企业参展之前的准备工作.doc

企业参展之前的准备工作 企业参展之前的准备工作 2011年11月26日 　　企业一旦决定要参加某个展览，就要开始积极筹备，参展的准备时间较长，工作内容也较多。因此，制定一个严密的参展计划对备展工作有序开展十分必要。 　　一、参展目标的确定和参展准备的原则 　　1、参展目标 　　企业主要有几下参展目标：树立、维护、改善和提高企业的形象；对参展地市场进行调研，开发新市场，寻找新代理商、批零商或合资伙伴，了解客户对新产品或服务的反应和意见；贸易成交等。 　　德国展览协会根据市场营销理论将参展目标归纳为：基本目标、产品目标、价格目标、交流目标和销售目标五类。 　　（1）基本目标：了解新市场，寻找进出口机会，交流经验，了解发展趋势，了解竞争情况，检验自身的竞争力，了解企业所处行业的情况，寻求合作机会，向市场介绍本企业和产品。 　　（2）交流目标：建立个人关系，增强企业形象，了解客户需要，收集市场信息，加强与新闻媒体的关系，接触新客户，了解客户情况，挖掘现有客户的潜力，训练职员调研及推销的技术。 　　（3）价格目标：试探定价余地，将产品和服务推向市场。 　　（4）销售目标：扩大销售网，寻找新代理，测试减少贸易层次效果。 　　（5）产品目标：推出新产品，介绍新发明，了解新产品推销的成果，了解市场对产品系列的接受程度，扩大产品系列。 　　制定和明确参展目标是参展准备工作的核心，展中及展后工作也应紧紧围绕参展目标开展。企业可能有几种参展目的，在参展之前需要明确主要目标，以便有重点地开展工作。参展的核心目标是实现销售企业产品的目的，这一点是备展人员须臾不能忘记的。 　　2、备展的原则 　　参展目的是安排备展工作的出发点。备展必须为实现参展目标服务。备展工作应首先考虑参展的营销、宣传等主要目的。一些企业在备展时首先想到的是展台设计、展品选择或者道具准备，这是不适当的。 　　备展安排要全面周到。备展工作繁杂，遗漏、疏忽某一事项、某一环节都可能会影响参展效果，甚至可能会导致负面影响。为使备展工作全面、有条理地进行，需要对备展工作进行全面、深入、细致的讨论，将所有工作和事项分门别类地列明。 　　根据轻重缓急安排备展工作。备展包括许多工作，但每项工作的重要程度和紧急程度是有所不同的，企业应根据参展目标明确哪些工作更重要、紧急一些，以便合理分配和使用人财物等资源。 　　制定周密具体的备展工作计划。为此应根据实际情况将准备工作分为若干具体工作，每项工作再制定具体的细项工作内容和实施程序，明确每个细项工作的责任人和完成日期；在落实过程，备展负责人（项目经理）要定期检查工作进度和质量，及时发现并解决问题，以保证整个备展工作有序进行。 　　二、参展时间计划和参展预算 　　1、参展时间计划 　　备展工作周期比较长。一些专家认为，备展开始时间最好在展览会开幕的一年以上，至少在半年前。如果距展览会开幕不到半年，匆忙筹备，容易出现差错导致参展效果不佳，因此不如放弃参展；此外备展及参展人员要保持连续性，中途不要随意更换备展人员，备展人员最好就是参展人员。备展工作环节多，头绪复杂，即使有完整的记录可以用于工作交接，但是与有关人员建立的人际关系却是无法办理交接的，因此在备展中一般不要轻易换人。 　　2、备用预算 　　参展者应制定详细的参展费用预算。参展费用包括展位费、展台设计搭建费、展品运输费、差旅费（机票、火车票、长途汽车费、市内交通费、食宿费）、设备物品租赁费、广告宣传费、资料印刷费、礼品制作费、会议室租赁费等。编制参展预算时，一般还要加上总费用的10%，作为不可预见费用的开支。制定出参展预算后，备展人员要严格执行预算，防止突破预算。 　　三、报展 　　选择参加某展会后，与组展者取得联系，对方会传真或邮寄有关参展文件（也可能直接登陆主办单位网站，下载有关参展文件）。这些文件通常包括展览会介绍、参展申请表格、参展费用及相关服务、展馆展位图、参展商手册等。其中，参展商手册包括展会日程安排、登记程序、参展商资料、展览说明、运输服务、住房信息、广告促销信息等内容。企业填好参展申请表格，寄到（或传真给）组展者处，经组展者确认后，再将全部或部分展位费作为订金汇给组展者，企业的位便得到确定。 　　1、参展申请。填写申请表时，要注意准确完整，如需要的展台面积、联系人、电话、传真、电子邮箱、单位全称，申请表还需要单位盖章确认。 　　2、展台位置的确定。展台位置由主办者全盘规划，可以按照展品所属的行业或参展商所属的国别或地区来安排展台的位置。位置的不同展位费可能有所区别。组展者提供的展位图上标出了哪些位置可供选择。越早将参展申请表格递交给组展者，就越容易得到好的位置。 　　3、标准展台和特装展台。当前，国内除某些大型商品订货会的展位面积比较小外