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第1章 办公新理念：办公自动化 教学提示 教学提示： 办公自动化是综合多种技术的新型学科 信息社会最重要的标志 人、计算机和信息的办公体系 信息处理系统 1.1 办公自动化的基本概念 办公自动化是一种技术，是一个系统工程。它随计算机技术的发展而发展，随人们办公方式、习惯和管理思想的变化而变化。 1.1.1 什么是办公自动化 办公自动化(Office Automation，OA)作为一个术语，是由美国通用汽车公司(General Motors Corporation ) D.S.哈特于1936年首次提出的。 1.1.1 什么是办公自动化 20世纪70年代，美国麻省理工学院Massachusetts Institute of Technology (MIT, /)教授M.C.Zisman为办公自动化下了一个较完整的定义：办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的、数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。 1.1.1 什么是办公自动化 1985年，我国召开了第一次办公自动化规划讨论会，将办公自动化定义为：办公自动化是利用先进的科学技术，不断使人的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统，其目的是尽可能充分地利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量，辅助决策，求得更好的效果，以达到既定(即经济、政治、军事或其他方面)的目标。 1.1.1 什么是办公自动化 办公自动化的核心任务是为各领域、各层次的办公人员提供所需的信息。 20世纪90年代以后，网络的发展不仅为办公自动化提供了信息交流的手段与技术支持，更使办公活动跨时空的信息采集、信息处理与利用成为可能。它为办公自动化赋予了新的内涵和应用空间，也提出了新的问题与要求。 1.1.1 什么是办公自动化 在2000年11月召开的办公自动化国际学术研讨会上，专家们建议将办公自动化更名为办公信息系统(Office Information Systems，OIS)，他们认为：办公信息系统是以计算机科学、信息科学、地理空间科学、行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑，以提高专项和综合业务管理水平和辅助决策效果为目的的综合性人机信息系统。 1.1.2 办公自动化的发展 第1代办公自动化：以数据为处理中心的传统信息管理(MIS)系统。 基于传统的关系型数据库 以结构化数据为存储和处理对象 强调对数据的计算和统计能力 字符型界面 1.1.2 办公自动化的发展 第2代办公自动化：以工作流为中心的办公自动化系统。 企业内部各种消息(办公信息、文件及函件等)的发布与传递 工作流的管理、档案资料的管理 与信息服务系统进行双向信息交互 1.1.2 办公自动化的发展 第3代办公自动化：以知识管理为核心的办公自动化系统。 以知识管理为核心 提供学习功能与知识共享机制 确保用户都能随时随地根据需要向专家学习 使员工从被动向主动转变，提升创造能力 提高企业与机构的整体创新和应变能力  综合多种技术的新型学科 人机信息系统 办公信息一体化 提高办公效率和质量  办公环境网络化 办公操作无纸化 办公服务无人化 办公业务集成化 办公设备移动化 办公思想协同化 办公信息多媒体化 办公管理知识化 办公系统智能化 1.2.1 办公自动化的基本功能 公文管理 会议管理 部门事务处理 个人办公管理 领导日程管理 文档资料管理 人员权限管理 业务信息管理 1.2.2 集成办公环境下办公自动化的功能 内部通信平台的建立 信息发布平台的建立 工作流程的自动化 文档管理的自动化 辅助办公 信息集成 分布式办公的实现 1.3 办公自动化需要什么 为了具备完善办公自动化系统的功能，除了进行人员的相应知识的培训外，必须具备相应的办公硬件设备和软件资源。 办公自动化系统的硬件是指办公自动化系统中的实际装置与设备，包括计算机以及其他辅助外设；而软件是指用于运行、管理、维护和应用开发计算机而编制的计算机程序及用于开发、使用及维护程序的文档构成。 1.3.1 办公自动化的硬件需求 办公自动化系统的硬件是指办公自动化系统中的实际装置与设备，包括计算机以及其他辅助外设。 计算机的外部硬件主要包括打印机、复印件、传真机、扫描仪、数码相机、刻录机等。 1.3.1 办公自动化的硬件需求 微型计算机硬件设备 运算器 控制器 存储器 输入设备 输出设备 其中运算器和控制器统称为中央处理器（CPU） 1.3.1 办公自动化的硬件需求 中央处理器 中央处理器（Central Process Unit，CPU）是计算机的核心，主要由运算器和控制器组成。 CPU的主要性能指