信息部采购管理规定.docx

第一章 总则目的为了规范XXXX（以下简称XXXX）IT类软、硬件的采购、验收及付款流程，降低采购成本，加强内部控制，减少运作风险，特制定本管理规定。适用范围本管理规定适用于XXXX公司。术语和定义固定资产：不含税价格大于等于2，000元的商品，通常为高价值的计算机、服务器、交换机、投影机、多功能打印机等；无形资产：本规定中描述的无形资产是指采购的不含税价格大于2,000元的软件、信息系统。小额资产：不含税价格小于2，000元，大于等于500元的商品；通常为显示器、低价值计算机、数码相机、移动硬盘等；低值易耗品：不含税金额小于500元的商品，通常为硬盘、内存、数据线、键盘鼠标等；硬件：是指网络设备、服务器、计算机终端及外部设备等；软件：在本制度中指由第三方开发并提供的成熟软件产品。第二章 采购分类IT软硬件采购通常分为一般性采购和招标采购两种。一般性采购和招标采购的定义和价格区分请参考《企业内控制度-采购与付款》。为了加强管理与明确工作流程,本管理规定所制定的工作流程和表单，适用于IT软硬件采购中的一般性采购。一般性采购划分为集中采购和自行采购两类。其中，信息部负责集中采购类，各部门负责自行采购类。集中采购包括:一、信息系统类、办公软件类、一般软件类采购；二、服务器及周边设备、网络设备、计算机及周边设备类采购；三、多媒体类设备、办公设备、门禁监控设备类采购；四、公司信息化项目中涉及的软、硬件及其它类采购。自行采购包括:一、用于销售业务、财务业务的专用软件的采购；二、用于奖励、活动类的电子产品、软件的采购；三、不属于集中采购的其它采购。第三章 职责描述部门职责需求申请部门负责向资产管理部门提交本部门次月的需求申请；负责所申请物品的领用及协助资产管理部门进行资产验收；行政管理部负责对信息部汇总整理的月度需求计划进行审核；负责做成月度采购物品清单并移交给信息部；负责固定资产及小额资产的资产验收及库存台帐管理；信息部负责月度需求计划的归集汇总及整理；负责根据行政管理部移交的采购清单做成月度付款计划；负责询价报价过程控制及供应商管理；负责履行采购、资产验收及付款报销流程的材料准备和审批提交；负责固定资产及小额资产的实物管理；负责低值易耗品的采购、验收、库存管理及台帐记录；财务部负责审批月度付款计划并提供付款计划号；负责审核信息部提交的（预）付款、报销相关凭证的完整性；负责固定资产验收的审批复核；审批职责需求申请部门负责人有对所属部门提出的IT类需求申请进行审批的职责；行政管理部负责人有对各部门提出的需求申请进行处理结果审批的职责；信息部负责人有对信息部做成的月度付款计划进行审批的职责；有对采购申请、资产验收及入出库、付款报销环节进行监管和审批的职责；第四章 需求申请及费用控制提出需求申请各部门提出的IT类物品或软件包括：用于人员入职、设备更新的计算机及周边配件，用于产品部署、开发的网络服务器设备、用于日常业务的办公设备及周边配件，用于日常办公的一般软件、信息系统等。需求部门在每月20前将本部门下一个月需要使用的IT类物品或软件填写到 《电子设备需求申请单》 中，经过部门负责人审批后，提交至信息部的采购执行人员处，作为申请使用IT类物品或软件的唯一单据。需求部门提出的需求在月度预算范围外或超预算的，由需求部门填写《电子设备需求申请单》并经过部门负责人审批后，提报总经理进行预算外/超预算审批并获得批准后，提交至信息部的采购执行人员处。在填写《电子设备需求申请单》时，应详细填写需求物品或软件的名称、性能参数、品牌（如必要）、数量、预计价格及计划使用日期，如果需求较多或需要详细说明，可以填写多份《电子设备需求申请单》或通过附件的形式进行补充，提交需求申请时，《电子设备需求申请单》及附件作为整体，一并提交。申请部门负责人应对《电子设备需求申请单》中的申请数量、价格和计划使用日期作严格审核，以免出现物品或软件采购到公司后却长时间不使用，造成资金占用和库存积压的情况。当提出的需求申请总价大于等于10万元时，《电子设备需求申请单》除了需求部门负责人签字审批外，还需主管领导审批确认。需求申请部门如果对于所申请物品或软件的技术参数、预计价格等信息无法准确填写的，可以向信息部提出协助，由信息部给出专业意见，必要时在《电子设备需求申请单》相应栏目内填写意见并签字确认。为了便于信息部日常维护及管理，低值易耗品不实行采管分离，低值易耗品除了可以由需求部门提出外，信息部可以根据库存状态自行提出。固定资产中的台式计算机，为了保障日常分配和故障设备的替换，应对不同配置的计算机都保留一部分的安全库存数量（安全库存数量周期性进行评价和修改）。此部分的需求申请由信息部提出。通常情况，公司级别的信息化项目、门禁监控项目、弱电工程项目以项目方案形式提出，无需提出需求申请。需求申请