中财金控投资有限公司档案管理制度-新.docx

中财金控投资有限公司档案管理办法（试行）第一条、为规范xx有限公司档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资源的遗失，结合公司实际情况，特制订本制度。第二条、公司档案由综合管理部负责，设置档案保管柜（库）及档案管理员，工作调动时，须对档案进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。第三条、档案管理员的具体职责（一）负责公司档案和有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计等；（二）负责公司成立、兼并、机构重组、对外交往等重大经济活动和基建工程档案的跟进；（三）负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；（四）负责档案提供利用服务；（五）严格执行必威体育官网网址制度，做好档案密级划控和守密、解密。第四条、档案按照记述内容的不同划分为文书档案（行政管理、经营管理、生产技术管理档案）、投资业务档案（立项、尽职调查、合同、项目储备档案）和专门档案（会计、人事档案）；按照文件形式分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。第五条、归档时间和归档程序 （一）公司各部门所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。各部门零散文书档案采取各部门平时累积、每半年一次按照各类档案的管理要求进行整理、归档。（二）投资业务档案由项目投资经理具体负责收集，随产生随归档，并且做到一个基金、一个项目一套档案，确保档案归档的及时性、完整性。（三）会计档案在会计年度结束后，暂由财务部门保管一年，一年后由财务管理部整理后统一向公司综合管理部归档。（四）人事档案按照集团要求进行管理。（五）声像、实物档案，在产生后及时归档。凡是能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。（六）公司购买设备的有关产品说明书、作业指导书和其他技术文件一周内移交综合管理部归档。第六条、归档要求（一）归档的文件、资料必须完整。（二）归档的文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归档准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。（三）电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档。 第七条、档案的利用档案管理员编制档案目录，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机著录工作。档案管理员应熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，做好档案提供利用工作。第八条、档案管理员根据各类档案管理要求确定档案的保管期限及档案的价值。第九条、档案保管期限分为永久、长期、短期三种。其中长期为10年或以上，短期为3-5年。对公司有长远利用价值的档案须永久保存。对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期保存。第十条、档案管理及使用人员要严格遵守公司必威体育官网网址工作要求。第十一条、接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。第十二条、整理档案应在办公区内进行。不得将档案带出办公区。档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。发现档案丢失、损坏要及时报告。第十三条、因工作需要，查阅档案资料时，必须填写《档案使用登记表》，写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件。查阅重要档案资料，需经档案管理部门负责人签字同意后查阅。第十四条、原则上所有档案原件均不可复印、不可借出。复印档案和借出档案资料需由综合管理部门负责人签字同意后复印、借出。借出档案应及时归还，并做好完整性审查。借出的档案资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负责及时追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导。第十五条、档案管理人员要做好档案保管柜、库房的环境、安全管理。第十六条、综合管理部每年要进行档案保存价值鉴定，对无保存价值和保管期满不需继续保存的档案，应予以销毁。第十七条、档案销毁时必须填写《档案销毁审批表》，实行两人监销制度进行档案销毁，经档案销毁人签字、监毁人签字、档案主管部门负责人审核、分管领导批准后，进行销毁。第十八条、本办法规定与国家、集团规定不符的，以国家、集团规定为准。 中财金控投资有限公司 2016年 月 日（附件： 文书档案归档范围及保管期限参考表档案使用登记表档案销毁审批表）附件1：文书档案归档范围及保管期限表序号条款名称文件内容和名称保管期限1公司重要会议文件材料会议通知、会议议程、代表名单、报告、决议公报、纪要、选举结果、选票票样、领导人讲话、主席团会议记录、大会发言、讨论通过的文件、简报、照片、底片、录音带、录像带等永久讨论未通过的文件、贺电、贺信长期讨论记录、参考文件、会务计划总结等短期会报、决议、决定、记录、纪要、领导人讲话、讨论通过的文件永久讨论未通过的文件和一般事务性文件短期2本级专业会议表彰会议文件材料通知、议程、代表名单、报告、决议、倡议书、纪要、记录、讨论通过的文件、声像材料等永久会议典型材料、代表发言材料、重要贺信贺电等长