人疏忽，对公司整体印象而言，就会造成伤害，而电话更是公司服务客户的前锋部队，使用得当的话，将成为解决问题的有利工具，使用不当反而将形成公司的困扰。 办公室礼仪　　　——电话礼貌 电话一来，立刻去接，先说自己的正确身份（自己的名字或单位）。 声调要愉快，咬字要清楚，使打电话的人立刻对我们有好印象。 讲求礼貌（请、对不起、打扰了、谢谢、再见）。 注意听，好好地回答对方所提的问题，不要匆忙，这样能为我们的公司建立好感。 有错误或延迟，应立刻向对方道歉，应立刻把话讲清楚，用文雅的口气直接向话筒说话，嘴离话筒一尺远，用自然的语调讲话，听筒贴着耳朵，以便听清楚。 电话交谈时要记住要点并记下日期，以便来日参考。 让对方结束，这是一种礼节。对方挂断后轻将话筒放回去。 你与你的老板应相互协议，看他要你如何替他接电话。 对方回电话，应先致谢。 电话交谈时，应尽量面带微笑。 办公室礼仪　　　——打电话的要诀 事先要有计划，要打的电话一次打完。 编一本常用的电话号码簿。 电话铃响三声之内要接听。 让人家有时间来听电话，至少要响到十下才放弃。 报出自己的名字及头衔，并顺便问对方是否方便讲话。 在通话过程中，如需对方等候（譬如需寻找资料）应告知对方并得到对方同意始让对方听音乐。否则应挂掉电话等资料找齐后再与对方通话。 先打电话的秘书有权把对方接通后再请老板来接电话。 尽量认出对方的声音。 办公室礼仪　　　——电话录音的留言要诀 事先计划好再开始留言 留言的顺序 * * 高效率的档案管理技巧 ——如何追踪被调阅的文件 如何提高工作效率　　　　　——工作进度评估