医药有限公司财务档案管理制度.doc

三生堂 财务档案管理制度 四川三生堂医药有限公司 2016年12月01日 文件名称 文件编号 SST-CW-DAGL-004 文件 财务部 关联文件 文件密级 本版批复信息 负责人 日期 意见 拟制 签发 文件版本记录 生效日期 作者 版本 变更说明 文件说明 目的 适用范围 文件结构 名词解释 一、目的： 为了加强公司财务档案的科学管理，建立、健全会计档案的管理制度，完善财务档案管理工作，使其规范化、系统化，特制定本制度。 二、适用范围 本制度用于财务部档案的管理。 三、档案管理职责 财务部负责档案的整理、编号、调阅、借阅等，对财务会计档案的安全、完整、必威体育官网网址负责，对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。 四、财务档案定义 会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计核算的资料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。 五、会计档案范围 包含会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。 （一）会计凭证 会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等。 （二）会计账簿 会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助记备查簿等。 （三）会计报表 会计报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件，有主要财务反映指标快报，月、季度会计报表、中期会计报表、年度会计报表。包括资产负债表、损益表、现金流量表、会计报表附表、附注、财务情况说明书等。 （四） 其他会计核算资料 其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由财务部门负责办理的有关数据资料，纳税申报表。如：会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案查阅复印登记表等。 六、会计档案的装订和保管 会计档案的装订：会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。会计凭证的装订，一般每月装订一次。装订好的凭证按年分月妥善保管。 （一）会计凭证装订前的准备工作： （1）分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全； （2）摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整，严禁使用金属制品装订； （3）整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，出库单、入库单、其他出入库单据、工资表是否随附齐全； （二）会计凭证装订时的要求： (1)装订尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅。 (2)凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证； (3)装订凭证厚度一般为2-3厘米，装订牢固，美观大方。 （三）会计凭证装订后的注意事项： (1)每本封面上填写好凭证种类、起止号码、起止日期、册数（总册数）。 (2)在封面上编好卷号，会计凭证装订成册后，装入会计凭证档案盒以便妥善保护。按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。 (四)会计档案的保管要求。 （1）会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材。 （2）会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找。 （3）会计档案室内应经常保持清洁卫生，以防虫蛀、防鼠咬。 （4）会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，以利查阅，并防止潮湿； （5）设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿，严防毁坏损失、散失和泄密； （6） 会计电算化档案保管要注意防盗等安全措施。 （五）档案保管期限 （1）原始凭证、记账凭证、汇总凭证 15年 （2）银行存款余额调节表和银行对账单 5年 （3）日记账15年。其中：现金和银行存款日记账 25年 （4）明细账、总账、辅助账 15年 （5）固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管