垫盛簦遂.pdf

垫 盛 簦 遂 FU JIAN DA NG AN 一 、 加快档案数字化处理工作 供利用不仅能提高利用率 ，还有利 档案信息现代化管理首先是 于原件的长久保存 。3．数字化的 以档案信息数字化为前提，对原有 档案信息可避免档案的重复保存 ， 库存大多是 以纸质形式存在的档 节约人力、财力及馆藏空间，对馆 案实行数字化转换 ，这是摆在档案 藏优化具有积极的作用 。4．计算 工作者面前一项长期 、艰巨而又重 机网络技术 ，为档案信息资源共享 要的任务 。 创造 了条件，数字化的 “虚拟档案 1998年至今 ，我们已录入了 室”通过网络 ，使档案利用者能够 1．8万余条的案卷 目录及卷 内 目 跨越时空进行查询利用，把档案服 录 ，完成了计算机检索库存全部档 务扩展成社会化的服务 。5．档案 案案卷 目录及 1980年以来部分卷 管理系统软件能对档案进行各类 内目录的工作。我们的目标是 ：第 目录的自动编 目，对相关数据按用 口福建 日报报业集团 杨晓 一 步完成库存档案 目录全数字化 户要求进行快速精确的统计 ，使档 输入，第二步完成档案编研材料数 案工作者从人工重复抄写与繁杂 字化 ，第三步完成档案全文的数字 的统计 中解脱出来 ，提高工作效 化处理。当然 ，在现有技术状态下 ， 率 。 要将库存档案全部转化为数字化 档案信息的数字化工作最主 信息存在一定的困难 ，但这是我们 要 的是靠广大基层档案工作者来 档穰 籀 籀鏖 的努力方向。将来根据人力、财力 实现，如果基层档案工作者把纸质 情况 ，有步骤地实现档案原文扫 档案数字化处理作为首要任务 ，将 描，逐步实现库存档案全数字化转 来纸质档案与数字档案同时移交 换，以满足数字时代的需求。 进馆 (也可将数字档案提前进馆 ， 档案信息数字化具有 以下独 早 日实现信息共享)，可减轻档案 特的优势 ：1．用电子检索工具提 馆工作人员数字处理的压力 ，加快 供档案利用所具有的全面、快速、 档案信息数字化工作的进程。 准确的特点 ，扩大了档案利用范 二、规范电子文件的管理势在 围，从而提高了档案利用的社会价 必行 值。2．许多档案原件是非常珍贵 1．保护 电子文件的真实性。 的，长期直接利用原件 ，极易使原 电子文件具有信息载体的非纸质 件遭到磨损 、破坏 ，减少保存年 性、信息的非人工识读性 、信息系 限。把珍贵的档案原件录入计算机 统的依赖性 、信息载体的脆弱性和 形成数字化的文件 ，用机读方式提 不稳定性 、信息与载体的可分离 垫 盛 笺 FU JIAN DA NG AN 性 、信息存储的高密度性、信息的 内容来 ，无法对它进行篡改。四是 易更改和易丢失性等特征。 身份验证技术。就是给每个合法用 要使 电子文件不被非法篡改 ， 户一个用户名和 口令 ，用户访 问 首先，必须加强立法，制订严格的 时 ，系统会 自动对其用户名和 口令 监管制度，这是保护 电子文件真实 进行验证 。该技术用于访 问权限的 ★ 性的关键。因为电子档案是由人管 控制 ，把 电子文件的制作、批改、阅 理的，如果管理的人想更改档案 ， 览、使用权限控制在适当范围内。 任何技术都难以限制 ，就如管理密 五是防火墙技术 。即在某个机构的 效果 (文字 、图型、影像)完全相同 码的人员要泄露密码 ，密码就毫无 网络与其他系统 网络之间设置障 的式样外 ，更提供多种注记工具让 作用。因此，必须对电子档案从形 碍，阻止其他系统的网上用户对其 使用者更有效率地阅读文件。PDF 成 、归档 、管理及利用的全过程进 进行非法访 问或删改 ，也可以阻止 可以毫厘不差地保存文档的完整 行监管。一是要 以法治档 ，以法律 机要信息通过网络非法输出，实现 外观，甚至连该文档所用