华润万家订货流程.doc

流程编号：S-YY-O-2004-010-B 流程名称：订货流程 修订日期：2007年10月15日 第一部分：流程说明 目的 为提高门店订货效率，规范门店订货操作，确保门店库存合理、稳定，特制定本流程。 适用范围 本流程适用于华南区大综超门店的日常商品订货工作（生鲜商品除外）。 流程规则 门店的商品订货，分为采购续订、门店续订两种形式： “采购续订”的商品由采购进行订货范围一般为：烟酒等高值商品、结算账期小于7天、价格波动较大且快速周转的商品。 凡属门店续订的商品，由各商品部门经理根据系统提供的各类订货报表订货,商品部门经理审核订货报表，因特殊原因需修改订货量的，除在报表上修改订货量外，还需注明具体原因，各部门完成订货交库审复核，库审复核后报值班店总审批，传收货部单据组录入。 DM商品、新商品（除长期订单商品），首单由采购负责订货；商品到店后由门店负责跟进订货。 系统将以定期结合定量的方式产生建议订货量，在出单日期如商品库存小于订货点，即产生建议订货量。 系统建议订货量计算公式： 建议订货量＝目标库存—当前库存—在途入库存量+在途出库量 当系统当前库存小于安全库存时计算建议订货量；目标库存按促销商品和非促销商品分别计算。 对于特殊商品，系统不提供订货建议，包括：DM商品、长期订单商品（如生鲜及各种联营商品）、寄样销售商品（如厨电带货安装商品）、冻结商品、负库存商品。 紧急订货原则：紧急订货商品不参与集单，门店每天的紧急订货业务不得超过5单（节假日例外）。 配送商品不得在系统中做紧急订货，如有紧急需求，由收货部按照店总批准的需求，以邮件向DC续订员申请，由DC续订员跟进货源。 为确保商品订货工作的顺利进行，系统中的相关商品信息应全面、准确。采购负责设立、维护商品信息(主要包括：采购续订、门店续订、可否退货等)、供应商信息、物流模式。 采购特权订货：采购有权对所有商品进行订货，包括“门店续订”及“采购续订”商品。 流程涉及部门的主要职能 门店单据组：每天打印、分发系统提供的订货建议报表；根据订货申请，录入商品订货信息。 商品部门经理：修正系统“订货建议报表”；对于非当日出单急需商品进行紧急订货；向采购反馈采购续订商品的订货异常情况，配送商品的订货异常情况需知会DC续订员；与采购协商解决订货异常问题。 门店库审: 审核并检查商品部门经理修改的订货数量,结合商品货架信息查询报表,对于数量修改异常的及时跟进。 门店分管副总经理：对于各部门修改的,自动订货建议报表的订量进行审核. 采购续订员：根据上传的订货建议报表,对各门店续订方式为采购续订的商品,进行审核,协助门店解决订货异常问题。 采购买手：负责确定新品、DM的首单订货量；维护商品信息、供应商信息；协助门店/DC解决订货异常问题。 采购分管总商品经理：负责审批采购特权订单。 流程结构 本流程与“门店收货流程”相衔接 第二部分：流程描述 订货依据 收货部单据组每天9:00前，分部门大类打印系统当天自动生成的“订货建议报表”，分发给各相应的商品部门经理。 收货部单据组每周一、周四10：00点前，根据库存审计整理的DM商品订货明细，打印分发给各部门经理。 系统生成订货建议的商品 商品部门经理应根据系统“订货建议报表”，结合目标库存天数，有效控制订货量。 对不可退货及滞销商品，应控制订货量。 对于有特殊陈列的商品，例如堆头、端架陈列，需根据陈列需求，应增加订货量。 对于因团购大单等特殊销售因素而影响商品DMS的，应剔除大单因素，调整订货量。 商品部门经理每天13：30前修正“订货建议报表”的订货量，在“拟补数”（整箱数）一栏中填写修改后的订货量，并签字确认。 门店库审每天15：00点前审核“订货建议报表”的订货量并签字。主要审核内容为：商品部门经理修改的数量和原因是否合理。最后，由分管副总或店总审核确认数据的合理性，库审与商品部门有争议的，由店总确定。 收货部单据组每天17：00前，根据库审/副总审核签字的“订货建议报表”，在系统“订货建议报表”中录入“拟补数”，保存后点击“生成订货申请单”，门店系统生成订货申请。 收货部单据组在“订货建议报表”上注明“订货申请单号、已审核”字样，并存档备查。 需门店手工订货的商品 关于DM商品订货：在DM执行期的第一个周一、周四，商品部门经理根据DM的销售库存报表对直送、配送商品进行集中的订货，其它时间只对个别断货商品做急补单形式的订货。对于直通商品的订货，分店在确定订货量时一定要考虑到货时间的长短，以及到货后促销期的销量，控制订货量，避免出现直通商品到货后由于促销期较短造成商品高库存。 门店商品紧缺情况下，需由各商品部门经理查看系统库存，结合实物库存，确定需订货数量，部门经理填制“商品订货单”，注明“急补”字样和急补原因，经分管副总、店总经理审签，