会计档案管理讲座.doc

德宏州档案干部培训讲座 《会计档案管理》 二 O 一 一 年 四 月 本讲座主要是讲有关会计档案和会计档案管理的知识与方法，以达到正确的理解和掌握规范的操作方法为目标。 一、会计档案的分类 （一）会计档案的分类。正确地给会计档案分类的意义，在于正确地认识会计档案，进而科学地整理、保管和开发利用会计档案。从档案管理的角度出发，按照外观形式和用途的不同，会计档案可分为四大类： 1、会计凭证类。 2、会计账簿类。 3、财务报告类。 4、其它类。会计档案中的其它类主要有：会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册以及银行余额调节表、银行对账单。会计移交清册是会计人员新老交替或调出调入时，相互之间办理交接手续的关于各种会计核算材料及有关数据的目录和凭据，其作用在于严格会计交接工作手续，明确经济责任，保证会计工作和会计档案的连续性和完整性；会计档案保管清册是由会计人员编制的一种关于会计档案的目录，通过它既可以了解一个单位历年会计档案形成的种类和数量，也可将其作为一种基本的检索工具，供查阅调取会计档案使用；会计档案销毁清册是在销毁经过鉴定已无保存价值的会计档案材料时，由会计部门或档案部门编制的销毁会计档案的目录，这也是管理会计档案以备日后查考的重要依据。 二、会计档案保管期限的确定 根据财政部、国家档案局1998年8月联合发布的《会计档案管理办法》第八条的规定，会计档案的保管期限分为永久、定期两种，其中定期又分为3年、5年、10年、15年、25年五个档次。各种会计档案的保管期限均从会计年度终了的第一天算起。各种会计档案的保管期限具体如下： 第一、永久保管的会计档案： 1、财政总决算、行政单位和事业单位的决算、税收年报（决算）、会计档案保管清册、会计档案销毁清册； 2、企业和其它组织的年度财务报告（决算，包括文字分析）、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。 第二、保管25年的会计档案： 1、行政单位、事业单位的现金出纳账和银行存款账； 2、税收会计的税收日记账（总账）和税收票证分类出纳账、现金出纳账和银行存款账； 3、企业和其它组织的现金出纳账和银行存款账。 第三、保管15年的会计档案： 1、财政总预算的拨款凭证及其它会计凭证、总账、明细分类分户账或登记簿、会计移交清册； 2、行政单位和事业单位的各种会计凭证、日记账、总账、明细分类分户账或登记簿、会计移交清册； 3、税收会计的各种完税凭证和缴库退库凭证、农牧业税结算凭证、总账、明细分类分户账或登记簿、会计移交清册； 4、企业和其它组织的各种会计凭证、日记账、总账、明细分类分户账或登记簿（除过现金出纳账和银行存款账）、会计移交清册。 第四、保管5年的会计档案： 1、财政总预算会计、行政单位和事业单位会计的月度季度报表、已报废固定资产的明细账（卡片）； 2、企业和其它组织的银行余额调节表、银行对账单和已报废固定资产的卡片。 这里要特别强调的是，以上关于会计档案的保管期限，均为最低的保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按此执行，如与特殊情况应进行具体分析。 三、会计部门对会计核算材料的整理 （一）会计凭证的整理方法和要求 1、每月10日前完成上个月会计凭证的整理装订工作。 2、会计凭证整理好后，统一按照记账凭证编号顺序逐月逐年排列并编写案卷顺序号。如果会计凭证特别多，如金融部门、可一年断一次案卷号；如果会计凭证比较少的单位按大流水号排列（直至1000卷左右断号）。 3、每年的会计凭证整理完毕后，统一编制案卷目录一式三套。 4、所有的会计凭证编好案卷目录后，即应装盒入柜保管。每盒装几本以凭证厚薄确定，装满为止，但一般不能跨月跨年装盒。 5、整理好的会计凭证须达到项目齐全完整、签章手续完备、装订整齐美观、排列编号准确、查阅利用方便的要求。 （二）会计账簿的整理方法和要求 1、每盒内账簿都要从“001”开始，统一用铅笔编写页号（计算机生成的账簿要有自动编制的连续页号，否则仍需人工编写）。正面有数据记载的编写在右上角，背面有数据记载的编写在左上角。活页账簿整理时将正反两方面都无数据记载的空白页抽出；现金日记账和银行存款日记账必须保持原状，不得拆散或抽去空白页。 2、案卷号编好后，逐卷（本）编制案卷目录一式三套。 3、同一年度，同一保管期限的账簿可装在一盒内，如一盒不够，可装数盒。不同年度的账簿一般不能混装在同一盒内。 7、整理好的会计账簿应达到结构完整、项目齐全、页码准确、平整美观、查阅方便的要求。 （四）其它类材料的整理方法与要求 与财务报告基本相同，其中永久保管的会计档案保管清册、会计档案销毁清册如其数量少，可归入相应年度的年度财务报告之后整理、排列、编号、编目；保管15年的会计移交清册如其数量少，可归入相应年度的会计账簿之后整理、排列、编号、编目；保管5年的银行余额调节表和银行对账单如