后勤部管理手册.doc

目 录 8 行政后勤部管理手册 8.1行政后勤部概述 8.1.1概述 8.1.2行政后勤部部门说明书 8.2行政后勤部组织结构 8.2.1行政后勤部组织结构图 8.2.2组织结构图设置及人员编制依据分析 8.3行政后勤部各岗位说明书 8.3.1岗位职责与任职要求 8.4行政后勤部控制程序政策与相关管理制度 8.4.1印章管理制度 8.4.2档案管理制度 8.4.3档案借阅制度 8.4.4酒店行文规定 8.4.5合同签署管理制度 8.4.6接听电话 8.4.7印刷品及印刷名片的规定 8.4.8电子办公邮件的管理 8.4.9电脑使用管理 8.4.10审批预算申请、执行的规定 8.4.11信件规定 8.4.12文件传阅规定 8.4.13会议室管理规定 8.4.14采访接待规定 8.4.15公共机构的联络管理规定 8.4.16工作报告制度 8.4.17廉洁协议书 8.4.18办公室规章制度 8.4.19员工餐厅管理制度 8.4.20员工宿舍管理规定 8.4.21员工工作证、餐卡的使用规定 8.4.22车辆使用管理规定 8.5行政后勤部常用术语 8.5.1员工饭堂常用术语： 8.5.2宿舍生活区宿舍常用术语： 8.6行政后勤运作表单汇总 8 行政后勤部管理手册 8.1行政后勤部概述 8.1.1概述 主要负责后勤保障、行政事务跟进办理和对外事务处理等。督导执行各项行政管理制度的执行情况，协同酒店各相关部门建立和维护好与相关的政府职能部门和垄断行业公共关系；搞好员工后勤保障，确保员工用餐可口和住宿舒适；经常开展精神文明教育和业务培训，不断提高后勤服务水平；加强员工饭堂成本控制管理和核算，保证预算目标的实现。 8.1.2行政后勤部部门说明书 （1）行政部：负责建立和协调酒店、各部门与政府部门、外联单位的各项公关工作；负责各类证照的协助办理与年审、检查等；负责车辆管理与调度使用；负责资产管理、档案管理、安全预防、办公用品统一申购与发放管理；行政办公事务的跟进处理；负责协调经协会与总经理和各部门之间关系。 （2）后勤部：负责员工餐厅、员工宿舍和员工生活服务管理等各项后勤服务工作和事务管理工作。 8.2行政后勤部组织结构 8.2.1行政后勤部组织结构图 8.2.2组织结构图设置及人员编制依据分析 == 以上架构为员工人数在300-300人的设置，如员工人数在500人以上，则员工饭堂人员根据国际标准按每50名员工平均配1名饭堂工作人员标准设置。 == 行政后勤部主要工作除了做好后勤保障供应与督导外，还负责对外政府公关，由办公室主任负责。 8.3行政后勤部各岗位说明书 8.3.1岗位职责与任职要求 （1）办公室主任岗位说明书 岗位名称 办公室主任 所属部门 行政后勤部 岗位编号 ZY-EX-001 直接上级 总经理或副总经理 直接下属 司机、职厨领班、宿舍管理员 岗位级别 主任级 晋升方向 岗位简述 全面负责行政事务协调与管理、对外事务处理和后勤服务保障与管理工作。 任职条件 == 自然条件：男女不限，身体健康，相貌端正，精力充沛，年龄28—45岁。 == 工作经历：多年企业行政总务管理资历，具备酒店行政人事主管以上及相关职位经验优先。 == 文化程度：大专学历行政管理类专业。 == 语言水平：国语流利，能运用工作中的外语。 == 能力要求：熟悉酒店运作管理模式、熟悉政府公关和日常行政办公事务协调处理。 == 基本素质：有强烈的责任心，正直、公平、自律性强，作风严谨，能够妥善处理各种关系及矛盾。 岗位职责 == 对总经理和副总经理负责。 == 熟悉涉及酒店管理等方面国家大政方针和法律法规。 == 制定酒店各项行政管理制度和方针政策并督导执行。 == 负责员工饭堂、宿舍、活动室和行政管理费用等预算支出，并协同各部门控制好成本。 == 全面负责卫生、环保、公安、消防、工商、财税、文化等政府职能部门和社会团体的公关工作和各类证件的办理与年审。 == 受上级领导委托，代表领导出席店内外的有关政府部门的会议和活动，并向上级报告。 == 负责接待并陪同政府有关部门到酒店检查工作。 == 负责经协会与各部门之间的各种工作关系协调，确保沟通管道畅通，团结协作。 == 负责酒店所有重要档案的管理工作。 == 负责与人力资源部共同组织、落实、安排筹办各种员工活动和员工大会。 == 负责保护雇主和雇员的合法权益并协调两者之间的正常关系。 == 参与质量督导，重点对酒店卫生和环境进行督导、检查、整改和达标等跟进。 == 负责为酒店员工定期安排体检，增进员工的身心健康，负责员工看病后医药费的审批。 == 出席酒店内部有关会议，并确保上情下达，下情上呈。 == 负责酒店内承包项目及有关单位的物业管理工作，协调解决有关事宜。 == 根据公关机关、上级安全部门和总