预归档平台资料整理.docx

预归档平台资料整理一、电子文件归档处理流程——浙江政务服务网电子文件的归档处理流程分两个阶段:第一阶段是在政务服务平台上进行的预归档, 这一阶段从逻辑上形成存档信息包。首先是初步的整理和组件, 即系统根据配置好的归档范围抓取相应的电子文件材料和元数据信息, 并储存到归档文件夹中, 再将整个文件夹打包成一个ZIP包, 最后通过调用可信时间戳、电子签名或数字摘要等中间件对ZIP进行数据验证, 至此一个完整的存档信息包形成。第二阶段是脱离政务服务平台, 在电子文件管理统一平台上进行的物理归档, 这一阶段主要进行归档整理、质量检测和档案固化等环节, 最终形成电子档案。在该阶段，主要分成手动和自动两种模式，业务部门可以根据自己的归档职责分工和流程要求，通过设置参数开关的方式来选择。手动模式由专门的档案管理人员在预归档库中对归档事项进行档号赋予、保管期限设定、归档电子材料整理、归档数据打包等操作，这些功能可以显式地设计成按钮、菜单等形式；自动模式需要预先设置好档号自动生成、保管期限判定等规则，由审批经办或受理人员在审批办理完毕后，将审批事项直接点击归档，自动完成归档电子材料整理、归档数据打包等操作，这一功能可以隐式地设计在原先审批环节的办结操作之中。一是归档整理。行政审批电子文件以办理事项为基本单位进行整理、组件。按照各行政机关制定的各类行政审批事项文件材料的归档范围和保管期限, 将办理该事项过程中的、属于归档范围的电子文件及数据信息进行分类、排序和存放, 形成归档文件夹。二是数据打包。为了便于传输、管理和保存, 对整理组件完成的行政审批电子文件进行打包操作, 将每个归档文件夹分别打包成ZIP存档信息包。打包完成后, 形成的存档信息包应按整理规则要求 (组织机构、年度、事项类别等) 分类有序、独立存放。三是加盖时间戳。为确保存档信息包的真实性和完整性, 通过调用时间戳服务接口, 对ZIP存档信息包加盖可信时间戳, 并将返回的可信时间戳文件与ZIP文件并列存放, 以便归档处理系统采集后进行真实性校验。（一）存档信息包数据结构《数据规范》第5节5.1款对存档信息包的数据结构进行了明确, 一个存档信息包从直观上看是一个ZIP包, 包内存放着XML格式的归档配置表、基本信息描述和办理流程三个文档, 以及在事项办理过程中形成的属于归档范围的各类电子文件材料, 包括表、证、单、书等文本、数据及图像、音频、视频等多媒体文件。其中, 归档配置表记录了归档事项所设定的归档范围, 用于在质量检测环节对存档信息包进行完整性检测, 确保在事项办理的必要环节中形成的属于归档范围的电子文件材料都已归档;基本信息描述记录了事项办理和归档的基本信息, 如受理时间、办结时间、归档时间等;办理流程记录了事项办理各个环节的流程信息, 如操作人、意见内容等。（二） 存档信息包命名规则《数据规范》第5节5.2款对存档信息包的命名规则做了规范, 明确:“存档信息包采用电子文件号作为命名标识。电子文件号实行全省统一编号规则:部门代码+权力事项类型代码+权力事项大类代码+权力事项小类代码+年度+保管期限+申报流水号。”这一条款意味着浙江政务服务网和各地、各单位自建的政务服务平台中形成的所有电子文件都以统一的规则进行命名, 确保了归档电子文件命名的一致性。其中, 命名规则中包含了部门代码, 这也能保证归档电子文件移交到虚拟档案室 (数字档案室) 后可以与各单位全宗号实现匹配和转换, 便于各单位对本单位电子档案进行统一管理。（三）电子文件材料形成要求《数据规范》第5节5.6款对在事项办理过程中形成和获取的电子文件提出了具体的形成要求, 明确:“在浙江政务服务网上依申请行政行为的申请、受理、办理、办结、送达等办理事项过程中形成、获取的电子文件 (依职权行政行为同理) , 应当满足电子文件的真实性、完整性、安全性、有效性要求。”真实性是要求“归档文件夹内的各种电子文件材料应当确保其内容及来源的真实可靠性”。在存档信息包的形成过程中, 由事项办理的单位来确保电子文件材料的真实可靠;在数据交换过程中, 通过数据验证手段, 如可信时间戳、电子签名和数字摘要等来确保电子文件材料的真实可靠。完整性是要求“纳入归档范围的文件材料齐全完整”, 即存档信息包中归档的电子文件材料应与归档配置表中记录的归档范围 (归档材料名称和归档配置辅助信息) 相一致, 在质量检测环节, 系统将据此来验证电子文件的完整性。此外, 《数据规范》对事项办理过程中关键材料的归档保存予以明确:“行政机关在浙江政务服务网 (含自建系统) 办理行政权力事项过程中形成或收集的, 用以证明行政权力事项的程序启动、调查和证据、决定和执行、期限和送达等执法全过程, 满足行政行为实体和程序的司法审查等需要的行政执法文书、证据及其他相关材料, 应予以