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会议活动协议模版
会议/活动协议模版
日期
姓名
公司名称
有关:会议/活动名称及日期
尊敬的(姓名):
您好!感谢您选择XXXX酒店举办XXXXX(会议/活动名称) 。
根据贵方要求,我们拟定了以下意向书,希望得到您的确认。
客房安排
酒店将预留以下房间以满足贵方的会议要求:
房间类型
日期 ( xxxx 年 xx 月 xx日) 7 8 9 10 11 12 13 14 15 豪华房间 10 10 35 200 200 200 200 200 50 豪华阁房间 5 5 15 20 20 20 20 15 5 总数(1230) 15 15 50 220 220 220 220 215 55
房价
房间类型 房价/天
豪华房间
豪华阁房间 单人/双人
RMB
RMB
-以上房价须另加收百分之XX(XX% )服务费及政府税
-酒店将实际发生房费收入的百分之十(10%)作为佣金(不包括服务费及政府税),支付给XXXX。
特惠条款
在会议活动期间, 每五十(50)间付费的客房, 酒店将提供 一(1)间免费房, 最多每天五 (5)间。
免费的房间仅限于正式会议/活动期间使用, (如2010年月11-15日)并不可兑换现金或折算成其他费用进行抵押。
酒店将二(2)间豪华房免费升级至豪华阁, 供会议期间的重要客人使用。
为重要客人提供 二(2)次免费往返机场接送。
会议/活动安排
日期 开始时间 结束时间 会议/活动名称 场地 摆台 参加人数 场地租金/餐饮价格
会议/活动场地根据参加人数及摆台要求进行安排。如果与会人数发生变化,在场地允许并征得主办方同意的前提下,酒店将保留为此活动安排其他合适的会议场所的权利。
以上场租费及餐饮报价是在此会议/活动的高峰日, 保证最低XX间客房预订的基础上的优惠价。如果客房使用数低于双方同意的最低标准,酒店有权更改以上场租费及餐饮报价。
会议包价
会议包价为每人每天RMBXXXX++(参加会议人数至少为每次会议XX人)。
其中包括下面的各项费用:
全天会议室使用(上午9点 至 下午5点)
每日两次的会间休息茶点
中式/西式/自助午餐任选一种
免费使用投影机或投影仪, 或彩色幻灯机及10ftX14ft放映屏幕
一个白板/一个挂图板
汽水或饮用水(或软饮料)供选择
会议文具
薄荷糖/水果糖
影音设备及餐饮报价
详见音响设备清单和菜单
服务费及政府税
除非特别说明, 否则上述报价未包含XX%服务费及政府税。
价格必威体育官网网址
除非征得酒店正式书面授权,否则所有价格都不能直接或间接地向外界透露。
(选择1)
目前, 酒店可以满足贵方所需客房和会议/活动场所。但是, 我们还没有为贵方预留房间和会议/活动场所。希望贵方尽快作出决定, 以便我们为贵方及时预留房间及会议场地。接受预订时, 我们将遵循先到先得的原则。
(选择2)
以上房间和会议/活动场地的预订将保留至XX年XX月XX日。如果到此日期仍未能收到贵方签署的此计划书, 酒店有权将预留的房间及场地提供给其他客户。酒店将在收到贵方的确认后, 提供一份具有详细条款的合同。
在贵方未确认之前, 若有其他客户需求同样时间的会议/活动场所,酒店会及时通知贵方,并给贵方在X个工作日的时间作出是否需要确认此计划书的决定。
(选择3)
贵方要求的会议/活动场地目前已预留给了其他客户,我们正在尽力与该客户进行沟通, 将在X个工作日内给予答复。同时,若有其他日期可以选择, 请务必及时通知我们。
XX女士/先生, 期待尽快得到您的反馈。我们真诚希望有机会为您服务, 确保会议/活动的成功举行。需要任何其他信息及帮助, 可随时联系我们。
再次感谢您选择XXXX酒店(酒店名称)。
祝商祺!
(销售经理姓名)
(职位)
(酒店名称)
(电子邮件)
(电话)
(传真)
(网址)
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