6展会操作手册李62.doc

展会操作手册 编制：李立红 2009年6月 目录 说明（附：展会操作一览表）： 3 一．展会目的 3 二．展会目标 3 三． 组织原则 3 四、项目模块 3 4.1 内部参展需求评审 3 4.2 外部参展面积申报及展位考察 4 4.3 展会立项及方案制定 4 4.5 酒店住宿及餐饮预订 5 4.6 展位搭建、现场布展 5 4.7 机器演示 5 4.8 新闻发布会、现场仪式 5 4.9 参展人员确定 6 4.10 媒体宣传 6 4.11 样本资料 6 4.12 美工POP资料 6 4.13 现场接待及培训 6 4.14 礼品选型和制作 6 4.15 信息收集整理 7 4.16 机器运输及部件保管 7 4.17 现场用车调度 7 4.18 组织接站 7 4.19 住宿安排 8 4.20 摄影摄相 8 4.21 展会的组织协调 8 4.21.1 组织机构 8 4.21.2 参会人员 8 4.21.3 定期召开展会协调会 8 4.22 展会资料、物品的准备 8 4.22.1 成套会议文字资料 8 4.22.2 展会物品的准备 9 4.23 财务预算、审批及费用结算 9 4.24 展会效果分析 9 说明： 1、参看此操作手册的同时，请参阅《展会管理制度》《展会项目一览表》及展会相关流程、制度。 2、此手册主要以展会涉及的工作模块为思路而编辑。 一．展会目的 1、企业形象和品牌推广。 2、公司新产品、新技术展示。 3、寻找代理商或终端客户。 4、了解行业技术情况、竞争对手态势。 二．展会目标 1、在历届展会的基础上，形成山河智能统一的品牌风格，进一步提升企业形象。 2、利用展会更好的宣传企业，发布企业信息。 3、寻找新的市场机会、发现行业商机。 4、最大可能使机器实现现场销售。 三． 组织原则 1、财务原则：经济、实效，避免盲目、冲动、铺张浪费。 2、风险控制：参展认真了解展会信息，仔细阅读参展商手册，做好风险防范工作。 3、分工明确：参展人员明确职责分工，进行展前培训，展示公司团结、专业的形象。 4、结合市场：展会与市场拓展紧密集合，选择合适的产品、以合适的主题参展。 5、及时调整：展会执行过程中，需要根据整体环境的变化对相应的事项进行及时调整。 四、工作模块 4.1 内部参展需求评审 在详细了解展会情况下，结合市场销售情况，提出参展需求，报公司领导审批。 4.1.1 展会情况 包括主办方、承办单位、举办时间、展位收费标准、展会影响力、重点针对产品、往期行业对手参展情况、区域市场情况等。国际展会还需了解主办地的相关法律法规（如劳工法、专利法等）、民情风俗等相关情况。 4.1.2 需求评审流程 ● 填写需求评审表 ● 编制参展初步方案（展出规模、机器、人员、搭建、海运、费用等） ● 评审流程：《需求评审表》+《参展初步方案》-----国际部---市场部--- --企化部---财务部---主管公司领导----公司董事长 4.2 外部参展面积申报及展位考察 向展会组主办方申报参展面积及展位要求： 重点考虑如下展示空间： 四面开敞式的岛屿空间（图1）、三面开敞（图2）、通透可做过道（图3）、多开敞面空间（图4） 图1 图2 图3 图4 ●展位应选择有利位置，主要考虑：出口、入口、中厅、休息区、餐饮区、洗手间附近等人流密集地段。 避免选择湿地，不能承重，有电缆井盖，死角、长排中段、有墙柱障碍等展位。 ●应对人流方向进行预测，以决定最佳的展台展示方向。 ●展位的大小可根据具体需要选用展位，原则上大展会选择非标准展位(特装展位)以适合品牌形象。 ●展位的选择前应了解附近和相邻展位的厂商信息和展示方式，并做出必要的调整。 （2）结合往届参展情况，及时考察展位。 必要情况下有两次展位考察：第一次为初次申报时，确定区域。第二次为确定展位后，考察场地的具体承重、地下通道、井盖、立柱、进入通道等相关情况，方便后期布展。 4.3 展会立项及方案制定 （1）参展方案必须包含如下要素： 展出目的、目标、展出机器、参展人员、展出规模、展位搭建、后期培训、媒体宣传、信息收集、执行细案、项目推进计划、费用预算等。 （2）在展会需求申报时附带提交的为初步的参展方案，展会正式开展前6个月必须形成详细的可操作的参展方案，并通过公司领导评审。 4.4 参展样机计划及生产安排 具体流程参见《参展样机确认流程》 如为大型中和性展会，为了方便设备进入展馆，参展样机生产及发运必须保证大机器设备优先生产及发运。 4.5 酒店住宿及餐饮预订 1、首先要考虑离展馆较近且要价格合理的，方便参展人员